Aspectos fundamentales para llevar la Contabilidad General de una entidad, o para llevar Contabilidad por Igualas
Por el
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens…
Sea computarizada o manual, todo contador y estudiante de Contabilidad deben dominar Sistema de Contabilidad y el Ciclo Contable Práctico. De lo contrario debes detenerte, aprenderlo y luego continuar desarrollando los conocimientos sobre temas más avanzados.
Antes de querer llevar registros contables, debes conocer lo que es un Sistema de Contabilidad, los elementos que lo integran y cómo se trabaja el Ciclo Contable en el mismo. Insistimos, sea manual o automatizado, pues el procedimiento es el mismo.
UN SISTEMA DE CONTABILIDAD LO INTEGRAN:
1.-Organización y clasificación de la
entidad.
Es
la fase inicial luego de la recopilación de informaciones de la entidad,
realizada a través de un Levantamiento de Informaciones. Aquí se plasman todos
los datos generales del negocio, tales como: nombre comercial, forma de
organización mercantil, dirección, teléfono, RNC, actividad comercial,
productos que comercializa, forma del capital, principales accionistas o socios
y sus aportes de capital, entre otros aspectos de importancia relacionados.
2.-División funcional y departamental
de la entidad.
Continuando
con las informaciones recopiladas en el Levantamiento de Informaciones, en esta
fase se describen: el organigrama de funciones, con la composición de los
departamentos y sus puestos, señalando una breve descripción de cada uno, a
modo de conocimiento general.
3.-Manual de normas, procedimientos y
funciones.
Siguiendo
con el Levantamiento de Informaciones, en esta fase se describen las Políticas
Contables de la Entidad, las funciones detalladas de cada uno de los puestos y
las normativas institucionales, distintas de los controles internos, entre
otros aspectos de interés relacionados.
4.-Catálogo de Cuentas Contables.
Mediante
el Levantamiento de Informaciones se obtienen las informaciones del tipo de
negocio, qué comercializa, los costos en que incurre y los posibles gastos
mensuales. Con lo anterior se parte para elaborar un Catálogo de Cuentas, con
los rubros de Activos, Pasivos, Capital Ingresos, Costos, Gastos, Otras Cuentas
de Ingresos, Otras Cuentas de Gastos y la Cuenta de Cierre (Resumen de
Ganancias y Pérdidas), entre otros aspectos relacionados. Es importante aclarar
que el catalogo debe ser abarcativo, uniforme y flexible, incluyendo todas las
cuentas del libro Mayor General.
5.-Instructivo al Catálogo de
Cuentas.
Cada
Catálogo de Cuentas debe ser precedido de un Instructivo. Esto es un, describir
para cada cuenta contable o grupo de cuentas reales y nominales, lo siguientes:
Nombre de la cuenta, Grupo al que pertenece, Control o de Detalle, Saldo que representa,
Cuándo se debita y Cuándo se acredita, como aspectos fundamentales.
6.-Libros de Registros Contables
(diarios y mayores).
Una vez se ha elaborado el Catálogo de Cuentas, se debe proceder a diseñar los distintos libros en donde se registrarán las operaciones comerciales, de reclasificaciones y de ajustes, cada día y mes por mes. Estos libros son los de Entada Original (Diarios) y los de Entrada Secundaria (Mayores).
Diario Combinado
Se utiliza para registrar diariamente todas las transacciones comerciales que se originen en la entidad, como son las ventas, compras, cobros a clientes, desembolsos de efectivo, depósitos, entradas de almacén y salidas de almacén, entre otras. Al final de mes se suma para hacer la Entrada de Diario por las operaciones registradas.
Diario de Ventas
Aquí se registran todas las ventas de mercancías a crédito, en orden cronológico y numérico. Al final de cada mes el diario se suma para hacer la Entrada de Diario.
Diario de Compras
Aquí
se registran todas las compras de mercancías a crédito, cuando se utiliza
sistema de inventario periódico. Al final de mes se suma para hacer la Entrada
de Diario.
Diario de Ingresos
En este se registran diariamente las entradas de efectivo a caja y bancos, tales como cobros a clientes, otros ingresos y depósitos bancarios, entre otras. Al final de mes se suma para hacer la Entrada de Diario.
