El ciclo contable en la contabilidad hotelera en la República Dominicana sigue los principios contables generalmente aceptados (PCGA/NIIF), adaptándose a las particularidades del sector (como el uso de la USALI - Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) y utilizando sistemas computarizados integrados, como un PMS (Property Management System) y un software de contabilidad, para automatizar y agilizar los procesos.
A continuación, se detalla el ciclo contable paso a paso en un sistema computarizado, actualizado a noviembre de 2025:
1. Identificación y Análisis de las Transacciones
En la hotelería, las transacciones son constantes (24/7). El proceso comienza con la identificación de los hechos económicos, que incluyen:
Ingresos Operacionales: Venta de habitaciones, alimentos y bebidas (A&B), spa, lavandería, alquiler de salones, etc.
Egresos Operacionales: Costo de alimentos y bebidas (COGS), salarios, servicios públicos, suministros, marketing, etc.
Transacciones Financieras: Préstamos, pagos de impuestos (como el ITBIS y el Impuesto Sobre la Renta - ISR a la DGII), depreciación de activos.
Sistema Computarizado: El PMS (o el punto de venta - TPV) registra automáticamente la mayoría de las transacciones operacionales (ej. check-ins, cargos a habitaciones, ventas en el restaurante). Estos datos sirven como documentos fuente digitales.
2. Registro en el Libro Diario
Se registran cronológicamente las transacciones, aplicando la técnica de la Partida Doble (Cargos = Abonos), utilizando las cuentas del Plan de Cuentas del hotel (a menudo basado en la USALI para facilitar los reportes por departamento).
Proceso Computarizado: El software de contabilidad se integra con el PMS. El PMS envía automáticamente los resúmenes diarios de ingresos y cargos a cuentas por cobrar al módulo contable, generando los asientos del diario de forma automática. El equipo de contabilidad ingresa manualmente solo las transacciones que no se generan en el PMS (ej. pagos de nómina, depreciaciones, ajustes complejos).
Ejemplo Típico (Asiento Automático por Venta de Habitación):
Cargo a Cuentas por Cobrar/Efectivo
Abono a Ingresos por Habitación
Abono a ITBIS por Pagar (según la tarifa e impuestos vigentes en RD)
3. Mayorización (Pase al Libro Mayor)
Transferir los totales de los asientos del Libro Diario a las cuentas individuales del Libro Mayor (Clasificación de las transacciones por cuenta).
Proceso Computarizado: Esta es una función completamente automática del software de contabilidad. Cada asiento del diario se actualiza instantáneamente en el saldo de la cuenta correspondiente en el Mayor General. Esto permite un seguimiento en tiempo real de los saldos de cada cuenta (Caja, Bancos, Ingresos por Alojamiento, Costo de Ventas, etc.).
4. Balance de Comprobación No Ajustado (Pre-ajuste)
Se listan todos los saldos de las cuentas del Libro Mayor para verificar que el total de los Débitos sea igual al total de los Créditos.
Proceso Computarizado: El sistema de contabilidad genera este informe con un solo clic al final del período contable (mensual, trimestral o anual), asegurando la igualdad matemática de forma inmediata.
5. Asientos de Ajuste y Hoja de Trabajo
Se registran los ajustes necesarios para que los ingresos y gastos se reconozcan en el período en que ocurren (Principio de Acumulación o Devengo), lo cual es crucial para la correcta presentación del estado financiero.
Ajustes Comunes en Hotelería:
Inventarios: Ajuste de inventario de alimentos y bebidas.
Depreciación: Registro de la depreciación de activos fijos (ej. edificio, mobiliario, equipos).
Cuentas Prepagadas: Reconocimiento de gastos de seguros, alquileres o publicidad que se pagaron por adelantado.
ITBIS y Propina Legal: Reconocimiento del ITBIS cobrado y la propina legal para el personal (10% en RD) como pasivos.
Devengo de Intereses/Nómina: Registro de salarios o intereses devengados pero aún no pagados.
Proceso Computarizado: El sistema facilita la creación de estos asientos y genera automáticamente la Hoja de Trabajo (el paso intermedio de la contabilidad manual) para visualizar el impacto de los ajustes en el Balance de Comprobación.
6. Balance de Comprobación Ajustado
Se elabora un nuevo listado de cuentas con los saldos actualizados después de aplicar los asientos de ajuste.
Proceso Computarizado: Generación automática por el software. Si el Balance de Comprobación no ajustado cuadró y los asientos de ajuste se registraron correctamente, este balance también debe cuadrar.
7. Preparación de los Estados Financieros
A partir del Balance de Comprobación Ajustado, el hotel prepara sus informes financieros primarios.
Proceso Computarizado: El software genera estos informes de manera automática y estandarizada, a menudo con la capacidad de estructurarlos según la USALI (que presenta los resultados por departamentos: Habitaciones, A&B, etc.).
Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias): Muestra el rendimiento financiero del período, muy detallado por centro de costos para la toma de decisiones.
Balance General (Situación Financiera): Muestra los activos, pasivos y patrimonio a una fecha específica.
Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio.
