En contabilidad, un gasto es una disminución de los beneficios económicos, producida durante el período contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien como incurrencia en pasivos, que resultan en decrementos del patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones a los propietarios de este patrimonio. En términos más simples, los gastos son los costos en los que una empresa incurre para generar ingresos.
Clasificación de los Rubros de Gastos
Los gastos se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del propósito del análisis. Las clasificaciones más comunes son:
Por Función o Actividad: Esta es la clasificación más utilizada en los estados financieros y distingue entre gastos operativos y no operativos.
Gastos Operativos: Son los gastos directamente relacionados con las actividades principales de la empresa para generar ingresos. Se subdividen en:
Costo de Ventas (o Costo de la Mercadería Vendida)
Gastos Generales y Administrativos
Gastos de Venta
Gastos No Operativos: Son los gastos que no están directamente relacionados con las actividades principales del negocio, pero que afectan la rentabilidad. Incluyen:
Gastos Financieros
Otros Gastos (por ejemplo, pérdidas por venta de activos fijos, gastos extraordinarios)
Por Naturaleza: Clasifica los gastos según el tipo de recurso que se consume, independientemente de la función. Ejemplos:
Gastos de personal (sueldos, salarios, beneficios)
Gastos de alquiler
Gastos de servicios públicos (electricidad, agua, teléfono)
Gastos de depreciación
Gastos de publicidad
Gastos de viajes
Por su Comportamiento frente al Volumen de Producción/Ventas:
Gastos Fijos: Aquellos que no varían en el corto plazo con el nivel de actividad de la empresa (ej. alquiler de oficinas, salarios de administración).
Gastos Variables: Aquellos que sí varían en proporción directa con el nivel de actividad (ej. comisiones sobre ventas, materias primas).
Gastos Semivariables (o Semifijos): Aquellos que tienen un componente fijo y uno variable (ej. algunas tarifas de servicios públicos).
Tipos de Gastos Generales y Administrativos
Salarios y Beneficios del Personal Administrativo: Sueldos de gerentes, personal de contabilidad, recursos humanos, recepcionistas, personal de limpieza de oficinas, etc.
Alquiler de Oficinas: Costo de arrendamiento de los espacios de oficinas.
Servicios Públicos de Oficinas: Electricidad, agua, teléfono, internet para las áreas administrativas.
Suministros de Oficina: Papelería, tóner, artículos de escritorio.
Depreciación de Activos de Oficina: Depreciación de mobiliario, equipos informáticos, vehículos utilizados por el personal administrativo.
Seguros (no directamente relacionados con producción o ventas): Seguros de responsabilidad civil general, seguros de edificios de oficinas.
Honorarios Profesionales: Gastos de abogados, auditores, consultores, contadores externos.
Mantenimiento y Reparación de Oficinas: Costos asociados con el mantenimiento de las instalaciones administrativas.
Gastos de Viajes de Personal Administrativo: Viajes de gerencia para reuniones, conferencias.
Licencias y Permisos Generales: Costos de renovación de licencias para operar el negocio en general.
Amortización de Intangibles Administrativos: Por ejemplo, software contable.
Gastos de Venta
Los Gastos de Venta (también conocidos como Gastos de Comercialización o Marketing) son aquellos costos incurridos para promover, vender y entregar productos o servicios a los clientes. Están directamente relacionados con la función de ventas.
Tipos de Gastos de Venta
Salarios y Comisiones de Vendedores: Sueldos base y comisiones pagadas al personal de ventas.
Publicidad y Promoción: Costos de anuncios en medios (TV, radio, internet), folletos, vallas publicitarias, ferias comerciales.
Gastos de Viajes y Representación de Ventas: Viajes de los vendedores para visitar clientes, gastos de entretenimiento con clientes.
Alquiler de Locales de Venta: Arrendamiento de tiendas minoristas, showrooms.
Servicios Públicos de Locales de Venta: Electricidad, agua, teléfono en las tiendas.
Depreciación de Activos de Venta: Depreciación de vehículos de reparto, mobiliario de tienda, equipos de punto de venta.
Gastos de Envío y Transporte: Costos de flete para entregar los productos a los clientes.
