La contabilidad de farmacias es una especialidad que combina el control detallado de inventarios (manejo de fechas de vencimiento y lotes) con la gestión fiscal de productos exentos y gravados.
Aquí tienes una guía completa estructurada para el contexto dominicano.
1. Concepto y Tipos de Farmacias
Concepto: Es el sistema de registro, clasificación y resumen de las operaciones financieras de un establecimiento farmacéutico, con el fin de interpretar sus resultados y controlar el flujo de medicamentos e insumos médicos.
Tipos de Farmacias:
Comerciales/Independientes: Pequeñas farmacias de barrio de propietario único.
Cadenas de Farmacias: Grandes estructuras con múltiples sucursales y contabilidad centralizada.
Farmacias Hospitalarias: Ubicadas dentro de centros de salud, enfocadas en el suministro interno.
Farmacias del Pueblo (PROMESE/CAL): Entidades estatales con precios subvencionados y regulaciones específicas.
2. Elementos de un Sistema de Contabilidad Farmacéutico
Para que el sistema funcione, debe integrar:
Para operar una farmacia de manera eficiente y legal en la República Dominicana, el sistema contable no puede ser un software genérico; debe estar adaptado a las normativas de la DGII (Dirección General de Impuestos Internos) y el Ministerio de Salud Pública.
Aquí te detallo todos los módulos esenciales que componen un sistema de contabilidad automatizado integral:
1. Módulo de Ventas y Facturación (POS)
Es el corazón operativo. En RD, este módulo debe estar integrado con soluciones fiscales.
Comprobantes Fiscales (NCF): Generación automática de facturas de Crédito Fiscal (B01), Consumo (B02), Notas de Crédito (B04), etc.
Gestión de Seguros Médicos: Manejo de copagos y procesos de autorización en línea con las principales ARS del país (Senasa, Humano, Mapfre, etc.).
Cierre y Cuadre de Caja: Reportes detallados de ingresos por efectivo, tarjeta, transferencia o seguro.
2. Módulo de Inventario y Almacén
Crucial para controlar la caducidad y el stock de medicamentos.
Control de Lotes y Vencimientos: Alertas automáticas cuando un medicamento está próximo a expirar.
Unidades de Medida: Manejo de cajas, blisters y pastillas individuales.
Clasificación de Sustancias Controladas: Reportes específicos para la Dirección Nacional de Control de Drogas (DNCD) si manejas psicotrópicos.
3. Módulo de Compras y Cuentas por Pagar
Gestiona la relación con droguerías y laboratorios.
Órdenes de Compra: Generación basada en el stock mínimo (punto de reorden).
Carga de Gastos: Registro de facturas de proveedores aplicando las retenciones de ITBIS correspondientes (normas 02-05, 07-07).
Calendario de Pagos: Para evitar moras y aprovechar descuentos por pronto pago.
4. Módulo de Cuentas por Cobrar
Especialmente relevante para el recobro de las ARS.
Conciliación de Seguros: Rastreo de las facturas enviadas a las aseguradoras frente a los pagos recibidos.
Créditos a Clientes: Gestión de facturas pendientes de clientes recurrentes o corporativos.
5. Módulo de Tesorería (Bancos)
Controla el flujo de efectivo real.
Conciliación Bancaria: Vinculación de los movimientos del extracto bancario con los registros del sistema.
Emisión de Cheques y Transferencias: Registro automático de la salida de fondos.
6. Módulo de Nómina (Recursos Humanos)
Adaptado al Código de Trabajo dominicano.
Cálculo de TSS e Infotep: Deducciones automáticas para la Tesorería de la Seguridad Social.
Retención de ISR (Salarios): Cálculo del Impuesto Sobre la Renta para empleados que excedan el excedente exento.
Prestaciones y Regalía: Cálculo de doble sueldo (Navidad) y liquidaciones.
7. Módulo de Contabilidad General
Donde se consolida toda la información financiera.
Catálogo de Cuentas: Estructurado según las NIIF para PYMES.
Asientos Automáticos: Cada venta, compra o pago genera un asiento contable sin intervención manual.
Estados Financieros: Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Efectivo en tiempo real.
8. Módulo de Reportes Fiscales (Obligatorio en RD)
Es la herramienta que te comunica con la DGII.
Formato 606: Reporte de Compras de Bienes y Servicios.
Formato 607: Reporte de Ventas de Bienes y Servicios.
Formato 608: Reporte de Comprobantes Anulados.
IT-1: Preparación del borrador para la declaración mensual de ITBIS.
