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EL CICLO CONTABLE PRACTICO, incluye una serie de pasos que se deben dar durante un periodo de un año, para llevar de forma correcta los registros contables, en un sistema de contabilidad, sea manual o automatizado. Para los fines de enseñanza, procederemos a ilustrarlo como si fuera manual, a sabiendas que el sistema computarizado permite un ciclo para nuestra época, pero que sólo se entiende si lo aprendes manual. Estos pasos son:
1.-Levantamiento de informaciones a una fecha determinada con las cuentas de activo, pasivo y capital, obteniendo los balances iniciales de las mismas.
Aquí se debe plasmar los datos obtenidos de las actualizaciones de los saldos de las cuentas a la fecha de iniciar la contabilidad. Esto es, actualizar los saldos de las cuentas reales (activo, pasivo y capital). Para el efectivo, se parte de las conciliaciones bancarias y saldos bancarios, además de los cuadres de caja, caja chica y fondo fijo de caja, a la fecha determinada.
Continuar con las inversiones temporales, si las hubiera, procurando saber el saldo de los certificados financieros y los intereses mensuales que devengan.
Actualizar las cuentas por cobrar, de las facturas acumuladas de clientes, verificando saldos y clasificándolas por grupos según catálogo.
Proseguir con el inventario de mercancías, para lo cual se requiere una toma física a la fecha determinada, o una actualización en el sistema, inventariando los productos o artículos en base a muestra representativas y al azar. Aunque lo ideal y correcto es que se haga una toma física del inventario, para determinar cantidades y precios unitarios de costos.
Continuar con la determinación de los saldos de los pagos anticipados, verificando los gastos pagados por adelantado dentro del ciclo contable, pendientes de vencer, como el caso de los seguros de los activos, la renta y los anticipos de impuestos, entre otros.
Después, obtener los saldos de los activos fijos, a su valor de costo histórico o de realización, vida útil estimada, depreciación acumulada y valor en libro a la fecha, clasificados por rubros o tipos.
A seguidas, proseguir con los cargos diferidos, para verificar saldos pendientes de amortizar de las mejoras a la propiedad arrendada, organización y constitución de la entidad, entre otros, a un ciclo superior a un año.
En el marco de los pasivos, verificar el saldo de las cuentas por pagar a suplidores, directamente de las facturas acumuladas.
En lo referente a los préstamos por pagar, verificar los que están a corto plazo y de largo plazo, obteniendo información directamente de la entidad bancaria, para saber el valor real a la fecha, la cuota de pago mensual, la porción corriente a pagar, la tasa de interés y el saldo actual de los mismos.
Para obtener el saldo de las retenciones por pagar, se debe verificar si hay partidas de la seguridad social pendientes de pagar, del impuesto retenido a los asalariados y de la cuota de infotep.
Respecto a las acumulaciones por pagar, se debe verificar los valores pendientes de pagar de la nómina de pago, provisiones de regalía pascual, preaviso y cesantía, vacaciones y otros, para actualizarlos a la fecha.
Al revisar las partidas de impuestos a las ganancias acumuladas, a los activos y el ITBIS, se debe verificar si se tienen saldos pendientes de pagar a la fecha del inicio de la contabilidad.
En lo referente al capital contable, se debe obtener a la fecha los saldos del capital social, utilidades acumuladas, reservas de ley cualquier otra partida de capital establecida.
2.-Elaboración del Balance de Comprobación inicial, con los saldos de las cuentas del levantamiento de informaciones.
En este punto se debe elaborar, luego del levantamiento de informaciones con las actualizaciones de los saldos de las cuentas, un Balance de Comprobación Inicial, que va a cuadrar únicamente con los valores asignados a ganancias acumuladas o pérdidas acumuladas, dado que no había una contabilidad organizada en la entidad.
3.-Elaboración de la Entrada de Diario inicial o de apertura con los saldos de las cuentas del Balance de Comprobación inicial.
Una vez se ha elaborado el balance de comprobación inicial, con los saldos de las cuentas reales obtenidos en el levantamiento de informaciones, se procederá elaborar una Entrada de Diario o Asiento de Apertura, dejar formalizada la contabilidad de la entidad a la fecha establecida. A l entrada de diario se le anexa el balance de comprobación inicial y el levantamiento de informaciones realizado
4.-Pase de la Entrada de Diario al libro Mayor General y a los libros Mayores Auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por pagar.
La entrada de diario inicial o de apertura se deberá registrar en el libro mayor general y en los libros mayores auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por pagar. El saldo de las cuentas en el mayor general deberá coincidir con los saldos de los mayores auxiliares correspondientes (cuadre de mayor contra auxiliar).
5.-Registro diario de las transacciones comerciales en los Diarios Especializados de: Entrada de Almacén, Salida de Almacén, Ventas a Créditos, Ingresos, Desembolsos y de Devoluciones, otros. y 6.-Registro de las transacciones comerciales en los libros Mayores Auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por Pagar.
