Llevar la contabilidad de una entidad utilizando un software de facturación electrónica autorizado por la DGII implica un proceso sistemático que va más allá de la simple emisión de facturas. Aquí te presento una guía completa, paso a paso, para el manejo mensual y anual de la contabilidad, asumiendo que ya tienes el software implementado.
Fase 1: Configuración Inicial y Preparación (Antes de
empezar el mes)
- Configuración del Software de
Facturación:
- Verifica que toda la
información de la empresa esté correctamente registrada en el software
(RNC, nombre comercial, dirección, datos bancarios).
- Asegúrate de que los productos
y servicios estén correctamente clasificados y con sus respectivos
precios, incluyendo impuestos (ITBIS).
- Configura los métodos de pago
que utilizarás (efectivo, transferencia, tarjeta de crédito).
- Integra la conexión con la DGII
para la emisión y validación de los e-CF (comprobantes fiscales
electrónicos).
- Plan de Cuentas Contable:
- Aunque el software de
facturación no es un ERP contable completo, debes tener un plan de
cuentas básico para la clasificación de tus ingresos y gastos.
- Crea cuentas contables para:
- Activos:
Efectivo, Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventario.
- Pasivos:
Cuentas por Pagar, Préstamos, Impuestos por Pagar (ITBIS, ISR).
- Patrimonio:
Capital Social, Utilidades Retenidas.
- Ingresos:
Ventas de Mercancías, Prestación de Servicios.
- Gastos:
Compras de Mercancía, Gastos de Salario, Servicios Públicos, Alquiler,
Gastos de Publicidad, etc.
Fase 2: Proceso Mensual (Tareas de contabilidad a
realizar cada mes)
Tareas Diarias o Semanales:
- Emisión de Comprobantes
Fiscales Electrónicos (e-CF):
- Cada vez que realices una
venta, emite el e-CF correspondiente a través de tu software de
facturación.
- Asegúrate de que el tipo de
comprobante sea el correcto (e-CF tipo B01 para ventas a consumidores
finales, B02 para ventas a empresas, etc.).
- Verifica que la información
del cliente y los productos sean precisos.
- Registro de Compras y Gastos:
- Recibe y registra todos los
comprobantes fiscales de tus proveedores (e-CF de compras o NCF
tradicionales).
- Clasifica cada gasto en la
cuenta contable correspondiente (ej. un pago de luz en "Gastos de
Servicios Públicos").
- Es crucial que los
comprobantes de tus proveedores sean válidos y estén autorizados por la
DGII.
- Registro de Movimientos
Bancarios:
- Registra en tu contabilidad
todos los movimientos de la cuenta bancaria de la empresa.
- Concilia los depósitos con las
ventas realizadas y los pagos con las compras y gastos registrados.
- Gestión de Cuentas por Cobrar y
por Pagar:
- Haz seguimiento a los clientes
que te deben dinero (cuentas por cobrar).
- Planifica y registra los pagos
a tus proveedores (cuentas por pagar).
Tareas al Cierre del Mes (Generalmente entre el 1 y el
10 del mes siguiente):
- Generación de Informes de
Facturación:
- Utiliza tu software para
generar los informes de ventas del mes.
- Exporta el informe de Ingresos
por tipo de comprobante (e-CF, etc.) y el total del ITBIS cobrado.
- Conciliación Bancaria:
- Compara los movimientos
registrados en tu contabilidad con el estado de cuenta del banco.
- Asegúrate de que todos los
depósitos y retiros coincidan.
- Identifica y corrige cualquier
discrepancia.
- Cálculo y Declaración del ITBIS
(Formulario IT-1):
- ITBIS Cobrado: Suma el ITBIS de todas las
ventas del mes (generado por tu software).
- ITBIS Pagado: Suma el ITBIS de todas las
compras y gastos con comprobantes válidos.
- ITBIS a Pagar o Saldo a Favor: Resta el ITBIS Pagado del
ITBIS Cobrado.
- Importación a la DGII:
- La
DGII te proporciona un archivo de "Ventas" y
"Compras" pre-llenado en tu oficina virtual.
- Revisa
y confirma que los datos de tus ventas y compras coincidan con los de tu
software.
- Completa
el formulario IT-1 en la Oficina Virtual de la DGII con la información
calculada.