Diario de Desembolsos
Se utiliza para registrar todos los desembolsos de efectivo diarios, tales como: pagos a proveedores, pago de gastos, pagos de préstamos, pagos de impuestos, TSS, entre otros. Al final de mes se hace la Entrada de Diario.
Diario de Entrada de Almacén
Se registran diariamente los comprobantes por las entradas de mercancías al almacén. Al final de mes se hace la Entrada de Diario.
Diario de Salida de Almacén
En este se registran los comprobantes por las salidas de mercancías del almacén para ser llevadas al departamento de ventas. Al final de mes se hace la Entrada de Diario.
Diario de Notas de Débito y Notas de
Crédito Comerciales
Aquí
se registran las notas de débito y las notas de crédito comerciales, que hagan
los proveedores. Al final de mes se hace la Entrada de Diario.
SISTEMA DE CONTABILIDAD Y CICLO CONTABLE!
Aspectos fundamentales para llevar la
Contabilidad General de una entidad, o para llevar Contabilidad por Igualas
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Los Libros Mayores son los siguientes:
Mayor Auxiliar de Bancos
Se
utiliza para registrar los depósitos bancarios realizados, las notas de débito
y crédito bancarias, los cheques emitidos y cualquier otro cargo o abono
bancario que se haga a cuenta. Su saldo debe cuadrar con la cuenta control del Efectivo
en Bancos en el Mayor General a final de cada mes.
Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
En
este libro se registra diariamente todas las facturas de las ventas a crédito,
las notas de débitos y créditos comerciales, los cobros realizados a clientes y
cualquier otro crédito realizado por la entidad. Su saldo debe cuadrar con la
cuenta control de Cuentas por Cobrar del Mayor General a final de cada mes.
En
este libro, también llamado “tarjetero”, se deben registrar todos los
comprobantes o documentos por las entradas y salidas diarias del almacén,
incluyendo notas de débitos y créditos comerciales. Su saldo debe cuadrar con
la cuenta control de Inventarios del Mayor General a final de cada mes.
Mayor Auxiliar de Activos Fijos
Aquí se registran los comprobantes o documentos por las entradas y salidas de los activos fijos que se adquieran, se adicionen y se retiren, además de su depreciación acumulada mensual. Su saldo debe cuadrar con la cuenta control de Activos Fijos del Mayor General a final de cada mes.
Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar
En este libro se registran las facturas por las compras de mercancías a crédito, los pagos realizados a proveedores y las notas de débito y de crédito comerciales. Su saldo debe cuadrar con la cuenta control de Cuentas por Pagar del Mayor General a final de cada mes.
Mayor General
Es el libro padre/madre, en donde se deben registrar todas las cuentas del Catálogo de Cuentas, con sus respectivas cuentas controles y de detalles. Es el utilizado para hacer el Balance de Comprobación y los Estados Financieros.
7.-Formularios o documentos
operacionales y administrativos.
Son los llamados documentos de origen (facturas, comprobantes, recibos, cheques, volantes de depósitos, otros). Los formularios se utilizan para registrar en ellos las operaciones de la entidad, para luego con ellos proceder a realizar los registros contables en los libros diarios y mayores. Los documentos deben estar bien identificados, pre numerados, con las copias correspondientes para el esquema de registro y archivo y deben estar avalados (con las firmas de hecho, revisado y autorizado). Antes de su registro deben organizarse en orden pre numérico y cronológico, para después codificarlos con las cuentas de catálogo, con lo cual se procede a sus registros en los diarios y mayores auxiliares.
En esta fase se incluyen modelos de los cuatros estados financieros básicos que se elaboran cada mes en la entidad, incluyendo sus respectivas notas aclaratoria. Estos informes son: Estado de Resultados, Estado de Situación, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio
9.-Controles Internos operacionales y
administrativos.
En esta fase se incluye el sistema de control interno para salvaguardar los activos y contribuir con la eficiencia operacional y administrativa de la entidad. Los controles pueden ser operacionales y administrativos. Los primeros están vinculados con las cuentas contables reales y nominales. Los segundos directamente con la gestión o administración. Un buen sistema de control es fundamental para el éxito y el logro de los objetivos de una entidad.
10.-Equipos tangibles a usar.