Una vez se han pasado al mayor general y los mayores auxiliares los saldos de las cuentas de la entrada de diario de origen, se deberá entonces proceder a los registros diarios de las operaciones comerciales. Se procede a organizar, clasificar y ordenar por fecha, alfabético y orden numérico los formularios de las transacciones comerciales, además de codificarlos con las cuentas que se afecten, según catálogo de cuentas: Entrada de Almacén, Salida de Almacén, Ventas a Créditos, Ingresos, Desembolsos y de Devoluciones, otros.
Las facturas de compras que entran al inventario, se deberán registrar en el Diario de entrada de almacén, a través del formulario de entrada de almacén. Por igual, también deberán registrarse en el libro Mayor auxiliar de inventarios y en el mayor auxiliar de cuentas por pagar, a su suplidor correspondiente.
Las salidas de la mercancía del almacén para los fines de ventas, se deberán registrar en el Diario de salida de almacén, a través del formulario de salida de almacén. También en el Mayor auxiliar de inventario.
Las facturas de ventas a crédito de mercancías se registraran en el Diario de ventas a crédito. También en el Mayor auxiliar de cuentas por cobrar, al cliente correspondiente.
Los recibos de ingresos de caja por cobros a clientes se deberán registrar en el Diario de ingreso. Además, en el Mayor auxiliar de cuentas por cobrar
Los cheque emitidos para pago de gastos diversos se deberán registrar en el Diario de desembolsos y en el Mayor auxiliar de bancos.
Los cheques emitidos para pagos a proveedores, se deberán registrar en el Diario de desembolsos, en el Mayor auxiliar de bancos y en el mayor auxiliar de cuentas por pagar, para rebajar los saldos de los suplidores afectados.
Cuando se produzcan devoluciones de mercancías desde la empresa a suplidores y viceversa, la documentación generada en notas de débitos y créditos comerciales se deberá, registrar en el diario de devoluciones, afectando también los mayores auxiliares de inventarios, de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar.
Los depósitos bancarios se registrarán en el Diario de ingresos y el Mayor auxiliar de bancos.
Cuando la entidad utiliza un Diario Combinado, se deberán plasmar en el mismo todas las operaciones que realiza la empresa mes por mes y de ahí registrarlos en los mayores auxiliares.
7.-Elaboración de las Entradas de Diario Recurrentes y No recurrentes de final de mes, extraídas de los diarios especializados y de las partidas ajustables
Esas partidas son: pagos anticipados, cargos diferidos, provisiones y reservas, ingresos devengados y no cobrados, gastos acumulados por pagar, nómina de pago, depreciaciones de los activos, amortizaciones diversas, cargos y abonos de las conciliaciones bancarias, ajustes fiscales, entre otras.
Al final de cada mes, el departamento de contabilidad es responsable de muchos asientos que se deben realizar a través de Entadas de Diarios, recurrentes y no recurrentes, las cuales luego se deben pasar al libro Mayor general, cuenta por cuenta, para actualizar sus saldos.
8.-Pase de las Entradas de Diarios Recurrentes y No recurrentes al libro Mayor General, y verificación de los cuadres de las cuentas de los Mayores Auxiliares contra el Mayor General.
Una vez se han registrado todas las entradas de diario de final de mes por los ajustes y reclasificaciones en las cuentas nominales y reales, las mismas se deben pasar al mayor general, para luego verificar los saldos de las cuentas controles contra los auxiliares.
9.- Elaboración del Balance de Comprobación Ajustado.
Si todas las entradas de diario recurrentes y no recurrentes se pasaron correctamente al mayor general, afectando debidamente a las cuentas controles y auxiliares, el siguiente proceso es la elaboración del Balance de Comprobación Ajustado.
10.-Elaboración de los Estados Financieros Básicos:
Con el balance de comprobación ajustado se procederá a elaborar los estados financieros mensuales, de conformidad con normas internacionales de contabilidad. Estos informes contables son: Estado de Situación o Balance General, Estado de Resultado y Resultados Integrales, Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Cambio en el Patrimonio, con sus respectivas Notas Aclaratorias y el análisis de rigor, aplicando índices y razones financieras (ratios).
11.-Cierre de las Cuentas Nominales al final del período contable.
El Ciclo Contable se realizara mensualmente, lo que producirá la misma situación a final de periodo (final de año).
Luego que todos los Asientos de Ajustes y de Reclasificaciones correspondientes se han realizado mes por mes, incluidas las partidas impositivas, para dejar los saldos corrientes que permitirán estados financieros razonablemente presentados, se procederá al cierre de las cuentas nominales (ingresos, costos y gastos), contra la cuenta de Resumen de ganancias y perdidas, a través de entradas de diario, que luego deberán ser posteadas o pasadas al Mayor general.
12.-Elaboración del Balance de Comprobación posterior al Cierre, con las cuentas de activo, pasivo y capital que quedan abiertas.
Tras pasar todas las entradas de diario de las partidas nominales que fueron cerradas al final del periodo, se procede entonces a elaborar el Balance de comprobación posterior al cierre, con las partidas reales (activo, pasivo y capital). Esto permite que se inicie un nuevo ciclo contable operacional.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Tres veces Presidente de la Junta Directiva del ICPARD Filial Barahona y ExPresidente Regional Sur del ICPARD…
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