Beneficios de la Automatización
Un sistema así reduce el error humano en un 90% y permite que el dueño de la farmacia se enfoque en el servicio al cliente en lugar de estar cuadrando facturas a mano.
3. Ciclo Contable en la Farmacia
Llevar la contabilidad de una empresa comercial es como armar un rompecabezas financiero: cada pieza debe encajar perfectamente para que, al final, la imagen de la salud del negocio sea clara.
A diferencia de una empresa de servicios, aquí el manejo de inventarios y el costo de ventas son los protagonistas. Aquí tienes el proceso detallado, paso a paso:
1. Identificación y Análisis de Transacciones
Todo comienza con un documento. No se registra nada "de palabra".
Qué sucede: Se recolectan facturas de venta, recibos de compra, comprobantes de pago y notas de crédito.
Tu labor: Determinar qué cuentas se afectan. ¿Fue una venta a crédito o en efectivo? ¿Aumentó el inventario o fue un gasto administrativo?
2. Registro en el Libro Diario
Es el cronograma de la empresa. Aquí se registran las operaciones día tras día siguiendo la partida doble (todo cargo tiene un abono).
Ejemplo: Si compras mercancía, registras un aumento en Inventario y una disminución en Bancos (o un aumento en Proveedores si es a crédito).
3. Pase al Libro Mayor
Aquí organizamos el caos. En lugar de ver las fechas, agrupamos todo por cuentas individuales.
Objetivo: Saber cuánto dinero hay exactamente en la cuenta de "Caja", cuánto nos deben los "Clientes" y cuánto debemos nosotros.
4. Balanza de Comprobación (No Ajustada)
Es el primer control de calidad. Se suman todos los saldos del Libro Mayor para verificar que el total de débitos sea igual al total de créditos.
Nota: Si no cuadra aquí, hay un error de dedo o de registro que debe corregirse antes de seguir.
5. Ajustes Contables
Al final del mes o año, hay cosas que han cambiado aunque no haya una factura nueva.
Depreciación: El desgaste de los estantes o vehículos de entrega.
Amortización: Pagos anticipados (como seguros) que ya se vencieron.
Inventario: Ajustar la diferencia entre lo que dice el papel y lo que realmente hay en bodega.
6. Balanza de Comprobación Ajustada
Volvemos a sumar todo después de los ajustes. Esta balanza es la base "limpia" para crear los reportes oficiales.
7. Elaboración de Estados Financieros
Es el momento de la verdad. Se preparan los cuatro documentos básicos:
Estado de Resultados: ¿Ganamos o perdimos? (Ventas - Costo de Ventas - Gastos).
Balance General: ¿Qué tenemos y qué debemos? (Activo, Pasivo y Patrimonio).
Estado de Flujo de Efectivo: ¿A dónde se fue el dinero?
Estado de Variaciones en el Capital.
8. Cierre de Cuentas (Asientos de Cierre)
Las cuentas de ingresos y gastos se deben poner en cero para comenzar el nuevo año. El saldo neto (utilidad o pérdida) se traslada al patrimonio en el Balance General.
9. Balanza de Comprobación Post-Cierre
Es el último paso. Solo quedan las cuentas "reales" (Activos, Pasivos y Capital). Con esto, la empresa está lista para abrir el primer día del siguiente periodo.
4. Registros Contables y Controles Internos
Registros Principales
Libro Diario y Mayor: General.
Auxiliar de Inventario: El corazón de la farmacia.
Auxiliar de ARS: Para rastrear facturas enviadas a las aseguradoras.
Llevar la contabilidad de una farmacia requiere precisión, especialmente por el manejo de inventarios (medicamentos) y la variedad de transacciones diarias. A continuación, te presento una guía de los asientos contables básicos bajo el sistema de partida doble.
1. Ventas de Mercancías
Cuando vendes medicamentos al contado.
Cargo: Caja/Bancos (Entra dinero).
Abono: Ventas (Ingreso).
Abono: ITBIS/IVA por pagar (Impuesto recaudado).
2. Compras de Inventario
Adquisición de stock para la farmacia.
Cargo: Compras o Inventario (Aumenta el activo).
Cargo: ITBIS/IVA Pagado (Crédito fiscal).
Abono: Cuentas por pagar proveedores (Si es a crédito) o Bancos (Si es al contado).
3. Cobros a Clientes
Cuando un cliente que compró a crédito liquida su factura.
Cargo: Bancos (Entra el dinero).
Abono: Cuentas por cobrar clientes (Disminuye la deuda del cliente).
4. Pagos a Proveedores
Liquidación de facturas pendientes con laboratorios o distribuidores.