Es
importante describir la clasificación de los activos fijos, sus funciones y
establecer aquí el sistema serial o de códigos que tendrán, además de la
ubicación en que estarán colocados, entre otros aspectos relacionados. Esto es
clave para establecer chequeos periódicos en donde se encuentre ubicados.
11.-Estructura impositiva y laboral legal
Aquí es importante describir el esquema impositivo que tendrá la entidad para el correcto manejo del pago de los tributos al Estado. Esto es llevar la administración y operación de: (comprobantes fiscales, formatos de envío, ITBIS y llenado IT-1, ISR a Personas Jurídicas y el llenado formulario IR-2 y sus anexos, incluido Impuesto a los Activos, además del llenado de los formularios IR-3, IR-17, entre otros aspectos tributarios). También lo correspondiente a la estructura laboral con lo relacionado con el personal de trabajo, aspectos legales, incluido la TSS.
NOTA: Cuando se tiene diseñado e instalado el Sistema de
Contabilidad en la entidad, automatizado o manual, entonces es que se debe
proceder a llevar Contabilidad Organizada. No puede haber Contabilidad sin un
sistema instalado.
SISTEMA
DE CONTABILIDAD Y CICLO CONTABLE!
Aspectos fundamentales para llevar la
Contabilidad General de una entidad, o para llevar Contabilidad por Igualas
Por el
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens…
EL CICLO CONTABLE PRACTICO
El Ciclo Contable Práctico en una entidad incluye una serie de pasos que se deben dar diariamente y mes por mes durante un periodo de un año, para llevar de forma correcta los registros contables. Estos pasos son:
1.-Levantamiento de informaciones
Tomar los balances iniciales a una fecha determinada con las cuentas de activo, pasivo y capital, obteniendo los saldos para elaborar el Balance de Comprobación Inicial. Esto es, determinar los saldos reales o aproximados de cada una de las cuentas que componen el estado de situación (cuentas reales).
2.-Elaboración del Balance de
Comprobación inicial
Con
los saldos de las cuentas del levantamiento de informaciones, se debe proceder
a realizar un Balance de Comprobación Inicial, a sabiendas que por tratarse de
una entidad con personería jurídica, su capital o patrimonio no se obtiene por
diferencia, sino que hay que extraerlo de los estatutos, generando una
diferencia que puede ser positiva o negativa, (ganancias o pérdida acumulada).
3.-Elaboración de la Entrada de
Diario inicial o de apertura
Con los saldos de las cuentas del Balance de Comprobación Inicial se debe proceder a elabora la Entrada de Diario Inicial o de Apertura, para de ahí registrarla en el Mayor General y en los libros Mayores Auxiliares.
4.-Pase de la Entrada de Diario al
libro Mayor General y a los Mayores Auxiliares
Una
vez se ha elaborado la Entrada de Diario de Apertura, se debe proceder a
registrar en los libros Mayores Auxiliares de: Banco, Cuentas por Cobrar,
Inventario, Activo Fijo y Cuentas por Pagar, para dejar la contabilidad “en
cero”, y proceder la rutina diaria de los registros contables de la entidad.
5.-Registro diario de las
transacciones comerciales
Las
operaciones diarias de la entidad se deben registrar en los denominados Diarios
Especializados o Auxiliares de: Entrada de Almacén, Salida de Almacén, Ventas a
Créditos, Ingresos, Desembolsos, de Devoluciones, otros. Antes del registro, se
debe proceder a organizar los documentos en orden numérico y de fecha,
clasificados por tipos, para luego codificarlos con la cuenta contable que
afecte cada transacción, y de ahí se procede a registrarlos en los libros diarios
ya descritos.
6.-Registro de las transacciones
comerciales en los libros Mayores Auxiliares
Una vez que se registran los documentos de origen en los distintos diarios auxiliares, se procede entonces a registrarlos en los libros Mayores Auxiliares de: Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por Pagar. Luego los documentos se firman, se sellan y archivan en el orden correspondiente.
