La contabilidad para clínicas privadas es una especialidad que fusiona la contabilidad de costos con la de servicios, enfocada en la gestión eficiente de recursos para garantizar la salud del paciente y la rentabilidad del negocio.
Aquí tienes una guía exhaustiva adaptada al contexto actual, incluyendo las normativas vigentes en la República Dominicana.
1. Concepto y Tipos de Clínicas
La contabilidad clínica es el sistema de registro y control de las operaciones económicas de un centro de salud. Su objetivo es medir la eficiencia en la prestación de servicios médicos, el manejo de insumos y la relación con las ARS (Aseguradoras de Riesgos de Salud).
Tipos de Clínicas:
Por Nivel de Atención: Primaria, secundaria (especialidades) y terciaria (alta complejidad).
Por Especialidad: Generales, pediátricas, oncológicas, estéticas, etc.
Por Tamaño: Consultorios independientes, centros médicos medianos y grandes hospitales privados.
2. Sistema de Contabilidad Moderno (Módulos)
Un sistema moderno debe estar integrado (ERP) para evitar la duplicidad de datos. Los módulos esenciales son:
Admisión y Facturación: Gestión de copagos, facturación a ARS y pacientes privados.
Cuentas por Cobrar (ARS): Cruce de glosas (facturas rechazadas) y conciliación de pagos.
Inventario Farmacéutico: Control de medicamentos e insumos quirúrgicos por lote y vencimiento.
Cuentas por Pagar: Proveedores de insumos y servicios médicos externos.
Nómina Médica: Manejo de honorarios, incentivos por procedimientos y seguridad social (TSS).
Activos Fijos: Depreciación de equipos médicos de alta tecnología.
Contabilidad General: Consolidación de todos los módulos anteriores.
Implementar un sistema de contabilidad automatizado en una clínica privada no solo es cuestión de registrar números; es integrar la salud del paciente con la salud financiera de la empresa. Al ser una clínica, la complejidad radica en la mezcla de servicios médicos, farmacia y seguros.
Aquí tienes el desglose paso a paso de los módulos esenciales:
1. Módulo de Facturación y Admisión (Front-End)
Este es el punto de entrada. Aquí es donde se captura el ingreso bruto.
Admisión: Registro de datos del paciente y verificación de seguros médicos.
Facturación de Servicios: Generación de cargos por consultas, estudios de laboratorio e imágenes.
Gestión de Copagos: Cálculo automático de lo que debe pagar el paciente frente a lo que cubre la aseguradora.
2. Módulo de Cuentas por Cobrar (Seguros y Particulares)
En una clínica, este es el módulo más crítico debido a las glosas (facturas rechazadas por seguros).
Liquidación de Seguros: Seguimiento de las facturas enviadas a las aseguradoras.
Gestión de Glosas: Registro y re-envío de facturas objetadas.
Antigüedad de Saldo: Reportes para saber quién debe y hace cuánto tiempo.
3. Módulo de Inventario y Suministros Médicos
La clínica consume materiales constantemente (gasas, jeringas, medicamentos).
Control de Stock: Alertas de reorden cuando los insumos bajan.
Costo de Ventas: Integración directa con facturación para descargar del inventario lo que se usa en una cirugía o consulta.
Trazabilidad: Control de lotes y fechas de vencimiento.
4. Módulo de Compras y Cuentas por Pagar
Gestiona la relación con los laboratorios farmacéuticos y proveedores de equipos.
Órdenes de Compra: Automatización del pedido basado en la necesidad del inventario.
Programación de Pagos: Para mantener un flujo de caja saludable sin descuidar el crédito con proveedores.
5. Módulo de Nómina y Honorarios Médicos
Las clínicas tienen una estructura salarial compleja (médicos de planta vs. médicos que cobran por honorarios/comisiones).
Cálculo de Honorarios: Liquidación automática basada en los procedimientos realizados por cada médico.
Cargas Sociales: Retenciones de impuestos y seguridad social de los empleados administrativos y de enfermería.
6. Módulo de Tesorería (Caja y Bancos)
Controla el efectivo real que entra y sale.
