En la República Dominicana, el proceso de facturación electrónica en instituciones públicas, conocido como e-CF (Comprobante Fiscal Electrónico), es un sistema regulado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Este sistema busca modernizar y simplificar la emisión, recepción y validación de facturas, ofreciendo mayor transparencia y eficiencia.
A continuación, se describen los pasos para la implementación y uso de la facturación electrónica en una institución pública dominicana.
Paso 1: Solicitud y Autorización
Solicitud de Certificado Digital
La institución pública debe obtener un certificado digital de firma electrónica de una entidad autorizada por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (Indotel). Este certificado garantiza la autenticidad e integridad de las facturas emitidas.
Inscripción en la DGII
La institución debe solicitar la autorización para ser emisor electrónico ante la DGII a través de la Oficina Virtual (OFV). Este proceso incluye la presentación de la documentación requerida, como el RNC (Registro Nacional de Contribuyentes) y el certificado digital.
Paso 2: Adecuación Tecnológica
Desarrollo o Adquisición de un Sistema
La institución debe contar con un sistema de facturación electrónica que cumpla con las especificaciones técnicas de la DGII. Este sistema puede ser:
Desarrollo propio: Creación de un software a la medida.
Adquisición de un software comercial: Utilizar un proveedor de servicios de facturación electrónica (PSFE) que ya esté certificado por la DGII.
Integración con la DGII
El sistema de la institución debe ser capaz de interactuar con los sistemas de la DGII para la validación y autorización de los e-CF. Esto se realiza a través de web services o API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), que permiten el envío y recepción de información en tiempo real.
Paso 3: Emisión del Comprobante Fiscal Electrónico (e-CF)
Creación del e-CF
Cuando la institución pública vende un bien o servicio, su sistema de facturación genera un e-CF en formato XML que contiene toda la información de la transacción, incluyendo:
Datos del emisor y receptor.
Descripción de los bienes o servicios.
Montos, impuestos y total.
Número de Comprobante Fiscal (NCF) electrónico.
Firma Digital
El e-CF generado se firma digitalmente con el certificado de la institución. Esto asegura que la factura no ha sido alterada después de ser creada y verifica la identidad del emisor.
Paso 4: Envío y Validación
Envío a la DGII
El sistema de la institución envía el e-CF firmado a la DGII para su validación. Este proceso puede ser en línea (tiempo real) o por lotes, dependiendo del acuerdo con la DGII.
Validación de la DGII
La DGII valida el e-CF en base a:
La estructura y formato del archivo.
La validez de la firma digital.
La información tributaria del emisor y receptor.
Si la validación es exitosa, la DGII asigna un acuse de recibo con un código de autorización al e-CF. Si hay errores, la DGII informa a la institución para que corrija la factura.
Paso 5: Entrega y Almacenamiento
Entrega al Receptor
Una vez validado, el e-CF autorizado se considera una factura válida. La institución debe entregar la representación gráfica (PDF) de la factura al cliente o receptor. La entrega puede ser por correo electrónico u otros medios electrónicos.
Almacenamiento
Tanto el emisor como el receptor están obligados a almacenar los e-CF originales (formato XML) y sus representaciones gráficas por el período de tiempo establecido por la DGII (generalmente 10 años). Esto es crucial para futuras auditorías y consultas.
Paso 6: Gestión de Eventos y Anulación
Eventos
El sistema de facturación electrónica permite la gestión de eventos asociados al e-CF, como la aceptación, rechazo o anulación de la factura por parte del receptor. Estos eventos deben ser notificados a la DGII.
Notas de Crédito y Débito
Para correcciones o devoluciones, la institución debe emitir e-CF de notas de crédito o débito que estén vinculados al e-CF original. Esto asegura la trazabilidad y la correcta afectación de los registros contables y fiscales.
Este proceso, aunque complejo en su implementación inicial, agiliza las operaciones, reduce costos administrativos y facilita el cumplimiento fiscal, elementos clave para la modernización de la gestión pública.
FUENTE: Tomado de Gemini Google/Busqueda investigativa de MDJL/Fotos de Google