- Paga
el ITBIS resultante si es a pagar.
- Generación de la Declaración de
Otros Impuestos (si aplica):
- Tasa Única de Activos: Si eres una empresa grande,
debes considerar este pago.
- Retenciones (ISR): Si pagaste a terceros y
retuviste impuestos, debes declararlos y pagarlos (Formulario IR-17). Tu
software puede generar un reporte de retenciones.
- Cierre Contable Mensual:
- Registra en tu sistema
contable (si lo tienes, o en una hoja de cálculo si es un sistema básico)
las ventas totales, los gastos totales y el ITBIS del mes.
- Calcula una utilidad o pérdida
preliminar del mes.
ASIENTOS DE AJUESTE DE FINAL DE MES
Los asientos de ajuste de fin de mes en una contabilidad computarizada son los mismos que en una contabilidad manual. La diferencia principal radica en la forma en que se registran, que en un sistema computarizado se hace a través de la interfaz del software contable. Estos asientos son cruciales para reflejar la realidad económica de la empresa al final de cada período contable y cumplir con el principio de devengado.
Aquí están los tipos de asientos de ajuste más comunes que se realizan al final de cada mes en una entidad, independientemente de si la contabilidad es manual o computarizada:
1. Gastos acumulados (o devengados)
Son gastos que se han incurrido durante el período pero que aún no se han pagado ni registrado.
· Ejemplo 1: Salarios y comisiones por pagar. A fin de mes, se registra el gasto por salarios devengados que se pagarán en el siguiente período.
o Asiento:
§ Débito: Gastos por Salarios
§ Crédito: Salarios por Pagar
· Ejemplo 2: Intereses por pagar. Se registran los intereses acumulados de un préstamo que aún no se han pagado.
o Asiento:
§ Débito: Gastos por Intereses
§ Crédito: Intereses por Pagar
2. Ingresos acumulados (o devengados)
Son ingresos que se han ganado durante el período pero que aún no se han cobrado ni registrado.
· Ejemplo: Ingresos por servicios prestados no facturados. Si una empresa ha prestado un servicio a un cliente pero no ha emitido la factura, debe reconocer ese ingreso.
o Asiento:
§ Débito: Cuentas por Cobrar
§ Crédito: Ingresos por Servicios
3. Gastos pagados por anticipado (o prepagados)
Son gastos que se pagaron por adelantado y que cubren un período de tiempo que se extiende más allá del mes actual. Al final de cada mes, se debe ajustar para reconocer la porción del gasto que ha sido "consumida" en el período.
· Ejemplo 1: Seguro pagado por adelantado. Se contrata una póliza de seguro anual y se paga al inicio. Cada mes se ajusta para registrar el gasto mensual.
o Asiento:
§ Débito: Gasto de Seguros
§ Crédito: Seguro Pagado por Adelantado
· Ejemplo 2: Alquiler pagado por adelantado. Se paga el alquiler de varios meses por adelantado. Cada mes se ajusta la porción que corresponde a ese mes.
o Asiento:
§ Débito: Gasto de Alquiler
§ Crédito: Alquiler Pagado por Adelantado
4. Ingresos cobrados por anticipado (o no devengados)
Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado o prestado. A medida que se entregan los bienes o se prestan los servicios, se debe ajustar para reconocer el ingreso ganado.
· Ejemplo: Anticipos de clientes. Un cliente paga por un servicio que se prestará en los próximos meses. Cada mes se ajusta para reconocer el ingreso por la porción del servicio que ya se ha prestado.
o Asiento:
§ Débito: Ingresos por Servicios Cobrados por Adelantado
§ Crédito: Ingresos por Servicios
5. Depreciación de activos fijos
Es el proceso de asignar el costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil. Al final de cada mes, se debe registrar el gasto de depreciación del período.
· Asiento:
o Débito: Gasto de Depreciación
o Crédito: Depreciación Acumulada
6. Costo de mercancía vendida (cuando se utiliza el método de inventario periódico)
En un sistema de inventario periódico, el costo de las ventas no se registra en cada venta, sino al final del período contable. Para esto, se realiza un recuento físico y se utiliza la siguiente fórmula:
· Fórmula: Inventario Inicial + Compras Netas - Inventario Final = Costo de Mercancía Vendida.