Conciliación Bancaria: El sistema debe cruzar automáticamente los depósitos de seguros y pagos con tarjeta con el estado de cuenta bancario.
Flujo de Efectivo: Proyección de dinero disponible a corto plazo.
7. Módulo de Contabilidad General y Activos Fijos
Es el "cerebro" donde converge toda la información.
Libro Mayor: Asientos automáticos generados por los otros módulos (interfaz).
Activos Fijos: Depreciación automática de equipos médicos costosos (Tomógrafos, rayos X, camas).
Estados Financieros: Balance General y Estado de Resultados en tiempo real.
Flujo de Integración del Sistema
¿Cómo se conectan estos pasos?
El paciente es atendido: Se genera una factura (Módulo 1).
Se usan insumos: Se descarga el material de la farmacia (Módulo 3).
La aseguradora paga: Se aplica el cobro (Módulo 2) y el dinero entra al banco (Módulo 6).
El sistema registra: Todo se refleja automáticamente en la Contabilidad General (Módulo 7) sin necesidad de digitación manual.
3. Ciclo Contable Paso a Paso
El ciclo contable sigue la estructura estándar, pero con énfasis en el devengado de servicios médicos.
Ciclo Mensual:
Recolección: Captura de facturas, recibos de caja y egresos.
Registro: Asientos en el diario general.
Conciliación: Especialmente de bancos y de las carteras de las ARS.
Ajustes: Registro de suministros utilizados en cirugías y depreciación.
Ciclo Anual:
Cierre de Cuentas Nominales: Ingresos, costos y gastos.
Inventario Físico: Conteo real de farmacia y almacén.
Elaboración de Estados Financieros: Preparación para auditoría y DGII.
El ciclo contable de una clínica privada es un proceso vital, no solo para cumplir con el fisco, sino para gestionar la altísima complejidad de insumos, honorarios médicos y convenios con aseguradoras.
Aquí tienes el paso a paso detallado de cómo fluye la información financiera:
1. Ciclo Mensual: La Operación Diaria
Este proceso se repite mes a mes para asegurar que la gerencia tenga datos frescos para la toma de decisiones.
Paso 1: Recopilación de Documentos Fuente
Es el "caos" ordenado. Se deben recolectar todas las facturas de proveedores (farmacéuticas, equipo médico), recibos de caja, nóminas de enfermería y, crucialmente, las autorizaciones de seguros.
Paso 2: Análisis y Registro de Transacciones
Se codifican las operaciones en el Libro Diario. En una clínica, esto incluye:
Venta de servicios médicos y hospitalización.
Consumo de inventario (medicamentos utilizados).
Gastos operativos (luz, agua, mantenimiento de equipos de rayos X).
Paso 3: Pase al Libro Mayor
Se clasifican los asientos por cuenta (Caja, Cuentas por Cobrar a Aseguradoras, Inventarios, etc.) para conocer el saldo de cada una.
Paso 4: Balance de Comprobación
Se verifica que la suma de los débitos sea igual a la de los créditos. Es el primer filtro para detectar errores humanos.
Paso 5: Ajustes Mensuales (Clave en Salud)
Aquí es donde se vuelve técnico:
Depreciación: El desgaste de equipos costosos (como un resonador magnético).
Provisiones: Dinero reservado para facturas de aseguradoras que podrían ser glosadas (rechazadas).
Amortización: Gastos pagados por anticipado, como seguros de responsabilidad civil médica.
Paso 6: Elaboración de Estados Financieros Mensuales
Se emite el Balance General y el Estado de Resultados para que el director de la clínica sepa si hubo utilidad o pérdida en el mes.
2. Ciclo Anual: El Cierre de Ejercicio
Al final del año fiscal, se realizan pasos adicionales para "limpiar" las cuentas y proyectar el futuro.
Paso 7: Inventario Físico Final
Se realiza un conteo físico exhaustivo en farmacia, quirófano y almacenes para ajustar el sistema contable a la realidad de lo que queda en estantes.