Cargo: Cuentas por pagar proveedores (Disminuye tu deuda).
Abono: Bancos (Sale el dinero).
5. Depósitos Bancarios
Movimiento del efectivo de la caja chica o ventas del día hacia la cuenta bancaria.
Cargo: Bancos (Aumenta la cuenta institucional).
Abono: Caja (Sale el dinero físico de la farmacia).
6. Descuentos y Devoluciones sobre Ventas
Estos registros son vitales para ajustar los ingresos reales.
| Transacción | Cuenta a Cargar (Debe) | Cuenta a Abonar (Haber) |
| Descuento otorgado | Descuentos sobre ventas | Cuentas por cobrar / Caja |
| Devolución de cliente | Devoluciones sobre ventas | Cuentas por cobrar / Caja |
Nota: Al recibir una devolución, también debes recordar reintegrar el producto al inventario mediante un asiento de costo si llevas inventario perpetuo.
7. Compra de Activos Fijos
Compra de estanterías, refrigeradores para insulina o computadoras.
Cargo: Propiedad, Planta y Equipo (especificar el activo).
Cargo: ITBIS/IVA Pagado.
Abono: Bancos o Acreedores diversos.
8. Pagos de Gastos Diversos
Pagos de servicios como luz, alquiler, sueldos o permisos sanitarios.
Cargo: Gastos (especificar: Eléctricos, Arrendamiento, etc.).
Abono: Bancos.
Ejemplo de flujo contable
Recomendación para tu Farmacia
Dado que manejas productos con fechas de vencimiento, es fundamental que tu registro de Compras esté vinculado a un sistema de inventario (PEPS: Primero en Entrar, Primero en Salir) para evitar pérdidas de capital por medicamentos caducados.
5.-Controles Internos
Efectivo: Arqueos de caja sorpresivos y depósitos íntegros en 24h.
Inventarios: Sistema PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) para evitar vencimientos.
Cuentas por Cobrar: Revisión de expedientes de seguros para evitar "glosas" (rechazos de pago).
Gastos: Política de compras con autorizaciones escalonadas y uso estricto de NCF para crédito fiscal.
Establecer controles internos en una farmacia no es solo cuestión de orden, es la barrera principal contra el robo hormiga, el vencimiento de medicamentos y las discrepancias fiscales. Al ser un negocio con alto volumen de transacciones pequeñas, la precisión es vital.
Aquí tienes una estructura de control interno diseñada para cada área operativa:
Ciclo de Tesorería y Activos
Efectivo en Caja y Bancos
Arqueos sorpresivos: Realizar conteos de caja en horarios aleatorios.
Fondo fijo: Mantener un monto pequeño y constante para gastos menores; todo lo demás debe depositarse diariamente.
Conciliación bancaria: Comparar semanalmente los estados de cuenta con los registros del sistema de ventas.
Cuentas por Cobrar (Si aplica crédito a instituciones o clientes)
Límites de crédito: Definir montos máximos y plazos rigurosos.
Depuración de cartera: Revisar mensualmente la antigüedad de saldos para identificar cuentas incobrables.
Inventarios de Mercancías
Este es el corazón de la farmacia.
Método PEPS (Primero en entrar, primero en salir): Vital para evitar que los medicamentos caduquen en el estante.
Inventarios cíclicos: No esperes a fin de año; cuenta una categoría de productos cada semana.
Control de mermas: Registro estricto de productos dañados, vencidos o retirados por laboratorio.
Pagos Anticipados y Activos Fijos
Seguros y rentas: Amortizar mensualmente las pólizas contra incendios o robos.
Placa de inventario: Etiquetar físicamente anaqueles, refrigeradores y computadoras.
Mantenimiento: Programar revisiones preventivas a las redes de frío (refrigeración) para proteger los activos biológicos (vacunas/insulina).
Ciclo de Pasivos y Capital
Cuentas por Pagar y Préstamos
Cotejo de facturas: Nunca pagar sin el "match" entre la orden de compra, la nota de entrada al almacén y la factura del proveedor.
Calendario de pagos: Evitar recargos por mora en créditos bancarios o con distribuidoras farmacéuticas.
Provisiones de Pasivos
Pasivos laborales: Provisionar aguinaldos, vacaciones y primas legales mes con mes para evitar golpes de flujo de efectivo al final del año.
Capital
Separación de finanzas: Evitar que los dueños retiren efectivo directamente de la caja para gastos personales. Todo retiro de utilidades debe estar documentado y aprobado.
Ciclo de Resultados (Ingresos, Costos y Gastos)
Ingresos
Validación de recetas: Para medicamentos controlados, la venta solo se registra si existe la receta física que la respalde (evita multas sanitarias).