Material de Empaque y Embalaje: Costos de cajas, envolturas para productos vendidos.
Investigación de Mercado: Costos para identificar nuevos mercados o entender las preferencias del consumidor.
Gastos de Mantenimiento de Equipos de Venta: Reparación de cajas registradoras, equipos de exhibición.
Gastos Financieros
Los Gastos Financieros son aquellos costos asociados con la obtención y el uso de capital o con la gestión de instrumentos financieros. Reflejan el costo de financiación de las operaciones de la empresa.
Tipos de Gastos Financieros
Intereses de Préstamos y Créditos: Intereses pagados sobre deudas bancarias, líneas de crédito, bonos.
Comisiones Bancarias: Cargos por servicios bancarios, manejo de cuentas, transferencias.
Pérdidas por Diferencia de Cambio: Pérdidas resultantes de la fluctuación de las tasas de cambio de monedas extranjeras en transacciones o saldos.
Descuentos por Pronto Pago Concedidos (cuando se registran como gasto financiero): Aunque a veces se tratan como una reducción de ingresos, en algunos contextos pueden clasificarse aquí.
Gastos de Emisión de Deuda: Costos incurridos al emitir bonos u otros instrumentos de deuda.
Intereses de Arrendamientos Financieros: El componente de interés de los pagos de arrendamientos capitalizables.
Amortización de Primas o Descuentos en Emisiones de Deuda: El ajuste periódico de primas o descuentos asociados con la emisión de deuda.
Controles Internos Referentes a los Gastos
Los controles internos en relación con los gastos son esenciales para cualquier organización, sin importar su tamaño. Su objetivo principal es asegurar que los recursos se utilicen de manera eficiente y efectiva, prevenir fraudes, errores y malversaciones, y garantizar la exactitud de la información financiera.
Aquí se presentan los controles internos clave referentes a los gastos, clasificados para una mejor comprensión:
1. Controles de Autorización y Aprobación
Segregación de funciones: Las personas que solicitan un gasto no deben ser las mismas que lo aprueban, registran o pagan. Esto reduce el riesgo de fraude y error. Por ejemplo, el departamento que requiere un insumo no debe ser el encargado de autorizar su compra o de realizar el pago.
Límites de autoridad: Establecer límites monetarios para la aprobación de gastos en diferentes niveles jerárquicos. Un gerente de departamento puede aprobar gastos hasta cierto monto, mientras que un director o la alta gerencia deben aprobar gastos mayores.
Autorización previa: Todo gasto debe ser autorizado antes de incurrir en él. Esto se logra mediante órdenes de compra, solicitudes de fondos o presupuestos aprobados.
Políticas de gastos claras: Documentar y comunicar políticas claras sobre qué gastos son permisibles, cómo se deben incurrir y qué documentación de respaldo se requiere. Esto incluye políticas de viajes, entretenimiento, uso de tarjetas corporativas, etc.
2. Controles de Documentación y Registro
Documentación de soporte: Exigir y verificar la existencia de documentación completa y precisa para cada gasto, como facturas originales, recibos, contratos, órdenes de compra, y notas de entrega.
Numeración preimpresa y consecutiva: Utilizar formularios prenumerados para documentos clave como órdenes de compra, cheques y recibos, lo que facilita el seguimiento y la identificación de posibles omisiones o duplicidades.
Registro oportuno y preciso: Todos los gastos deben ser registrados en los libros contables de manera oportuna, en la cuenta correcta y por el monto exacto. Esto es fundamental para la generación de estados financieros confiables.
Conciliaciones regulares: Realizar conciliaciones periódicas entre los registros contables y los extractos bancarios, los saldos de proveedores y otros registros externos. Esto ayuda a identificar discrepancias y errores.
3. Controles Presupuestarios
Elaboración y aprobación de presupuestos: Desarrollar presupuestos detallados para todos los departamentos y proyectos, y obtener su aprobación formal antes del inicio del período.
Monitoreo y seguimiento: Realizar un seguimiento constante de los gastos reales en comparación con los montos presupuestados.
Análisis de variaciones: Investigar y explicar las desviaciones significativas entre los gastos reales y los presupuestados para identificar problemas o ineficiencias.