Paso 8: Asientos de Cierre
Se "cierran" las cuentas de ingresos y gastos, trasladando el resultado neto (ganancia o pérdida) al patrimonio de los socios de la clínica. Las cuentas vuelven a cero para iniciar el próximo año.
Paso 9: Elaboración de Estados Financieros Auditados
Se preparan los reportes finales, que suelen incluir:
Estado de Situación Financiera.
Estado de Resultados Integrales.
Estado de Flujos de Efectivo (vital para ver si la clínica tiene liquidez real).
Diferencias Clave en una Clínica
Para que este ciclo sea útil, debes considerar estos dos factores que no ocurren en otros negocios:
Gestión de Glosas: Las aseguradoras a veces no pagan el 100% de la factura. El contador debe ajustar esas diferencias mensualmente.
Honorarios Médicos: Muchos médicos no son empleados, sino que facturan por fuera. La clínica actúa como "agente de retención" o simple recaudador, lo que complica el flujo de caja.
4. Controles Internos Principales
El control interno previene fugas de efectivo y desperdicio de insumos.
Efectivo: Arqueos de caja diarios en emergencia y farmacia. Segregación de funciones entre quien cobra y quien registra.
Inventarios: Sistema de "Primeras Entradas, Primeras Salidas" (PEPS) para evitar vencimientos.
Cuentas por Cobrar: Seguimiento estricto a las glosas de las ARS (rechazos por errores de forma).
Gastos: Autorización previa para compras de suministros de alto costo.
Establecer un sistema de control interno sólido en una clínica privada es vital, no solo para evitar fraudes, sino para garantizar que la atención al paciente no se vea interrumpida por falta de recursos o mala gestión financiera.
A continuación, presento los controles principales divididos por ciclos operativos:
1. Activos Corrientes y Disponibilidad
Efectivo y Equivalentes
Segregación de funciones: Quien cobra en caja no debe ser quien realiza los depósitos ni quien concilia los bancos.
Arqueos sorpresivos: Realizar conteos de efectivo en caja de forma inesperada.
Depósitos íntegros: Todo lo recaudado en el día debe depositarse al día siguiente hábil, sin utilizar ese efectivo para pagos menores.
Cuentas por Cobrar (Pacientes y Aseguradoras)
Conciliación con aseguradoras: Revisar mensualmente las "glosas" (facturas rechazadas por seguros) para gestionar su cobro o corrección inmediata.
Antigüedad de saldos: Reportes mensuales para identificar cuentas morosas y aplicar políticas de cobranza.
Pre-autorización: Verificar la cobertura del seguro antes de admitir al paciente o realizar procedimientos costosos.
Inventarios (Medicamentos e Insumos Médicos)
Control de caducidad: Implementar el método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) para evitar pérdidas por vencimiento.
Acceso restringido: Solo personal autorizado (farmacia) debe manejar el stock.
Inventarios físicos: Conteos periódicos contra el sistema para detectar "fugas" de medicamentos.
2. Activos No Corrientes y Diferados
Activos Fijos (Equipo Médico y Mobiliario)
Plaqueo y codificación: Todos los equipos (desde monitores hasta camillas) deben tener un código único.
Mantenimiento preventivo: Un registro que asegure que el activo está operativo; un equipo médico dañado es una pérdida de ingreso.
Bitácora de uso: Especialmente para equipos de alta tecnología (Resonancias, Tomografías).
Pagos Anticipados y Cargos Diferidos
Tabla de amortización: Llevar un control mensual de seguros o rentas pagadas por anticipado para enviarlos al gasto proporcionalmente.
Validación de beneficios: Asegurar que el servicio diferido realmente se reciba antes de darlo de baja en libros.
3. Pasivos y Obligaciones
Cuentas por Pagar (Proveedores)
Match de tres vías: No pagar ninguna factura si no coincide la Orden de Compra, el Recibo de Almacén y la Factura.
Calendario de pagos: Evitar recargos por mora y aprovechar descuentos por pronto pago.
Préstamos por Pagar y Provisiones
Cumplimiento de Covenants: Vigilar que se cumplan las condiciones impuestas por los bancos para evitar la exigibilidad inmediata del crédito.