Reporte de cancelaciones: Monitorear qué cajeros anulan más ventas y por qué.
Costos y Gastos
Análisis de margen: Verificar que el costo de ventas guarde relación con los precios de lista y descuentos de proveedores.
Autorización de gastos: Establecer que cualquier gasto fuera de la operación normal (ej. reparaciones mayores) requiera doble firma.
Resumen de Segregación de Funciones
| Función | Responsable A | Responsable B |
| Ventas | Vendedor/Cajero | Contador (revisa cortes) |
| Compras | Encargado de compras | Almacenista (recibe y cuenta) |
| Pagos | Administrador | Dueño/Gerente (firma cheque/transferencia) |
5. Estados Financieros, Políticas y Notas
Los 4 Estados Básicos
Estado de Situación Financiera: Muestra activos (mucho peso en inventario), pasivos y capital.
Estado de Resultados: Refleja la rentabilidad neta después de costos.
Estado de Flujo de Efectivo: Crucial para saber si hay liquidez para pagar a laboratorios.
Estado de Cambios en el Patrimonio: Variaciones de la inversión de los socios.
Políticas y Notas
Valuación de Inventarios: Generalmente a costo de adquisición.
Reconocimiento de Ingresos: Al momento de la entrega del medicamento.
Provisiones: Notas sobre medicamentos próximos a vencer o cuentas incobrables.
6. Auditoría: Pruebas de Cumplimiento y Sustancia
Pruebas de Cumplimiento: Verificar si se cumplen los protocolos de seguridad en caja, si los NCF se emiten correctamente y si se revisan las fechas de vencimiento.
Pruebas de Sustancia: Confirmación externa con proveedores (laboratorios), arqueos de inventario físico contra sistema y verificación de depósitos bancarios vs. reportes de ventas.
7. Aspectos Fiscales en República Dominicana (DGII)
ITBIS: Los medicamentos están exentos (Tasa 0%) según el Art. 343 del Código Tributario. Sin embargo, artículos de higiene o belleza pagan el 18%.
Retenciones: Aplicación del IR-17 por servicios técnicos o alquileres.
Anticipos: Pagos mensuales basados en el Impuesto sobre la Renta del año anterior.
ISC: Solo si la farmacia vende productos específicos gravados (poco común).
Manejar la fiscalidad de una empresa en República Dominicana requiere de una organización meticulosa, ya que el calendario de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) es bastante estricto.
Para una Persona Jurídica (SRL, SA, SAS, etc.), estas son las obligaciones mensuales principales divididas por fechas clave:
Calendario de Obligaciones Mensuales
Las fechas límite son fundamentales para evitar recargos (10% el primer mes) e intereses moratorios (1.10% mensual acumulativo).
Antes del día 10 de cada mes
IR-3 (Retenciones de Asalariados): Se reporta la retención del Impuesto Sobre la Renta aplicada a los empleados, junto con los aportes a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS).
IR-17 (Otras Retenciones y Retribuciones Complementarias): Aquí se declaran las retenciones hechas a terceros (por ejemplo, pagos de alquiler, servicios profesionales a personas físicas, o servicios técnicos) y el impuesto por beneficios no monetarios a empleados (vehículos, vivienda, etc.).
Antes del día 15 de cada mes
Formatos de Envío de Datos (606, 607, 608, 609): Antes de pagar, debes informar a la DGII tus operaciones:
606: Compras de bienes y servicios (costos y gastos).
607: Ventas de bienes y servicios.
608: Comprobantes fiscales anulados.
609: Pagos por servicios al exterior.
Anticipos del ISR: Es un pago a cuenta del Impuesto Sobre la Renta anual. Se calcula basado en el impuesto liquidado del ejercicio anterior y se paga en 12 cuotas mensuales.
Antes del día 20 de cada mes
IT-1 (Declaración de ITBIS): Es la declaración y pago del Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (IVA). Aquí liquidas el ITBIS facturado a tus clientes contra el ITBIS que pagaste a tus proveedores (adelantado).
ISC (Impuesto Selectivo al Consumo): Solo aplica si tu empresa comercializa productos específicos como alcohol, tabaco, servicios de telecomunicaciones o seguros.