· Asiento (simplificado):
o Débito: Costo de Mercancía Vendida
o Crédito: Inventario
o (Este proceso puede involucrar varios asientos para cerrar las cuentas de compras, fletes, etc.).
Cómo se manejan estos asientos en un sistema de contabilidad computarizado:
1. Módulo de "Asientos de Diario" o "Asientos de Ajuste": La mayoría de los software contables tienen una sección específica para registrar estos asientos de forma manual. El usuario ingresa la fecha (fin de mes), las cuentas contables (débitos y créditos) y una descripción clara del ajuste.
2. Automatización: Algunos sistemas más avanzados pueden automatizar ciertos ajustes recurrentes. Por ejemplo, se puede programar un asiento de depreciación mensual para que se genere automáticamente, o un asiento de amortización de un seguro pagado por adelantado.
3. Reportes: Una vez registrados los ajustes, el sistema genera de forma automática los estados financieros ajustados (Estado de Resultados y Balance General), lo que permite una visión más precisa de la situación financiera de la empresa.
En resumen, la contabilidad computarizada simplifica el registro y el proceso de generación de reportes, pero la esencia y el propósito de los asientos de ajuste de fin de mes permanecen inalterados. Su correcta aplicación es fundamental para la precisión de la información financiera.
Fase 3: Proceso Anual (Cierre fiscal y declaración
anual)
- Recopilación y Verificación de
la Información Anual:
- Suma los resultados de los 12
meses (ventas, gastos, ITBIS pagado, etc.).
- Revisa que no haya
transacciones faltantes o duplicadas.
- Inventario Físico (si aplica):
- Realiza un conteo físico de tu
inventario al 31 de diciembre.
- Compara el inventario físico
con el inventario registrado en tu software.
- Ajusta las diferencias.
- Depreciación de Activos Fijos:
- Calcula la depreciación de los
activos fijos de la empresa (ej. vehículos, equipos de oficina) según la
vida útil establecida por la DGII.
- Registra este gasto en tu
contabilidad.
- Cálculo del Impuesto Sobre la
Renta (ISR) Anual:
- Utilidad Bruta: Ingresos totales del año
menos el costo de ventas (si aplica).
- Utilidad Neta Antes de
Impuestos:
Utilidad Bruta menos todos los gastos deducibles del año (salarios,
alquiler, servicios, depreciación, etc.).
- Cálculo del ISR: Aplica la tasa de impuestos
corporativa vigente (actualmente 27%) sobre la Utilidad Neta Antes de
Impuestos.
- Preparación del IR-2
(Declaración Jurada Anual de Sociedades):
- Completa el formulario IR-2 en
la Oficina Virtual de la DGII.
- Este formulario requiere el
balance general, el estado de resultados y otra información financiera
detallada.
- Los datos de ventas y gastos
anuales, así como la información de activos y pasivos, se obtienen de tu
sistema contable.
- Pago del ISR:
- Paga el impuesto sobre la
renta resultante antes de la fecha límite (generalmente el 30 de abril).
- Preparación y Presentación del
Anexo A (Informe Anual de Operaciones con Terceros):
- Utiliza la información de los
comprobantes de tus clientes y proveedores para generar este anexo.
- El software de facturación te
puede ayudar a exportar los datos de ventas y compras a un formato
compatible.
Consideraciones Importantes:
- Software Complementario: Un software de facturación
electrónica es una herramienta poderosa, pero no reemplaza un sistema
contable completo (ERP). Es recomendable complementar el software de
facturación con un sistema contable que te permita llevar un control más
detallado de cuentas, activos, pasivos y patrimonio.
- Asesor Contable: Es altamente recomendable
contar con un contador o asesor fiscal que te guíe en este proceso,
especialmente con los temas de impuestos, depreciación y cumplimiento de
normativas.
- Respaldo de la Información: Asegúrate de hacer copias de
seguridad periódicas de los datos de tu software de facturación y de tu
contabilidad.
- Actualizaciones de la DGII: Mantente al tanto de las
actualizaciones y cambios en las normativas fiscales de la DGII.
Siguiendo
este proceso, podrás llevar un control adecuado de la contabilidad de tu
entidad, cumpliendo con las obligaciones fiscales de la DGII y utilizando de
manera eficiente tu software de facturación electrónica.