Provisión de prestaciones: Cálculo mensual de las obligaciones laborales (vacaciones, aguinaldos) para evitar impactos fuertes en el flujo de caja al final del año.
4. Patrimonio, Ingresos y Egresos
Capital
Libro de actas: Documentar formalmente cualquier aumento o disminución de capital por parte de los socios médicos.
Ingresos
Correlación Médica: Validar que cada servicio registrado en el expediente clínico del paciente esté debidamente facturado.
Control de descuentos: Autorización por escrito para descuentos de cortesía o convenios especiales.
Costos y Gastos
Presupuestos mensuales: Comparar el gasto real contra el proyectado.
Validación de nómina: Cruce entre el reloj checador y los pagos realizados, validando especialmente las horas extra del personal de enfermería y guardia.
Nota Crítica: En el sector salud, el control de inventarios de medicamentos controlados requiere un control interno adicional legal (libros de control de psicotrópicos) para evitar sanciones administrativas graves.
5. Registros Contables
Registros Clave:
Mensual: Provisión de honorarios médicos, registro de facturación de servicios, consumo de inventario.
Anual: Depreciación de activos, provisiones laborales (bonificaciones, preaviso y cesantía).
Llevar la contabilidad de una clínica privada requiere un control riguroso debido al alto volumen de transacciones y la diversidad de servicios. A diferencia de un comercio común, aquí manejas inventarios críticos (vida o muerte) y una relación compleja entre el paciente, el seguro médico y el especialista.
Aquí tienes una descripción de los registros mensuales y anuales clave:
1. Ciclo de Compras y Suministros
Los medicamentos y reactivos son el corazón operativo de la clínica.
Registro de Compras (Mensual): Se asientan las facturas de proveedores. Es vital separar el Gasto (lo que se usa en consultas) del Inventario (lo que se almacena).
Asiento tipo: Débito a Inventario de Medicamentos/Reactivos y Crédito a Cuentas por Pagar.
Ajuste de Inventario (Mensual/Anual): Al final de cada mes se realiza un conteo físico para registrar el Costo de Ventas.
*
2. Registro de Ingresos por Servicios
La clínica factura de dos formas: Crédito (a las ARS/Seguros) y Contado (copagos o pacientes privados).
Internamiento: Incluye habitación, enfermería y materiales. Se registra al alta del paciente.
Laboratorio y Consultas: Son ingresos de alta rotación. Se deben registrar diariamente para cuadrar la caja.
Otros Ingresos: Alquiler de espacios a farmacias externas, cafetería o servicios de ambulancia.
3. Cobros y Flujo de Efectivo
Cobros a Pacientes: Registro inmediato del ingreso en caja o banco.
Recobros a Seguros (Cuentas por Cobrar): Este es el registro más pesado. Mensualmente se concilian las facturas enviadas a las aseguradoras contra los pagos recibidos (glosas).
Depósitos Bancarios: Se deben registrar diariamente. El total de los reportes de recepción (caja) debe coincidir exactamente con las boletas de depósito o transferencias en el extracto bancario.
4. Egresos y Pagos
Pagos a Suplidores: Liquidación de las cuentas por pagar de medicamentos y reactivos.
Honorarios Médicos: La clínica suele actuar como retenedora. Se registra el pago al médico especialista deduciendo la comisión de la clínica (si aplica) y los impuestos de ley.
Gastos Diversos: Nómina de enfermería y administrativo, servicios públicos (la electricidad en clínicas es un costo mayor por los equipos de refrigeración y quirófanos), mantenimiento de equipos médicos y seguros de responsabilidad civil.
Resumen de Registros Anuales
Al cierre del año fiscal, la clínica debe consolidar la información para reportes financieros y fiscales:
| Registro / Reporte | Descripción |
| Estado de Resultados | Muestra la utilidad neta tras descontar costos médicos y gastos operativos. |
| Balance General | Refleja el valor de los equipos médicos (activos fijos) y las deudas con proveedores. |
| Depreciación de Equipos | Registro anual del desgaste de equipos de rayos X, resonancias, etc. |
| Inventario Final Auditado | Cruce físico total de farmacia y laboratorio para el cierre fiscal. |
Nota importante: En una clínica, la conciliación de glosas (facturas rechazadas por seguros) es un registro crítico mensual. Si no se gestiona, la clínica puede presentar utilidades "en papel" que nunca se convertirán en efectivo.
