QuickBooks en la nube es un sistema de contabilidad diseñado para pequeñas empresas, que permite gestionar las finanzas de manera eficiente desde cualquier lugar con acceso a internet. Sus características principales son:
Acceso en cualquier momento y lugar: Permite trabajar desde cualquier dispositivo (computadora, tablet o smartphone) y en cualquier ubicación.
Actualizaciones automáticas: El software se actualiza automáticamente con las últimas características y parches de seguridad.
Copia de seguridad en la nube: Los datos se guardan de forma segura, eliminando la necesidad de realizar copias de seguridad manuales.
Colaboración en tiempo real: Múltiples usuarios pueden trabajar en la misma cuenta simultáneamente.
Integración con otras aplicaciones: Se conecta con cientos de aplicaciones de terceros, como sistemas de punto de venta, gestión de nóminas y CRM.
Módulos de QuickBooks
QuickBooks se organiza en diferentes módulos que cubren las áreas clave de la contabilidad y las finanzas de una empresa. Los principales son:
Ventas: Para crear y enviar cotizaciones, facturas y recibos a clientes. Permite llevar un seguimiento de los ingresos y las cuentas por cobrar.
Gastos: Para registrar y clasificar los gastos de la empresa. Facilita el seguimiento de los gastos y las cuentas por pagar.
Bancos: Para conectar las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito. Permite conciliar transacciones y tener una vista en tiempo real del flujo de caja.
Informes: Genera informes financieros clave como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
Impuestos: Ayuda a preparar y calcular los impuestos. Es posible generar informes de impuestos sobre las ventas y otros informes fiscales.
Ciclo contable en QuickBooks
QuickBooks simplifica el ciclo contable al automatizar muchas de las tareas manuales. Aquí se presenta un resumen de cómo se realiza paso a paso:
Registro de transacciones: Se registran todas las transacciones diarias, como ventas, compras, pagos de facturas y depósitos bancarios. Esto se hace de forma automática cuando se conectan las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito.
Conciliación bancaria: Periódicamente, se concilian los extractos bancarios con los registros de QuickBooks para asegurar que los saldos coincidan.
Ajustes: Se realizan asientos de ajuste al final del periodo contable para registrar ingresos o gastos que no han sido registrados, como la depreciación de activos o los gastos acumulados.
Generación de informes: Con las transacciones registradas, se pueden generar automáticamente los principales informes financieros (estado de resultados, balance general). Estos informes muestran la situación financiera de la empresa.
Cierre de periodo: Al finalizar un periodo contable (mes, trimestre o año), se realiza el cierre para preparar la contabilidad para el siguiente periodo. QuickBooks lo hace automáticamente al generar los asientos de cierre necesarios.
Declaración de impuestos: Con base en los informes generados, se preparan las declaraciones fiscales y se presentan a la autoridad tributaria correspondiente.
Facturación electrónica con QuickBooks
La Ley 32-23 de la República Dominicana establece la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica. QuickBooks está trabajando en la implementación de las funcionalidades necesarias para cumplir con esta normativa, aunque la integración completa depende de las versiones específicas y las regulaciones locales.
Cómo funciona:
Creación de facturas: El usuario crea la factura en QuickBooks como de costumbre.
Validación y firma: El sistema envía la factura al Agente de Retención de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) para su validación y firma digital, conforme a los requisitos de la Ley 32-23.
Emisión y almacenamiento: Una vez validada, la factura se considera legalmente emitida y se puede enviar al cliente en formato digital. QuickBooks la almacena en la nube de forma segura.
Es importante que los usuarios verifiquen las actualizaciones y las integraciones oficiales de QuickBooks para la República Dominicana, ya que las regulaciones pueden cambiar. Se recomienda consultar directamente con el soporte de QuickBooks o un asesor contable especializado en la normativa local para asegurar el cumplimiento total de la ley.
QuickBooks, en su versión en la nube, se conoce como QuickBooks Online. A diferencia de las versiones de escritorio que se compran y se instalan en un solo equipo (QuickBooks Desktop), QuickBooks Online es una plataforma a la que se accede desde cualquier navegador web y dispositivo con conexión a internet.
Versión más reciente de quickbooks en la nube
QuickBooks Online no tiene una "versión más reciente" en el sentido tradicional, ya que se actualiza y mejora de forma continua por parte de Intuit (la empresa desarrolladora). Las mejoras y nuevas funcionalidades se implementan de forma automática para todos los usuarios.
En cuanto a la facturación electrónica, QuickBooks Online se ha adaptado a las normativas de varios países. Sin embargo, es importante verificar la compatibilidad específica para el país en el que te encuentras, ya que las regulaciones fiscales varían. En el caso de República Dominicana, existen proveedores de servicios de facturación electrónica que se integran con QuickBooks para cumplir con los requisitos de la DGII (Dirección General de Impuestos Internos).
QuickBooks Online ofrece varios planes con diferentes características y precios:
Simple Start: El plan más básico, ideal para empresas pequeñas o emprendedores. Permite el seguimiento de ingresos y gastos, y el envío de facturas ilimitadas.
Essentials: Incluye las funciones de Simple Start, además de la gestión de facturas por pagar, el seguimiento de tiempo y la gestión de múltiples divisas.
Plus: Ofrece todas las características de Essentials, y añade seguimiento de inventario, gestión de presupuestos y seguimiento de proyectos.
Advanced: El plan más completo, diseñado para empresas en crecimiento, con más usuarios, automatización de flujos de trabajo e informes personalizados.
Para la facturación electrónica en República Dominicana, es común que se requiera la integración de QuickBooks Online con una solución local que cumpla con los estándares de la DGII. Estos proveedores de servicios de facturación electrónica se encargan de la emisión, validación y envío de los Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF) de acuerdo con la normativa vigente.
FUENTE: Tomado de Gemini Google/Búsqueda investigativa de MDJL/Foto de Google