La rutina diaria de registro se produce del 1 al 30 o 31 de cada mes, afectando los distintos diarios y mayores. Cuando llega el final de mes, cada diario se suma y se procura que esté cuadrado en débitos y créditos. Al final de mes también se procede a elaborar todas las entradas de diario correspondientes de ajustes y reclasificaciones para registrarlas todas en el libro Mayor General. Las reclasificaciones se hacen sobre las cuentas de reales. Mientras que los asientos de ajustes afectan partidas nominales y afectan resultados. Los principales asientos de ajustes vienen dados por: depreciaciones de activos fijos, amortización de pagos anticipados y cargos diferidos; también por las provisiones y reservas de activos y pasivos, por los ingresos devengados y no cobrados, los gastos acumulados por pagar, por la elaboración de la nómina de pago, por las partidas ajustables de las conciliaciones bancarias, ajustes fiscales, entre otros). Es siempre importante aclarar que los sistemas computarizados hacen de manera automática muchos de esos procesos.
8.-Pase de las Entradas de Diarios
Recurrentes y No recurrentes al libro Mayor General
Las entradas de diario recurrentes y no recurrentes se hacen a final de mes para actualizar la Contabilidad y poder elaborar el Balance de Comprobación Ajustado. Para eso, primero hay que pasar cada entrada elaborada al libro Mayor General, y proceder a verificar los cuadres de las cuentas de los Mayores Auxiliares contra el Mayor General. En los sistemas computarizados, esto se hace automáticamente.
9.- Elaboración del Balance de
Comprobación Ajustado.
Una vez hayamos pasado todas las entradas de diario de final de mes, entonces el siguiente paso del Ciclo Contable es elaborar el Balance de Comprobación Ajustado. Este proceso se hace de forma automática en los sistemas computarizados.
10.-Elaboración de los Estados
Financieros Básicos
Una
vez hemos obtenido el Balance de Comprobación Ajustado, se procede a elaborar
los cuatro estados financieros básicos, con sus respectivas revelaciones. Estos
son: Estado de Situación o Balance General, Estado de Resultado y Resultados
Integrales, Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Cambio en el Patrimonio,
Notas Aclaratorias y el análisis de rigor, aplicando índices y razones
financieras (ratios).
11.-Cierre de las Cuentas Nominales
al final del período contable
Al final del período contable se debe proceder a cerrar las cuentas nominales, para transferir sus saldos a ganancias y pérdidas. Es importante aclarar que este proceso se debe hacer cuando se haya realizado la auditoría externa al período de referencia, por lo que también es necesario el respaldo de los datos en el sistema antes de aperturar un nuevo año.
12.-Elaboración del Balance de
Comprobación posterior al Cierre
Cuando se cierran todas las cuentas nominales, quedarán abiertas las cuentas reales, con las cuales se debe elaborar un Balance de Comprobación Posterior al Cierre, siendo esto el proceso final de un Ciclo Contable Práctico exitoso, y “llevado por la regla”.
SISTEMA
DE CONTABILIDAD Y CICLO CONTABLE!
Aspectos fundamentales para llevar la
Contabilidad General de una entidad, o para llevar Contabilidad por Igualas
Por el
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens…
13.-Aspectos Impositivos Mensuales y Anuales
En adición al Ciclo Contable Financiero, se debe hacer mención al manejo administrativo con respecto al aspecto tributario. En virtud de que hay un departamento en la entidad que se encarga de los temas fiscales, es parte importante del Ciclo llevar todos los meses de forma correcta los comprobantes fiscales, la plataforma de los formatos de envío a la DGII, la elaboración de las declaraciones de impuestos (llenado de los formularios IT-1, IR-3, IR-17, y el IR-2 y sus Anexos, entre otros). Lo correcto es que las informaciones se extraigan de la contabilidad financiera real, que se hagan los ajustes conforme al Código Tributario y su Reglamento, y se tengan en cuenta los registros que se puedan generar con las diferencias temporeras y permanentes. Es importante agregar que la Ley 32-23 de Facturación Electrónica, entró en vigencia el 16 de mayo de 2023. Establece el uso obligatorio para los comprobantes digitales para registrar las transacciones comerciales en las entidades. Los grandes contribuyentes nacionales ya entraron. Para el 15/5/25 les toca a los grandes contribuyentes y medianos locales. Para el 15/5/26 les corresponde a los pequeños, micro y no clasificados. Eso cambiará la estructura de información de la DGII con los contribuyentes, pues será esa institución que hará las declaraciones juradas y se las remitirá a las entidades para su revisión.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Tres
veces Presidente de la Junta Directiva del ICPARD Filial Barahona y
ExPresidente Regional Sur del ICPARD…
Todos
los Derechos Reservados…
