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Continuando con el desarrollo de los módulos sobre la enseñanza de la contabilidad de empresa a nivel real, tal como se debe llevar, conforme a normativas de contabilidad vigentes, en este artículo, luego de las publicaciones de los dos anteriores referentes al Sistema de Contabilidad y al Ciclo Contable, vamos a proceder al entrenamiento sobre las transacciones comerciales, su organización, clasificación, análisis, codificación y registros contables.
Sea manual o en sistema automatizado, los registros contables son los mismos, y para entender la contabilidad computarizada se debe conocer el correcto de manejo de la Partida Doble desde el punto de vista manual, para que los registros de las operaciones sean fiables, confiables y correctos.
En una entidad comercial las transacciones comerciales de rutina son las siguientes:
Entrada de almacén, salida de almacén, compras a crédito, compras de contado, ventas a crédito, ventas de contado, ingresos de caja, desembolsos bancarios y depósitos bancarios, entre otras.
En Contabilidad existen dos métodos de inventarios para los fines de registros contables: periódico y continuo o permanente. Dado que el periódico ya es prácticamente inutilizable, vamos a centrarnos en el continuo o permanente.
Los documentos de origen o formularios se deben registrar diariamente en los libros diarios auxiliares (diario de entrada de almacén, diario de salida de almacén, diario de ventas, diario de ingresos, diario de desembolsos y diario de devoluciones) y también en los libros mayores (mayor auxiliar de bancos, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, mayor auxiliar de inventario, mayor auxiliar de activos fijos y mayor auxiliar de cuentas por pagar), sea el sistema manual o automatizado.
1.-ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION, CODIFICACIÓN, ANÁLISIS, REGISTROS DE LAS TRANSACCIONES COMERCIALES, SELLO Y ARCHIVO.
Manual o computarizado, este proceso es fundamental para un correcto manejo de los registros contables basados en la partida doble. Los formularios o documentos de origen se deben organizar por tipos (facturas, recibos, cheques, volantes, comprobantes, órdenes de compras, requisiciones y otros).
Luego de organizarlos por tipo, se clasifican y se ponen en orden alfabético y numéricos, dependiendo de la operación contable, para proceder a analizar el registro correspondiente y su debida codificación con el catálogo de cuentas, para evitar errores.
Una vez los documentos de origen son registrados en el sistema de contabilidad imperante, en sus respectivos libros diarios especializados y mayores auxiliares, entonces se procede a sellarlos y archivarlos, según fueron clasificados. Lógicamente que en un departamento de Contabilidad, hay un esquema establecido de verificación y autorización de los superiores, cuando se va a registrar y se ha hecho.
2.-LAS TRANSACCIONES COMERCIALES DIARIAS EN UNA ENTIDAD.
2.1.-COMPRAS DE MERCANCÍAS
2.1.1.-COMPRAS A CREDITO CON ITBIS/ENTRADA DE ALMACEN
Análisis: se incrementan dos cuentas de activos, que se debitan, contra una de pasivo, que se acredita porque aumenta.
Registro contable:
Inventario de mercancías xxxx
ITBIS avanzado en compras xxx
Cuentas por pagar suplidores xxxx
2.1.2.-COMPRAS A CREDITO CON ITBIS Y DESCUENTOS/ENTRADA DE ALMACEN
Análisis: Se incrementan dos cuentas de activos en débito, una de pasivo en crédito y otra de otros ingresos.
Registro contable:
Inventario xxxx
ITBIS avanzado en compras xxx
Cuentas por pagar suplidores xxxx
Otros ingresos (desc en compras) xxx
NOTA: esto sucede porque en un sistema de inventario continuo, la cuenta de descuentos en compras se registra como otros ingresos, dado que en el catálogo, en la cuenta de costos solo se coloca la cuenta de “costo de ventas”.
2.1.3.-COMPRAS A CONTADO CON ITEBIS/ENTRADA DE ALMACEN
Análisis: Se incrementas dos cuentas de activos, que se debitan, y una de pasivo, que se acredita
Registro contable
Inventario de mercancías xxxx
ITBIS avanzado en compras xxx
Efectivo en bancos xxxx
2.1.4.-COMPRAS A CONTADO CON ITBIS Y DESCUENTOS/ENTRADA DE ALMACÉN
Análisis: Incrementan dos cuentas de activo, que se debitan; se disminuye una cuenta de activo, que se acredita; se incrementa una cuenta de otros ingresos, que se acredita.