8. Asientos de Cierre (Cierre de Libros)
Al final del ejercicio fiscal (normalmente el 31 de diciembre en RD), se transfieren los saldos de las cuentas temporales (Ingresos, Costos, Gastos) a la cuenta de Ganancias Retenidas para determinar la ganancia o pérdida neta del período.
Proceso Computarizado: El sistema realiza los asientos de cierre automáticamente con una función específica de "Cierre Anual". Esto deja las cuentas de ingresos y gastos con saldo cero para comenzar el nuevo período.
9. Balance de Comprobación Post-Cierre
Se verifica que solo las cuentas permanentes (Activos, Pasivos y Patrimonio) tengan saldo. Este balance es el punto de partida para el nuevo ciclo contable.
Proceso Computarizado: Generación automática para validar la precisión del proceso de cierre.
La facturación electrónica en la contabilidad hotelera de la República Dominicana, a noviembre de 2025, se encuentra en una etapa crucial de implementación obligatoria, regida principalmente por la Ley Núm. 32-23 de Facturación Electrónica y su reglamento (Decreto 587-24).
Aquí tienes el panorama actualizado y su impacto en el sector hotelero:
Plazos de Implementación Obligatoria (Noviembre 2025)
El calendario de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) establece fechas límite progresivas según la clasificación del contribuyente:
| Segmento de Contribuyente | Fecha Límite de Implementación (Actualizada) | Estatus a Noviembre 2025 |
| Grandes Contribuyentes Nacionales | 15 de mayo de 2024 | Ya obligados. Deben emitir exclusivamente e-CF. |
| Grandes Contribuyentes Locales y Medianos | 15 de noviembre de 2025 | Fecha límite de cumplimiento finalizada. Los hoteles que caigan en esta categoría deben estar operando con Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF) a partir de esta fecha. |
| Pequeños, Micro y No Clasificados | 15 de mayo de 2026 | En proceso de preparación. |
Implicación para Hoteles:
La gran mayoría de los hoteles y cadenas hoteleras probablemente se clasifican como Grandes Contribuyentes Locales o Medianos, lo que significa que la obligatoriedad ha entrado en vigor para ellos en noviembre de 2025.
Los pequeños hoteles o alojamientos turísticos que caigan en la categoría de "Pequeños, Micro y No Clasificados" tienen hasta mayo de 2026.
Aspectos Clave en la Contabilidad Hotelera
La transición a la facturación electrónica (e-CF) trae consigo varios cambios significativos en la gestión contable del sector:
1. Requisitos Técnicos y Operativos
Certificado Digital: Es indispensable para firmar digitalmente los e-CF, garantizando su autenticidad e integridad ante la DGII.
Software Homologado: Los hoteles deben utilizar un sistema de facturación o un Property Management System (PMS) integrado con un Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica (PSFE) autorizado por la DGII.
e-NCF (Números de Comprobantes Fiscales Electrónicos): Los comprobantes emitidos inician con la serie "E" (ejemplo: E31, E32) y reemplazan a los NCF tradicionales en papel.
Validación en Tiempo Real: Los e-CF deben ser enviados a la DGII para su validación y asignación de un número de seguimiento antes de ser considerados válidos para fines fiscales.
2. Impacto Contable y Administrativo
Aceleración de Procesos: La emisión, recepción y registro de facturas de alojamiento, servicios de alimentos y bebidas, y otros servicios hoteleros se automatizan.
Conciliación y Auditoría: La trazabilidad y el almacenamiento digital de los e-CF por un mínimo de 10 años facilitan las auditorías internas y externas, y simplifican la conciliación de ingresos y pagos de ITBIS (Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios) e ISR (Impuesto Sobre la Renta).
Registro de Ingresos: Los sistemas deben clasificar correctamente los diferentes tipos de ingresos hoteleros (habitaciones, banquetes, spa, etc.) y aplicar las exenciones o tasas reducidas de ITBIS que aplican en el sector turístico (cuando corresponda, según la ley de incentivos turísticos).
Cierre de Secuencias de Papel: Una vez habilitado como Emisor Electrónico, el hotel debe anular y cerrar las secuencias de NCF físicos no utilizados para evitar inconsistencias tributarias.
3. Convivencia y Contingencia
Doble Manejo Temporal: Algunos hoteles pueden seguir recibiendo facturas en papel de proveedores pequeños o micro contribuyentes hasta mayo de 2026, lo que obliga a mantener un doble proceso de registro (e-CF y NCF físico) durante la transición.
Mecanismos de Contingencia: La ley exige a los hoteles contar con un plan de contingencia (ej. facturación diferida o formato especial de emergencia) para seguir emitiendo comprobantes en caso de fallos del sistema o de la DGII.
Recomendaciones para el Sector Hotelero
Integración de Sistemas: Asegúrese de que el PMS y el sistema contable estén totalmente integrados con el software de facturación electrónica.
Capacitación del Personal: Capacite al personal de Recepción y Contabilidad en el nuevo proceso de emisión y gestión de e-CF, incluyendo el manejo de contingencias.
Revisión de Procesos: Revise los procesos de facturación de servicios mixtos (alojamiento exento/tarifa reducida y servicios gravados) para asegurar la correcta aplicación de los impuestos en el formato electrónico.