6. Estados Financieros
Los 4 Estados Financieros Básicos:
Estado de Situación Financiera: Activos, pasivos y patrimonio.
Estado de Resultados: Utilidad o pérdida del ejercicio.
Estado de Flujos de Efectivo: Movimientos de entrada y salida de dinero.
Estado de Cambios en el Patrimonio: Evolución de las inversiones de los socios.
7. Políticas Contables y Notas Aclaratorias
Deben basarse en las NIIF para PYMES (o NIIF Plenas según el tamaño).
Políticas: Método de valoración de inventarios, vida útil de equipos médicos y reconocimiento de ingresos por servicios de salud.
Notas: Detalle de las cuentas por cobrar por antigüedad, litigios médicos pendientes y desglose de gastos operativos.
Gestionar la contabilidad de una clínica privada no es solo cuestión de "sumar y restar". Es un ecosistema complejo donde se mezclan la prestación de servicios de salud, la gestión de inventarios críticos (medicinas) y la relación con las aseguradoras.
A continuación, describo las políticas contables clave y cómo se estructuran las notas bajo estándares internacionales (NIIF/IFRS).
1. Políticas Contables Principales
Estas son las "reglas del juego" que definen cómo la clínica reconoce sus eventos económicos:
Reconocimiento de Ingresos
Es el punto más crítico. Las clínicas suelen reconocer ingresos bajo la NIIF 15.
Servicios Hospitalarios: Se reconocen a medida que se prestan.
Glosas y Devoluciones: Las clínicas deben estimar qué porcentaje de la factura la aseguradora podría rechazar (glosas) y deducirlo del ingreso bruto inicial.
Inventarios
Incluye medicamentos, material quirúrgico y suministros de laboratorio.
Valuación: Generalmente se usa el método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) o el Promedio Ponderado.
Deterioro: Se deben dar de baja los insumos próximos a vencer.
Propiedad, Planta y Equipo (PPE)
Las clínicas son intensivas en capital (maquinaria médica de alta tecnología).
Depreciación: Se calcula sobre la vida útil estimada. Un tomógrafo puede tener una vida útil mucho menor que el edificio debido a la obsolescencia tecnológica.
Mantenimiento: Los mantenimientos preventivos son gastos, pero las mejoras que extienden la vida útil del equipo se capitalizan.
Cuentas por Cobrar (Deterioro de Cartera)
Bajo la NIIF 9, las clínicas deben aplicar el modelo de pérdida crediticia esperada. No se espera a que la deuda sea incobrable; se provisiona desde el día uno basándose en el historial de pago de las aseguradoras o pacientes particulares.
2. Notas a los Estados Financieros
Las notas no son solo anexos; son la explicación narrativa de los números. En una clínica, las más importantes son:
Nota de "Cuentas por Cobrar Comerciales"
Es, probablemente, la nota más revisada por los auditores. Debe desglosar:
Deuda por antigüedad (corriente, 30, 60, +90 días).
Concentración de riesgo (cuánto te debe la aseguradora X frente a la aseguradora Y).
Estado de las glosas pendientes de conciliación.
Nota de "Inventarios"
Detalla la composición de la bodega:
Medicamentos.
Material médico-quirúrgico.
Repuestos para equipos médicos.
Nota de "Pasivos Contingentes"
Dada la naturaleza del sector, las clínicas suelen enfrentar procesos legales.
Demandas por mala praxis: Se debe informar si hay litigios en curso y la probabilidad de pérdida (probable, posible o remota).
Nota de "Beneficios a Empleados"
El personal asistencial (médicos, enfermeras) representa el mayor costo operativo. Se detallan obligaciones por salarios, prestaciones sociales y, en algunos casos, bonos por desempeño o especialidad.
