Sea computarizada, en la nube o manual, todo contador y estudiante de Contabilidad deben dominar Sistema de Contabilidad y el Ciclo Contable Práctico. De lo contrario debes detenerte, aprenderlo y luego continuar desarrollando los conocimientos sobre temas más avanzados.
Antes de querer llevar registros contables, debes conocer lo que es un Sistema de Contabilidad, los elementos que lo integran y cómo se trabaja el Ciclo Contable en el mismo. Insistimos, sea manual o automatizado.
UN SISTEMA DE CONTABILIDAD LO INTEGRAN:
1.-Organización y clasificación de la entidad.
2.-División funcional y departamental de la entidad.
3.-Manual de normas, procedimientos y funciones.
4.-Catalogo de Cuentas contables.
5.-Instructivo al Catálogo de Cuentas.
6.-Libros de Registros Contables (diarios auxiliares, mayores auxiliares y mayor general).
7.-Formularios o documentos operacionales y administrativos.
8.-Modelo de Estados financieros básicos y sus notas aclaratorias.
9.-Controles Internos operacionales y administrativos.
10.-Equipos tangibles a usar y sus seriales.
11.-Estructura impositiva legal (comprobantes fiscales, formatos de envío, ITBIS y llenado IT-1, ISR a Personas Físicas y llenado IR-1 con sus anexos, ISR a Personas Jurídicas con llenado formulario IR-2 y sus anexos, incluido Impuesto a los Activos,. También llenado formularios IR-3, IR-17, entre otros aspectos tributarios).
Cuando se tiene diseñado e instalado el Sistema de Contabilidad en la entidad, automatizado o manual, entonces es que se debe proceder a llevar Contabilidad Organizada. No puede haber Contabilidad sin un sistema instalado.
EL CICLO CONTABLE PRACTICO
El Ciclo Contable Practico, incluye una serie de pasos que se deben dar durante un periodo de un año, para llevar de forma correcta los registros contables. Estos pasos son:
1.-Levantamiento de informaciones a una fecha determinada con las cuentas de activo, pasivo y capital, obteniendo los balances iniciales de las mismas.
2.-Elaboración del Balance de Comprobación inicial, con los saldos de las cuentas del levantamiento de informaciones.
3.-Elaboración de la Entrada de Diario inicial o de apertura con los saldos de las cuentas del Balance de Comprobación inicial.
4.-Pase de la Entrada de Diario al libro Mayor General y a los libros Mayores Auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por pagar.
5.-Registro diario de las transacciones comerciales en los Diarios Especializados de: Entrada de Almacén, Salida de Almacén, Ventas a Créditos, Ingresos, Desembolsos y de Devoluciones, otros.
6.-Registro de las transacciones comerciales en los libros Mayores Auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por Pagar.
7.-Elaboración de las Entradas de Diario Recurrentes y No recurrentes de final de mes, extraídas de los diarios especializados y de las partidas ajustables (pagos anticipados, cargos diferidos, provisiones y reservas, ingresos devengados y no cobrados, gastos acumulados por pagar, nómina de pago, depreciaciones, conciliaciones bancarias, ajustes fiscales, entre otras).
8.-Pase de las Entradas de Diarios Recurrentes y No recurrentes al libro Mayor General, y verificación de los cuadres de las cuentas de los Mayores Auxiliares contra el Mayor General.
9.- Elaboración del Balance de Comprobación Ajustado.
10.-Elaboración de los Estados Financieros Básicos: Estado de Situación o Balance General, Estado de Resultado y Resultados Integrales, Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Cambio en el Patrimonio, con sus respectivas Notas Aclaratorias y el análisis de rigor, aplicando índices y razones financieras (ratios).
11.-Cierre de las Cuentas Nominales al final del período contable, luego de todos los Asientos de Ajustes y de Reclasificaciones correspondientes, y de las partidas que afectan los Estados Financieros, para dejar los saldos correctos, incluidas las partidas impositivas.
12.-Elaboración del Balance de Comprobación posterior al Cierre, con las cuentas de activo, pasivo y capital que quedan abiertas.
SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CICLO CONTABLE COMPUTARIZADO
Los sistema de contabilidad computarizado, incluyendo los que funcionan en las nubes, incluyen una serie de pasos para su funcionamiento. Estos son:
PROGRAMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA SISTEMA DE CONTABILIDAD
CONTENIDO DEL PROGRAMA :
1.-CREACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
1.1.- Creación y configuración de una empresa
Se crea y se configura la empresa; se crea la dirección, teléfonos, RNC, NCF, dirección electrónica, código postal, entre otros elementos.
1.2.- Creación del catálogo de cuentas
Se crea los códigos de las cuentas contables mediante un catálogo, con su instructivo de registro, para registrar las transacciones comerciales.
1.3.- Creación de los códigos de mensajes, de términos,
de impuestos
Se crean los códigos de los mensajes que llevarán las facturas y documentos; los términos de pagos de los mismos; el valor de los impuestos a cobrar o pagar por las compras y ventas.
1.4.- Creación de los códigos de clientes, proveedores,
productos, activos fijos
Se crean los códigos de los clientes de la empresa a los cuales se les abrirá créditos; también los códigos de los suplidores a los cuales se les comprará a crédito; los códigos de los productos que la empresa venderá y que estarán en inventario; los códigos de los activos fijos o bienes depreciables.
1.5.- Creación de las tablas de interfaz.
Aquí se crean las cuentas contables que harán interfaz en el sistema, de tal forma que el mismo permita los registros automáticos en los mayores auxiliares y en el mayor general.
2.- PROCESO DE LOS REGISTROS DE OPERACIONES DE LA EMPRESA
2.1.- Registro de transacciones en los diarios y mayores
auxiliares
Aquí se registran todas las transacciones que diariamente se originan en una empresa: ventas, compras, pagos, depósitos, cobros a clientes, pagos a suplidores y los gastos diversos.
2.2.- Generación de los libros diarios.
Esta fase permite generar los libros diarios y mayores auxiliares que se producen como consecuencia de los registros contables diarios.
2.3.- Posteo al mayor general.
En esta fase del sistema, se procede a realizar los pases de las cuentas que se registraron en los libros diarios auxiliares, para llevarlas al libro mayor general.
2.4.- Generación de los asientos de ajustes.
Aquí se procede a elaborar los asientos de ajustes de final de mes: depreciación, pagos anticipados, cobros adelantados, intereses ganados no cobrados, gastos acumulados por pagar, entre otros.
2.5.- Generación del balance de comprobación.
En esta fase se procede a generar el balance de comprobación, para verificar la paridad de las cuentas de débitos y créditos del libro mayor general.
2.6.- Generación de los estados financieros.
Aquí se procede a generar los informes contables o estados financieros, tales como: balance general, estado de resultado, estado de flujo de efectivo y el estado de cambio en el patrimonio
2.7.- Cierre automático de las cuentas nominales.
Aquí se procede a cerrar las cuentas nominales (ingresos, costos y gastos), para elaborar un balance con las cuentas reales (activo pasivo y capital
2.8.- Elaboración del balance de comprobación posterior
al cierre
Aquí se procede a elaborar el balance de comprobación después del cierre de las cuentas nominales. Con esto concluye la fase completa de un ciclo contable a través del programa computarizado.
NOTA: Es importante destacar que la gestión fiscal es parte del ciclo contable, para lo cual se debe contar con un departamento interno o de asesoría impositiva externa.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
