Para configurar correctamente un sistema de contabilidad computarizado en una empresa comercial en la República Dominicana, adaptado a las normativas de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) y la Facturación Electrónica (Ley 51-23), sigue estos pasos estructurados:
Paso 1: Configurar la Empresa y Facturación Electrónica
Datos Generales: Introduce el Nombre Comercial, Razón Social y el RNC (Registro Nacional de Contribuyentes) de 9 dígitos.
Dirección y Contacto: Registra la dirección física local, teléfono y correo electrónico institucional.
Moneda Base: Define el Peso Dominicano (DOP) como moneda local. Si manejas transacciones en USD o EUR, activa la bimoneda e ingresa la tasa de cambio diaria del Banco Central.
Configuración de Facturación Electrónica (e-CF):
Sube el Certificado Digital para Procedimientos Tributarios (firma digital de la empresa).
Configura la URL del ambiente (desarrollo/certificación y luego producción) conectado a los servidores de la DGII.
Solicita y carga en el sistema los rangos de Secuencias de Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF) autorizados por la DGII (ej. Serie E: E31 para Crédito Fiscal, E32 para Consumo, E45 para Notas de Crédito).
Paso 2: Configurar los Periodos Contables
Definición del Año Fiscal: Elige una de las cuatro fechas de cierre permitidas en RD para empresas comerciales (la más común es el 31 de diciembre, pero también puede ser 31 de marzo, 30 de junio o 30 de septiembre).
Apertura de Periodos Mensuales: Divide el año fiscal en 12 periodos mensuales (enero a diciembre).
Bloqueos de Seguridad: Configura el sistema para que cierre automáticamente el periodo anterior a más tardar el día 20 del mes siguiente (coincidiendo con la fecha límite de presentación del IT1 de la DGII) para evitar alteraciones en la contabilidad ya declarada.
Paso 3: Configurar el Catálogo de Cuentas
Diseña una estructura numérica estándar adaptada a las NIIF para PYMES y las necesidades fiscales de RD:
1. Activos: (11-Activos Corrientes: Caja Chica, Bancos en DOP/USD, Cuentas por Cobrar Clientes, Inventarios; 12-Activos Fijos: Terrenos, Edificios, Equipos de Cómputo).
2. Pasivos: (21-Pasivos Corrientes: Cuentas por Pagar Proveedores, ITBIS Retenido por Pagar, Retenciones de ISR por Pagar [02%, 10%], TSS por Pagar; 22-Pasivos a Largo Plazo).
3. Capital / Patrimonio: (Capital Social, Reserva Legal [mínimo 5% hasta el 10% del capital social según la Ley 479-08], Utilidades Retenidas).
4. Ingresos: (41-Ingresos por Ventas Locales gravadas con ITBIS, Ingresos por Ventas Exentas, Ingresos por Exportaciones).
5. Costos: (51-Costo de Ventas, Compras de Mercancías).
6. Gastos: (61-Gastos de Personal [Sueldos, Bonificaciones, TSS, Infotep]; 62-Gastos Operativos [Alquiler, Electricidad]; 63-Gastos Fiscales/Impuestos [Impuesto a los Activos, Licencias]).
Paso 4: Configurar las Tablas de Interfaz de los Módulos
Para que los módulos auxiliares se contabilicen automáticamente en el libro mayor, mapea las siguientes cuentas puente:
Módulo de Ventas / Facturación:
Al facturar: Débito a Cuentas por Cobrar Clientes / Crédito a Ingresos por Ventas y Crédito a ITBIS por Pagar (18%).
Módulo de Compras / Cuentas por Pagar:
Al registrar factura de proveedor: Débito a Inventario o Gasto, Débito a ITBIS Pagado Adelantado / Crédito a Cuentas por Pagar Proveedores.
Módulo de Inventarios:
Al vender: Débito a Costo de Ventas / Crédito a Inventario de Mercancía.
Módulo de Caja y Bancos:
Al recibir cobros o pagar: Afectación directa a la cuenta de Banco específica contra Clientes o Proveedores.
Paso 5: Configurar los Impuestos de Ley
ITBIS (Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios):
Configura la tasa general del 18%.
Configura la tasa reducida del 16% (si aplica para productos derivados del sector alimentario).
Configura la tasa del 0% para productos exentos o exportaciones.
Retenciones de ITBIS: Configura las reglas de retención entre Personas Jurídicas y Personas Físicas (ej. retención del 100% del ITBIS facturado cuando una Persona Física presta servicios a la empresa, o el 30% entre sociedades si aplica).