Resumen de Estructura de Notas
| Sección | Contenido Típico |
| Nota 1 | Identificación de la entidad y objeto social (servicios de salud). |
| Nota 2 | Base de preparación y declaración de cumplimiento (NIIF). |
| Nota 3 | Resumen de políticas contables significativas. |
| Nota 4 | Juicios y estimaciones contables (ej. vida útil de equipos). |
| Notas 5 en adelante | Desglose de partidas (Efectivo, Cartera, PPE, Proveedores, Ingresos). |
8. Auditoría: Pruebas de Cumplimiento y Sustancia
Pruebas de Cumplimiento: Verificar si se siguen los protocolos de admisión y si las facturas tienen el comprobante fiscal correcto (NCF).
Pruebas de Sustancia: Confirmar saldos con las ARS, inspeccionar físicamente la existencia de equipos médicos y validar que los gastos de nómina coincidan con la TSS.
En el mundo de la auditoría médica y financiera, distinguir entre pruebas de cumplimiento y sustantivas es vital para asegurar que una clínica no solo "diga" que hace las cosas bien, sino que los números y procesos lo respalden.
Aquí te detallo cómo se aplican específicamente al sector de clínicas privadas:
1. Pruebas de Cumplimiento (Control Interno)
Estas pruebas buscan verificar que los controles establecidos por la clínica realmente existen y funcionan de manera efectiva. No miran el dinero directamente, sino el proceso.
Validación de Admisión y Facturación: Verificar si se solicita la orden médica y la autorización del seguro antes de prestar el servicio.
Control de Farmacia e Insumos: Comprobar si cada medicamento despachado tiene una firma de enfermería y corresponde a una indicación en la historia clínica.
Seguridad de la Información (LOPD/Protección de Datos): Revisar si el personal tiene niveles de acceso restringidos a las historias clínicas según su cargo.
Gestión de Residuos y Normativa Sanitaria: Confirmar que se siguen los protocolos de bioseguridad y que existen contratos vigentes con empresas de recolección de residuos especiales.
2. Pruebas Sustantivas (Validación de Cifras)
Aquí el auditor busca evidencia directa sobre la integridad, exactitud y validez de las operaciones y saldos. Es "ir al grano" del dato financiero.
A. Procedimientos Analíticos
Análisis de Ocupación: Comparar los ingresos por hospitalización contra el porcentaje de ocupación de camas. Si la ocupación bajó pero el ingreso subió drásticamente, hay una bandera roja.
Ratio de Consumo de Suministros: Comparar el gasto en material quirúrgico versus el número de cirugías realizadas.
B. Pruebas de Detalle
Circularización de Cuentas por Cobrar: Enviar cartas a las aseguradoras (EPS/Prepagadas) para confirmar que la deuda que la clínica dice tener es la misma que la aseguradora reconoce.
Corte de Documentos: Verificar que las facturas de urgencias del 31 de diciembre no se hayan registrado en enero para "limpiar" el balance.
Inspección Física de Activos: Ir físicamente a la clínica y verificar que el equipo de resonancia magnética o los ventiladores que figuran en la contabilidad realmente existen y están operativos.
Diferencias Clave en el Contexto Clínico
| Característica | Pruebas de Cumplimiento | Pruebas Sustantivas |
| Objetivo | ¿Se sigue el protocolo de triaje? | ¿Es real el cobro de la consulta? |
| Enfoque | Prevención de errores/fraude. | Detección de errores en el balance. |
| Ejemplo | Revisar firmas en el inventario. | Contar las gasas y viales físicamente. |
9. Aspectos Fiscales en República Dominicana (DGII)
Obligaciones Mensuales:
ITBIS (IT-1): Se paga sobre servicios no exentos (algunos servicios médicos están exentos, pero la venta de farmacia no).
Retenciones (IR-3 e IR-17): Retención de salarios a empleados y de honorarios (10%) a médicos independientes.
Obligaciones Anuales:
Impuesto sobre la Renta (IR-2): Declaración jurada anual (tasa actual 27% sobre la renta neta).
Impuesto a los Activos: 1% sobre el valor de los activos (si aplica).