Resumen de Tasas Principales (2026)
| Impuesto / Concepto | Tasa General |
| ISR Corporativo | 27% sobre la renta neta imponible (anual). |
| ITBIS | 18% (tasa general) o 16% (tasa reducida en ciertos productos). |
| Retención Servicios Profesionales | 10% (cuando una empresa paga a una persona física). |
| Retención Alquileres | 10% (cuando una empresa alquila a una persona física). |
| Retención ITBIS entre Personas Jurídicas | 30% del ITBIS facturado (solo en servicios específicos). |
Recomendaciones de "Amigo AI"
No dejes los formatos para el final: El envío de los 606 y 607 el mismo día 15 suele ser estresante porque la plataforma de la DGII puede saturarse. Intenta procesarlos en la primera semana del mes.
Conciliación Bancaria: Asegúrate de que lo que reportas en el formulario 607 coincida con los depósitos en tus cuentas bancarias; la DGII cruza esta información constantemente.
Comprobantes Fiscales (NCF): Valida siempre que los RNC de tus proveedores estén activos antes de aceptar una factura, o podrías perder el derecho a deducir ese gasto.
8. Facturación Electrónica (Ley 32-23)
Para acogerse a la nueva ley en República Dominicana, las farmacias deben:
La implementación de la Ley 32-23 de Facturación Electrónica en la República Dominicana es un paso decisivo para la modernización de las MiPymes. Para el año 2026, nos encontramos en la fase final del calendario de obligatoriedad, lo que significa que el tiempo de preparación es ahora.
Aquí tienes la guía organizada y actualizada para que tu MiPyme cumpla con la normativa:
1. Calendario de Obligatoriedad (Tu Fecha Límite)
Según la Ley 32-23, el plazo depende del tamaño de tu empresa:
Grandes Contribuyentes: Plazo vencido (2024-2025).
Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPymes): Tienen hasta el 15 de mayo de 2026 para ser emisores electrónicos de forma obligatoria.
¡Dato clave! Si te acoges a la facturación electrónica antes de que venza tu plazo, puedes optar por incentivos fiscales (créditos tributarios) que van desde RD$25,000 (Micro) hasta RD$300,000 (Medianas).
2. Requisitos Previos (El "Checklist")
Antes de iniciar el proceso técnico, asegúrate de tener:
RNC Actualizado: Estado "Activo" y con obligaciones fiscales al día.
Oficina Virtual (OFV): Acceso vigente a la plataforma de la DGII.
Certificado Digital para Procedimientos Tributarios: No es una firma digital común; debe ser emitida por una entidad certificadora autorizada (como Avansi o la Cámara de Comercio) específicamente para fines fiscales.
3. Pasos para la Implementación Organizada
Paso 1: Elegir tu Modalidad de Facturación
Tienes tres caminos principales dependiendo de tu volumen de facturación y presupuesto:
Facturador Gratuito de la DGII: Ideal para microempresas o profesionales independientes con bajo volumen de facturas. Es una herramienta web básica y sin costo.
Desarrollo Propio: Si ya tienes un sistema (ERP), debes contratar programadores para adaptar tu software al estándar XML de la DGII.
Proveedor de Servicios Tecnológicos (PST): Contratar a una empresa certificada por la DGII (como Alegra, Alanube, entre otras) que ya tiene el software listo.
Paso 2: Solicitud de Autorización
Desde tu Oficina Virtual (OFV), debes completar el formulario de solicitud para ser Emisor Electrónico. La DGII revisará tu perfil y te habilitará para la etapa de pruebas.
Paso 3: Proceso de Certificación (Pruebas)
Este es el paso técnico donde demuestras que tu sistema funciona:
Deberás enviar un set de pruebas (facturas ficticias, notas de crédito, etc.) al ambiente de "Sandbox" de la DGII.
El sistema validará que el archivo XML cumple con el estándar y que la firma digital es correcta.
Paso 4: Pase a Producción
Una vez aprobadas las pruebas, la DGII te otorgará la resolución de Emisor Electrónico Autorizado. A partir de aquí, tus comprobantes dejarán de ser NCF tradicionales y pasarán a ser e-CF (Comprobantes Fiscales Electrónicos).
4. El Flujo de una Factura Electrónica en 2026
Emisión: Generas la factura en tu software y se firma digitalmente de forma automática.
Validación: El software envía el XML a la DGII en tiempo real. La DGII devuelve un TrackID (aprobación inmediata).
Entrega: Envías el XML al cliente. Si el cliente no es emisor electrónico, le entregas una Representación Impresa (un PDF o papel con código QR).
Almacenamiento: Debes conservar estos archivos digitales por un mínimo de 10 años, según el Código Tributario.
5. Recomendación Final
No esperes al 15 de mayo de 2026. La demanda de certificados digitales y consultores de software suele colapsar en las fechas límite. Implementar ahora no solo te da el incentivo económico, sino que te evita multas por incumplimiento.