Revisiones periódicas: Revisar y ajustar los presupuestos según sea necesario para reflejar cambios en las condiciones del negocio.
4. Controles de Pago
Verificación de la factura: Antes de realizar un pago, la factura debe ser cotejada con la orden de compra y la nota de recepción para asegurar que los bienes o servicios fueron solicitados y recibidos.
Separación de funciones en el pago: La persona que aprueba un pago no debe ser la misma que lo ejecuta o registra.
Cheques prenumerados y uso de transferencias electrónicas seguras: Controlar la emisión de cheques y utilizar sistemas seguros para transferencias electrónicas.
Endosos limitados: Restringir los endosos de cheques a "solo para depósito" para prevenir su cobro por personas no autorizadas.
Firma dual: Para montos elevados, requerir dos firmas autorizadas en los cheques.
5. Controles de Revisión y Auditoría
Revisiones gerenciales: Los gerentes deben revisar periódicamente los informes de gastos de sus respectivos departamentos para asegurar el cumplimiento de las políticas.
Auditorías internas: Realizar auditorías internas regulares de los procesos de gastos para identificar debilidades en los controles y recomendar mejoras.
Auditorías externas: Las auditorías externas anuales proporcionan una evaluación independiente de la efectividad de los controles internos y la fiabilidad de la información financiera.
Al implementar y mantener estos controles internos, las organizaciones pueden fortalecer su gestión financiera, proteger sus activos y mejorar la eficiencia operativa en relación con sus gastos.
Asientos de Diario por los Gastos
Los gastos se registran utilizando el método de partida doble, lo que significa que cada transacción afecta al menos dos cuentas. Generalmente, los gastos aumentan (se debitan) y una cuenta de activo (generalmente efectivo o cuentas por pagar) disminuye (se acredita) o un pasivo aumenta (se acredita).
Principios Generales:
Gasto (Cuenta de Gasto Específica): Se Debita para aumentar el gasto.
Efectivo/Bancos o Cuentas por Pagar: Se Acredita para disminuir el activo o aumentar el pasivo.
Ejemplos de Asientos de Diario:
Pago de Sueldos Administrativos (Gasto General y Administrativo):
Fecha: 31 de julio de 2025
Concepto: Registro y pago de sueldos de personal administrativo
Debe: Gastos de Sueldos Administrativos $5,000
Haber: Bancos $5,000
Gasto por Publicidad a Crédito (Gasto de Venta):
Fecha: 15 de julio de 2025
Concepto: Publicidad en radio a crédito
Debe: Gastos de Publicidad $1,200
Haber: Cuentas por Pagar $1,200
Pago de Intereses de un Préstamo (Gasto Financiero):
Fecha: 30 de julio de 2025
Concepto: Pago de intereses del préstamo bancario
Debe: Gastos por Intereses $300
Haber: Bancos $300
Depreciación de Equipo de Oficina (Gasto General y Administrativo):
Fecha: 31 de julio de 2025
Concepto: Registro de la depreciación del equipo de oficina
Debe: Gastos de Depreciación (Equipo de Oficina) $100
Haber: Depreciación Acumulada (Equipo de Oficina) $100
Comisiones por Ventas (Gasto de Venta):
Fecha: 31 de julio de 2025
Concepto: Comisiones pagadas a vendedores
Debe: Gastos por Comisiones de Venta $800
Haber: Bancos $800
NIIF para PYMES Referentes a los Gastos
La Sección 5, "Estado del Resultado Integral y Estado de Resultados", de las NIIF para PYMES es la principal sección que aborda el tratamiento de los gastos. Otras secciones relevantes incluyen:
Sección 2, "Conceptos y Principios Generales": Define los elementos de los estados financieros, incluyendo el concepto de gastos.
Sección 13, "Inventarios": Trata el costo de los inventarios, que se convierte en costo de ventas cuando se venden.
Sección 17, "Propiedad, Planta y Equipo": Aborda la depreciación, que es un tipo de gasto.
Sección 19, "Combinaciones de Negocios y Plusvalía": Trata los gastos de adquisición de un negocio.
Sección 21, "Provisiones y Contingencias": Relacionada con el reconocimiento de pasivos por gastos estimados.