Operar una clínica privada en la República Dominicana conlleva una carga administrativa y fiscal considerable, regulada principalmente por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) y la Ley 11-92 (Código Tributario).
Aquí te detallo los compromisos fiscales divididos por periodicidad para una Persona Jurídica (Empresa):
1. Obligaciones Fiscales Mensuales
Estas declaraciones deben presentarse cada mes, independientemente de si hubo operaciones o no.
ITBIS (IT-1): Se presenta a más tardar el día 20 de cada mes.
Ojo: Los servicios de salud están exentos de ITBIS según el Art. 344 del Código Tributario. Sin embargo, si la clínica vende medicamentos, insumos médicos gravados o alquila espacios comerciales dentro del recinto, debe declarar y pagar el ITBIS correspondiente.
Retenciones de ISR (IR-3): Se presenta el día 15. Incluye las retenciones de impuesto sobre la renta a los empleados en nómina.
Retenciones y Retribuciones Complementarias (IR-17): Se presenta el día 7. Es vital para las clínicas, ya que aquí se reportan:
Honorarios médicos a profesionales independientes (Retención del 10%).
Pagos por servicios técnicos.
Alquileres.
Tesorería de la Seguridad Social (TSS): Aunque no es un impuesto per se, es una obligación mensual (pago antes del día 3) para cubrir el Seguro Familiar de Salud, Riesgos Laborales y Pensiones de los empleados.
Formatos de Envío de Datos:
606: Compras de bienes y servicios (día 15).
607: Ventas y servicios prestados (día 15).
608: Comprobantes anulados.
2. Obligaciones Fiscales Anuales
Son el cierre del ciclo fiscal y determinan la rentabilidad real frente al Estado.
Impuesto Sobre la Renta (IR-2): Se presenta dentro de los 120 días posteriores al cierre fiscal de la empresa (usualmente el 31 de diciembre, por lo que vence el 30 de abril).
La tasa actual es del 27% sobre el beneficio neto.
Impuesto a los Activos: Se paga el 1% sobre el valor total de los activos imponibles. Se paga en dos cuotas anuales. Si el impuesto determinado en el IR-2 es mayor al de activos, el pago de activos se reduce a cero.
Asamblea General Ordinaria Anual: Registro ante la Cámara de Comercio de las actas de asamblea que aprueban la gestión fiscal del año anterior.
3. Aspectos Críticos para Clínicas
Nota sobre Honorarios Médicos: Las clínicas suelen funcionar como centros donde médicos independientes consultan. La clínica debe ser extremadamente cuidadosa al retener el 10% de ISR sobre los honorarios pagados a estos médicos si la factura es emitida a nombre de la clínica por el paciente.
Clasificación de Ingresos
Es fundamental separar los ingresos en la contabilidad:
Ingresos Exentos: Servicios médicos, hospitalización, consultas, cirugías.
Ingresos Gravados: Venta de farmacia a externos, cafetería, o servicios estéticos no curativos (estos últimos pueden estar sujetos a interpretación fiscal).
Gastos Deducibles
Para bajar la base imponible del 27%, la clínica debe asegurarse de que todos sus gastos estén sustentados en Comprobantes de Crédito Fiscal (B01), incluyendo:
Mantenimiento de equipos médicos de alta tecnología.
Sueldos y cargas sociales.
Seguros de responsabilidad civil médica.
Insumos y materiales gastables.
Resumen de Fechas Clave
| Formulario / Obligación | Fecha Límite |
| IR-17 (Retenciones) | Día 7 de cada mes |
| 606, 607, 608 (Envíos) | Día 15 de cada mes |
| IR-3 (Nómina) | Día 15 de cada mes |
| IT-1 (ITBIS) | Día 20 de cada mes |
| IR-2 (ISR Anual) | 120 días después del cierre (Ej. 30 de abril) |
9. Facturación Electrónica (Ley 32-23) para Clínicas
La Ley 32-23 hace obligatoria la emisión de Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF).
Paso por paso para su implementación:
Solicitud de Autorización: Registrarse ante la DGII como emisor electrónico.
Adquisición de Certificado Digital: Para la firma de los documentos electrónicos.