Retenciones de ISR (Impuesto sobre la Renta):
10% para honorarios por servicios profesionales prestados por personas físicas.
10% para alquileres pagados a personas físicas.
2% para servicios técnicos de personas físicas.
Paso 6: Configurar los Clientes de la Empresa
Ficha del Cliente: Registra Razón Social, Dirección, Teléfono y Correo Electrónico (vital para el envío automático del e-CF en formato XML y PDF).
Identificación Fiscal: Campo obligatorio para el RNC (si es empresa) o Cédula de Identidad (si es persona física). Si es extranjero sin residencia, se usa el Pasaporte.
Tipo de Comprobante por Defecto: Asigna el e-CF correspondiente según el perfil del cliente:
Cliente Comercial (Empresa): E31 - Factura de Crédito Fiscal Electrónica.
Cliente Final (Público general): E32 - Factura de Consumo Electrónica.
Términos de Crédito: Define días de crédito (Contado, 15, 30, 60 días) y límite de crédito monetario.
Paso 7: Configurar los Inventarios de la Empresa
Método de Valuación: Selecciona el método autorizado por la DGII (comúnmente Costo Promedio Ponderado o PEPS - Primero en Entrar, Primero en Salir).
Creación de Artículos: Registra Código del producto, Descripción, Unidad de Medida (unidad, caja, libra, etc.).
Clasificación Fiscal del Artículo: Marca cada producto si está Gravado con ITBIS (18%) o si es Exento, para que el módulo de facturación aplique el impuesto automáticamente.
Cuentas Contables Vinculadas: Asigna a cada artículo o categoría su cuenta de Inventario (Activo), Costo de Venta (Costo) e Ingreso por Venta (Ingresos).
Paso 8: Configurar los Proveedores de la Empresa
Datos Básicos: Razón Social, RNC (obligatorio para validar el gasto fiscal), Dirección, Teléfono y Correo.
Clasificación de Costos y Gastos (Formatos DGII): Asigna a cada proveedor el tipo de gasto predeterminado según el formato 606 (ej. Gastos de Personal, Gastos por Arrendamientos, Gastos de Activos Fijos, Gastos Operativos).
Manejo de Retenciones: Si el proveedor es una persona física, configura la ficha para que el sistema aplique automáticamente la retención de ISR (10% o 2%) y de ITBIS (100%) al procesar sus facturas de compra mediante un comprobante E41 (e-CF de Compras).
Paso 9: Formato e Ingreso del Balance de Comprobación Inicial (Paso por Paso)
Para arrancar operaciones con saldos reales en el sistema ya configurado, debes realizar una entrada de diario con el balance de corte.
Procedimiento para registrarlo:
Dirígete al módulo de Contabilidad General / Entradas de Diario.
Crea una Nueva Entrada de Diario.
Selecciona la fecha de corte (ejemplo:
01/01/2026).En el concepto coloca: “Registro de saldos iniciales de apertura de la empresa por configuración del sistema”.
Digita cuenta por cuenta, colocando los saldos donde corresponda (Débito o Crédito). Al finalizar, la suma de los débitos debe ser exactamente igual a la suma de los créditos (Asiento cuadrado).
Formato Modelo de Balance de Comprobación Inicial (en DOP):
| Código de Cuenta | Nombre de la Cuenta Contable | Saldo Débito (DOP) | Saldo Crédito (DOP) |
| 1101-01 | Caja General | 50,000.00 | |
| 1102-01 | Banco Comercial Local DOP | 1,200,000.00 | |
| 1103-01 | Cuentas por Cobrar Clientes (Aux. Clientes) | 350,000.00 | |
| 1104-01 | Inventario de Mercancías (Aux. Inventario) | 850,000.00 | |
| 1201-01 | Mobiliario y Equipos de Oficina | 200,000.00 | |
| 1201-02 | Equipos de Cómputo | 150,000.00 | |
| 2101-01 | Cuentas por Pagar Proveedores (Aux. Prov.) | 400,000.00 | |
| 2102-01 | ITBIS por Pagar / Retenido | 45,000.00 | |
| 3101-01 | Capital Social Autorizado y Pagado | 2,000,000.00 | |
| 3101-02 | Reserva Legal | 25,000.00 | |
| 3101-03 | Utilidades Retenidas (Años Anteriores) | 330,000.00 | |
| TOTALES | Cuadre del Asiento Inicial | 2,800,000.00 | 2,800,000.00 |
Presiona Guardar y Postear (Asentar). A partir de este momento, los módulos auxiliares de inventario, clientes y proveedores deben conciliar perfectamente con estos saldos de apertura de la cuenta matriz.