Registro contable:
Inventario de mercancías xxxx
ITBIS avanzado en compras xxx
Efectivo en bancos xxxx
Otros ingresos (descuentos en compras) xxx
3.-SALIDAS DE MERCANCÍAS
3.1.-SALIDAS DE MERCANCÍAS
3.1.1.-SALIDA DE MERCANCIA/ALMACÉN
Análisis: Se incrementa una cuenta de costo, que se debita; se disminuye una cuenta de activo, que se acredita.
Registro contable:
Costo de ventas xxxx
Inventario de mercancías xxxx
4.-VENTAS
4.1.-VENTAS DE MERCANCÍAS
4.1.1.-VENTAS DE MERCANCÍAS A CRÉDITO CON ITBIS
Análisis: Se incrementa una cuenta de activos, que se debita; se incrementan una cuenta costos, que se debita; se incrementa una cuenta de pasivos, que se acredita; se incrementa una cuenta de ingresos, que se acredita.
Registro contable:
Cuentas por cobrar clientes xxxx
Costo de ventas de mercancías xxxx
ITBIS por pagar xxx
Ventas de mercancías xxxx
4.1.2.-VENTAS DE MERCANCÍAS A CRÉDITO CON ITBIS Y DESCUENTOS
Análisis: Se incrementa una cuenta de activos, que se debita; se incrementan una cuenta de ingresos complementaria, que se debita; se incrementa una cuenta de costos, que se debita; se disminuye una cuenta de inventario, que se acredita; se incrementa una cuenta de pasivos, que se acredita; se incrementa una cuenta de ingresos, que se acredita.
Registro contable:
Cuentas por cobrar clientes xxxx
Descuentos en ventas xxx
Costo de ventas de mercancías xxxx
ITBIS por pagar xxx
Inventario de mercancías xxxx
Ventas de mercancías xxxx
5.-ENTRADA DE EFECTIVO A CAJA
5.1.-ENTRADA DE EFECTIVO A CAJA POR COBROS
5.1.1.-COBROS A CLIENTES
Análisis: Se debita una cuenta de activo, que aumenta; se acredita una cuenta de activo, que disminuye
Registro contable:
Efectivo en caja xxxx
Cuentas por cobrar clientes xxxx
5.-DEPOSITOS
5.1.-DEPOSITOS DE INGRESOS RECIBIDOS
5.1.1.-DEPOSITOS BANCARIOS
Análisis: Se debita una cuenta de activo, que aumenta; se acredita una cuenta de activo, que disminuye.
Registro contable:
Efectivo en bancos xxxx
Efectivo en caja xxxx
5.-PAGOS REALIZADOS
5.1.-PAGOS DE CHEQUES
5.1.1.-PAGOS A SUPLIDORES
Análisis: Se disminuye una cuenta de pasivo, que se debita; se disminuye una cuenta de activo, que se acredita.
Registro contable:
Cuentas por pagar suplidores xxxx
Efectivo en bancos xxxx
5.1.2.-PAGOS DE GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS Y FINANCIEROS
Análisis: Aumento en cuentas de gastos, que se debitan; cuenta de activo que disminuye y se acredita.
Registro contable:
Gastos generales y administrativos xxxx
Gastos de ventas xxxx
Gastos financieros xxxx
Efectivo en bancos xxxx
6.-ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS
6.1.-ADQUISICIONES DE MOBILIARIOS Y EQUIP OFIC
6.1.1.-ADQUIS MOBIL Y EQUIP OFIC CONTADO
Análisis: Incremento de un activo, que se debita; disminución de un activo, que se acredita.
Registro contable:
Mobiliario y equipo de oficina xxxx
Efectivo en bancos xxxx
7.-PRESTAMO BANCARIO
7.1.-PRESTAMO BANCARIO RECIBIDO
7.1.1.-PRESTAMO BANCARIO RECIBIDO A LARGO PLAZO
Analisis: Se incrementa una cuenta de activo, que se debita; se aumenta una cuenta de pasivo que se acredita.
Registro contable a largo plazo:
Efectivo en banco xxxx
Prestamos por pagar bancario a largo plazo xxxx
Registro por la porción corriente:
Prestamos por pagar bancarios LP xxxx
Porción corriente de deuda a largo plazo xxxx
8.PAGO DE LA CUOTA DEL PRESTAMO
8.1.-PAGO DE LA CUOTA MENSUAL DEL PRESTAMO
8.1.1.-CUOTA MENSUAL INTERESES MAS CAPITAL
Análisis: Disminuye una cuenta de pasivo, que se debita; aumenta una cuenta de gastos, que se debita; disminuye una cuenta de activo, que se acredita.
Registro contable:
Porción corriente de deuda a largo plazo xxxx
Gastos financieros xxx
Efectivos en bancos xxxx
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
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