Adecuación del Software: El sistema de la clínica debe poder generar archivos XML según el estándar de la DGII.
Pruebas de Certificación: Realizar pruebas de envío de facturas de crédito, consumo y notas de crédito en el ambiente de prueba de DGII.
Puesta en Producción: Empezar a emitir e-CF de manera oficial, eliminando el uso de papel para estos fines.
Implementar la facturación electrónica bajo la Ley 32-23 en una clínica privada es un proceso riguroso que no solo busca cumplir con la normativa fiscal de la DGII, sino también optimizar la gestión administrativa del centro de salud.
Aquí tienes la hoja de ruta detallada, paso a paso:
1. Diagnóstico y Preparación Técnica
Antes de cualquier trámite legal, la clínica debe evaluar su infraestructura tecnológica.
Evaluación del Software Médico (HIS/ERP): Debes confirmar si tu sistema de gestión actual puede integrarse con la API de la DGII o si necesitas un software intermedio (Middleware).
Adquisición del Certificado Digital: Es obligatorio. No es una firma digital simple; debe ser un Certificado Digital de Persona Jurídica para Facturación Electrónica, emitido por entidades autorizadas como Avansi o la Cámara de Comercio.
2. Solicitud de Autorización ante la DGII
Una vez tienes el certificado, el proceso formal inicia en la Oficina Virtual (OFV):
Registro: Solicitar formalmente el ingreso al modelo de facturación electrónica.
Cumplimiento de Requisitos: Estar al día con tus obligaciones tributarias y tener los datos del RNC actualizados (actividad económica de salud, domicilio, etc.).
3. Etapa de Pruebas (Ambiente de Test)
Esta es la fase técnica más crítica. Aquí el sistema de la clínica debe demostrar que "habla el mismo idioma" que la DGII.
Envío de e-CF: Se realizan pruebas enviando diferentes tipos de Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF), como:
31: Factura de Crédito Fiscal Electrónica.
32: Factura de Consumo Electrónica (la más común en servicios de salud).
34: Nota de Crédito Electrónica.
Validación de Formatos: La DGII verificará que el archivo XML generado cumpla con los estándares de seguridad y estructura.
4. Certificación y Pase a Producción
Si las pruebas son exitosas, la DGII emite una resolución autorizando a la clínica como Emisor Electrónico.
Solicitud de Secuencias: Debes solicitar las nuevas secuencias de e-CF (que empiezan con la letra E).
Cese de Comprobantes Físicos: Una vez entras en producción, dejas de emitir facturas con NCF tradicionales (series B) para pasar a las electrónicas (series E).
5. Operación Diaria: El Ciclo de Facturación
En el día a día de la clínica, el proceso se ve así:
Emisión: El médico o administrativo genera la factura en el sistema.
Firma y Envío: El sistema firma el XML con el certificado digital y lo envía automáticamente a la DGII.
Respuesta (TrackId): La DGII recibe el archivo, lo valida en milisegundos y devuelve un "Aceptado" o "Rechazado".
Entrega al Paciente: Se le entrega al paciente la Representación Impresa (RI), que contiene un código QR para su validación.
Acuse de Recibo: Si el paciente es una ARS o una empresa que también es emisor electrónico, el sistema recibe un acuse de recibo comercial.
Consideraciones Especiales para Clínicas (Ley 32-23)
| Elemento | Importancia |
| Copagos y Diferencias | El sistema debe separar claramente lo que paga el seguro y lo que paga el paciente en el e-CF. |
| Plazos de Envío | Tienes un plazo máximo de 24 horas para enviar el e-CF a la DGII después de generado. |
| Conservación | Debes almacenar los archivos XML por un período de 10 años, según lo estipulado por el Código Tributario. |
Nota importante: Según el calendario de la Ley 32-23, los Grandes Contribuyentes ya deben estar en el sistema. Si la clínica califica como Mediana o Pequeña, tiene plazos hasta 2025 o 2026, pero la DGII ofrece incentivos fiscales (crédito fiscal) para quienes se acojan voluntariamente antes de la fecha límite.
