A continuación, se detalla el proceso paso a paso para cada grupo de cuentas:
1. Activos Corrientes
Efectivo y Equivalentes de Efectivo:
Solicitar los estados de cuenta bancarios más recientes y realizar las conciliaciones bancarias a la fecha de corte.
Arqueas los fondos de caja chica y efectivo en caja general.
Identificar las cuentas en moneda extranjera para establecer la tasa de cambio oficial a la fecha de inicio.
Registrar el balance neto conciliado por cada banco en el nuevo catálogo de cuentas.
Inversiones Temporales:
Recopilar los certificados de depósitos a plazo u otros títulos valores con vencimiento menor a 90 días.
Verificar los montos de capital, tasas de interés y fechas de vencimiento para configurar los recordatorios de rendimiento.
Documentos por Cobrar / Cuentas por Cobrar:
Extraer la antigüedad de saldos de clientes a la fecha de corte.
Verificar que la suma de las cuentas individuales coincida con la cuenta control.
Digitar el maestro de clientes en el nuevo sistema (nombres, RNC/cédula, límites de crédito, días de crédito).
Cargar las facturas pendientes de cobro una por una (o saldos iniciales por cliente) para mantener la trazabilidad de la antigüedad de saldos.
Identificar y registrar los pagarés firmados (Documentos por cobrar) con sus respectivas tablas de amortización.
Inventario de Mercancías (Sistema Continuo):
Realizar un conteo físico obligatorio de toda la mercancía en almacén y tiendas a la fecha de corte.
Crear el maestro de artículos en el software (códigos, descripción, unidad de medida, categorías, costos unitarios de adquisición y precios de venta).
Cargar las cantidades físicas resultantes del conteo multiplicadas por su costo (usando el método elegido: PEPS o Promedio Ponderado) como inventario inicial. Al ser inventario continuo, cada venta posterior afectará automáticamente este módulo y el costo de ventas.
Mercancía en Tránsito:
Recopilar las facturas de proveedores del exterior, conocimientos de embarque (Bill of Lading) y pagos de aranceles de mercancías que ya se pagaron o embarcaron pero no han llegado al almacén.
Registrar estos costos acumulados en una cuenta transitoria hasta que la mercancía sea recibida físicamente y pase al inventario regular.
Pagos Anticipados / Impuestos Adelantados:
Revisar contratos de seguros, alquileres u otros servicios pagados por adelantado. Armar una tabla de amortización mensual para el nuevo sistema.
Recopilar las certificaciones de retenciones de impuestos que le hayan efectuado los clientes (ITBIS/IVA retenido, Impuesto sobre la Renta) y los saldos a favor reportados en la administración tributaria para cargarlos como créditos fiscales.
2. Activos No Corrientes (Largo Plazo)
Inversiones de Largo Plazo:
Solicitar los contratos de acciones en otras compañías, bonos o inversiones con vencimiento mayor a un año.
Registrar su valor nominal o bajo el método de participación según corresponda.
Propiedad, Planta y Equipo (PPE) / Depreciación Acumulada:
Realizar un inventario físico de activos fijos (vehículos, mobiliario, maquinaria, edificios, terrenos).
Crear el módulo de Activos Fijos en el sistema con el maestro de cada bien, asignándole: fecha de adquisición, costo histórico, vida útil restante, método de depreciación y la depreciación acumulada correspondiente hasta la fecha de corte.
El sistema debe quedar programado para calcular el gasto de depreciación mensual automáticamente a partir del mes de inicio.
Cargos Diferidos o Activos Intangibles de Largo Plazo:
Identificar gastos de organización, software (licencias), marcas o patentes.
Establecer el tiempo de amortización restante y cargar el valor neto en libros.
Otros Activos:
Registrar depósitos en garantía (de alquileres, servicios de luz, internet) que no se recuperarán en el corto plazo.
3. Pasivos Corrientes
Cuentas por Pagar / Documentos por Pagar:
Extraer el listado físico o digital de facturas pendientes de pago a proveedores a la fecha de corte.
Crear el maestro de proveedores en el sistema (datos fiscales, días de crédito).
Cargar el saldo inicial factura por factura para controlar el vencimiento de los pasivos.
Registrar por separado los pagarés financieros a corto plazo (Documentos por pagar).
Préstamos por Pagar de Corto Plazo / Porción Corriente de Préstamos de Largo Plazo:
Solicitar las tablas de amortización de los préstamos bancarios.
Separar el capital que vence dentro de los próximos 12 meses (Porción corriente) del resto de la deuda a largo plazo, e introducirlos en sus respectivas cuentas.
Intereses de Préstamos por Pagar:
Calcular y registrar los intereses devengados y no pagados a la fecha de corte de los préstamos vigentes.
Retenciones de Ley por Pagar / Acumulaciones por Pagar:
Levantar los montos retenidos a empleados en la última nómina (Impuesto sobre la renta de asalariados, seguridad social) y retenciones de impuestos a terceros pendientes de pago al fisco.
Registrar provisiones pendientes como vacaciones, salario de Navidad (regalía), bonificaciones o servicios públicos consumidos pero no facturados (luz, agua).
Impuestos por Pagar:
Determinar las liquidaciones de impuestos mensuales (como el ITBIS/IVA del último mes) pendientes de pago.
Cobros Anticipados:
Listar los anticipos recibidos de clientes por mercancías que aún no han sido entregadas. Se configuran como un pasivo hasta que el inventario continuo registre la salida y genere la factura de venta.
Dividendos por Pagar a Accionistas:
Revisar las actas de asamblea de socios donde se hayan decretado dividendos que aún no se han liquidado en efectivo.
4. Pasivos No Corrientes y Capital (Patrimonio)
Préstamos por Pagar de Largo Plazo / Cuentas por Pagar de Largo Plazo:
Registrar la porción del capital de los financiamientos y deudas comerciales cuyo vencimiento exceda los 12 meses, vinculándolos a sus tablas de amortización en el sistema.
Capital Social:
Solicitar los estatutos de la empresa y actas de asamblea de modificación de capital.
Registrar los saldos por aportes de capital autorizados, suscritos y pagados de los accionistas.
Reserva Legal:
Verificar el acumulado de la reserva obligatoria exigida por las leyes comerciales del país sobre las utilidades netas.
Utilidades Acumuladas:
Cargar el histórico de los resultados de ejercicios anteriores (ganancias o pérdidas retenidas) no distribuidas.
Superávit por Revaluación:
Solicitar las tasaciones o avalúos formales realizados por peritos sobre las Propiedades, Planta y Equipo que justifican el incremento del valor del activo contra el patrimonio.
Paso Final de Configuración:
Una vez digitados todos estos saldos iniciales (idealmente mediante un asiento de diario de apertura), el sistema computarizado debe generar un Balance de Comprobación Inicial perfectamente cuadrado (Débitos = Créditos). A partir de ese instante, se habilitan los módulos operativos (Ventas, Compras, Inventario, Caja, Nómina) para el registro diario.