Sección 23, "Ingresos de Actividades Ordinarias": Aunque se centra en ingresos, indirectamente influye en el reconocimiento de gastos relacionados con esos ingresos.
Sección 25, "Costos por Empréstitos": Establece cuándo los costos por préstamos pueden capitalizarse o deben reconocerse como gastos.
Principios Clave de Reconocimiento de Gastos bajo NIIF para PYMES:
Principio de Devengo (Acumulación): Los gastos se reconocen cuando se incurren, independientemente de cuándo se pague el efectivo. Esto significa que si se recibe un servicio o se utiliza un bien en un período, el gasto se reconoce en ese período, incluso si la factura se paga más tarde.
Principio de Asociación o Correspondencia (Matching Principle): Los gastos se reconocen en el mismo período que los ingresos a los que se asocian. Por ejemplo, el costo de los bienes vendidos se reconoce cuando se venden los bienes relacionados. Si un gasto no puede asociarse directamente con un ingreso específico, se reconoce en el período en que se incurre (por ejemplo, gastos administrativos).
Definición de Gasto: Para que algo sea reconocido como un gasto, debe cumplir con la definición de gasto establecida en la Sección 2: una disminución en los beneficios económicos que resulta en una disminución del patrimonio, no relacionada con las distribuciones a los propietarios.
Materialidad: La información contable debe ser relevante y fielmente representada. Los gastos materialmente significativos deben ser presentados adecuadamente.
Información a Revelar de los Gastos
La Sección 5 de las NIIF para PYMES requiere que las empresas revelen información específica sobre los gastos en los estados financieros o en las notas a los mismos. El objetivo es proporcionar a los usuarios una comprensión clara de la naturaleza y el impacto de los gastos en el desempeño financiero de la empresa.
Información Mínima a Revelar (según Sección 5):
Una entidad debe presentar un desglose de los gastos utilizando una clasificación basada en su función o en su naturaleza, lo que sea más relevante para la empresa.
Clasificación por Función de los Gastos (Costo de Ventas y Gastos Operativos):
Si se elige esta clasificación, el estado de resultados debe presentar al menos:
Costo de ventas (o costo de la mercadería vendida)
Gastos de distribución o ventas
Gastos administrativos (o generales y administrativos)
Otros gastos operativos (si son significativos)
Cuando los gastos se clasifican por función, la entidad debe revelar información adicional sobre la naturaleza de los gastos, incluyendo al menos:
Consumo de materias primas y consumibles
Gastos de personal (sueldos y salarios, beneficios)
Gastos de depreciación y amortización
Otros gastos significativos por naturaleza.
Clasificación por Naturaleza de los Gastos:
Si se elige esta clasificación, el estado de resultados debe presentar al menos las siguientes categorías de gastos:
Consumo de materias primas y consumibles
Gastos de personal (sueldos y salarios, beneficios)
Gastos de depreciación y amortización
Transporte y fletes
Gastos de publicidad
Alquileres
Servicios públicos
Otros gastos por su naturaleza (si son significativos).
Información Adicional a Revelar (aplicable a ambos métodos):
Gastos Financieros: Se deben revelar los gastos por intereses por separado. Otros gastos financieros significativos también deben presentarse por separado.
Ingresos y Gastos Extraordinarios/No Recurrentes: Si bien las NIIF para PYMES no usan explícitamente el término "extraordinario", las entidades deben revelar por separado la naturaleza y el importe de cualquier partida de ingresos o gastos que sea material, y que provenga de sucesos o transacciones que no son parte de las actividades ordinarias de la entidad.
Políticas Contables Significativas: La entidad debe revelar las políticas contables utilizadas para el reconocimiento de gastos, especialmente en áreas donde hay juicio, como la capitalización de costos o el tratamiento de provisiones.
Desglose de Partidas Significativas: Si alguna partida de gasto es especialmente significativa para la comprensión del desempeño de la entidad, se puede requerir un desglose adicional en las notas.
En resumen, una correcta comprensión y clasificación de los gastos es fundamental para la preparación de estados financieros precisos y para la toma de decisiones gerenciales informadas. Las NIIF para PYMES proporcionan un marco claro para su reconocimiento y revelación.
