Definición de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar son obligaciones a corto plazo que una empresa tiene con sus proveedores o acreedores por la adquisición de bienes o servicios a crédito. Representan un pasivo circulante y son una parte fundamental de la gestión financiera, ya que reflejan las deudas operativas de la compañía.
Clasificación de las Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar se pueden clasificar principalmente de dos maneras:
Por su origen:
Comerciales: Deudas con proveedores por la compra de mercancías o materias primas. Son las más comunes.
No comerciales: Deudas por otros conceptos, como la adquisición de activos fijos, el pago de impuestos, o gastos acumulados (sueldos, servicios públicos, etc.).
Por su naturaleza:
Cuentas por pagar a corto plazo: Aquellas que vencen en menos de un año. La mayoría de las cuentas por pagar entran en esta categoría.
Cuentas por pagar a largo plazo: Obligaciones con vencimiento superior a un año.
Reconocimiento y Medición
El reconocimiento de una cuenta por pagar ocurre en el momento en que se genera la obligación, es decir, cuando se reciben los bienes o servicios, no cuando se emite la factura. Es crucial reconocer el pasivo cuando la empresa obtiene el control de los beneficios futuros de los bienes o servicios.
La medición inicial se realiza al costo de adquisición, que es el valor de la transacción. Posteriormente, la medición se mantiene a este valor, a menos que existan descuentos o devoluciones que modifiquen el importe.
Control Interno
Un control interno eficaz sobre las cuentas por pagar es vital para prevenir fraudes, errores y asegurar la exactitud de los registros. Los elementos clave incluyen:
Segregación de funciones: El personal que autoriza las compras no debe ser el mismo que el que registra los pasivos o aprueba los pagos.
Autorización de pagos: Todos los pagos deben ser autorizados por un nivel gerencial adecuado.
Conciliación: Esencial para cotejar los registros contables con los estados de cuenta de los proveedores.
Documentación: Asegurar que cada transacción esté respaldada por documentos como órdenes de compra, recibos de mercancía y facturas.
Registros Contables
El registro contable de las cuentas por pagar generalmente implica un cargo a una cuenta de gastos o de activos y un abono a la cuenta de "Cuentas por Pagar".
Ejemplo de compra a crédito:
Débito: Gastos de Inventario / Compras
Crédito: Cuentas por Pagar
Ejemplo de pago a proveedores:
Débito: Cuentas por Pagar
Crédito: Efectivo / Bancos
Pruebas de Auditoría
Los auditores realizan pruebas para verificar la exactitud y existencia de las cuentas por pagar.
Pruebas de Cumplimiento
Estas pruebas evalúan la eficacia de los controles internos de la empresa. El objetivo es determinar si los procedimientos internos para el manejo de las cuentas por pagar se están siguiendo correctamente. Ejemplos incluyen:
Revisión de la segregación de funciones: Confirmar que no hay conflicto de roles.
Verificación de autorizaciones: Revisar que las facturas y pagos tengan las firmas de aprobación requeridas.
Pruebas de Sustancia
Estas pruebas buscan detectar errores o fraudes en los saldos de las cuentas. Son más detalladas y se enfocan en los montos. Ejemplos incluyen:
Confirmación de saldos: Enviar cartas a los proveedores para verificar el saldo adeudado.
Búsqueda de pasivos no registrados: Examinar facturas recibidas después del cierre del período contable para identificar pasivos que debieron ser registrados.
Presentación en los Estados Financieros
Las cuentas por pagar se presentan en el Balance General como un pasivo circulante, ya que se espera que se liquiden en el ciclo operativo normal de la empresa o en el año siguiente, lo que sea más largo. Se agrupan bajo un rubro llamado "Cuentas y Documentos por Pagar a Corto Plazo".
Información a Revelar
La información a revelar en las notas a los estados financieros es crucial para la transparencia. Debe incluir:
Políticas contables: Descripción de la política de la empresa para el reconocimiento y medición de las cuentas por pagar.
Composición de los saldos: Desglose de los principales proveedores o tipos de cuentas por pagar.
Plazos de vencimiento: Detalles sobre los vencimientos de las obligaciones para un mejor análisis de la liquidez.
Préstamos y cuentas por pagar
Definición y Clasificación
Los préstamos y cuentas por pagar son pasivos financieros que representan una obligación de una entidad de pagar una cantidad de dinero en el futuro a un tercero, ya sea una institución financiera, un proveedor u otra entidad. Esta obligación surge de un préstamo recibido o de bienes y servicios adquiridos a crédito. La diferencia clave entre ambos es la naturaleza de la obligación:
Préstamos por pagar:
Usualmente, son obligaciones a largo plazo que surgen de un contrato formal de préstamo con una institución financiera o un prestamista. Estos se caracterizan por tener un interés explícito y un plan de amortización definido.
Cuentas por pagar: Son deudas a corto plazo que provienen de las operaciones regulares del negocio, como la compra de inventario o suministros a crédito. Generalmente no tienen intereses explícitos, pero pueden incluir descuentos por pronto pago.
Clasificación:
Se clasifican en el balance general según su vencimiento:
A corto plazo: Aquellos que vencen en menos de un año. Se presentan como parte del pasivo corriente.
A largo plazo: Aquellos que vencen en un período superior a un año. Se presentan como parte del pasivo no corriente.
Reconocimiento y Medición
El reconocimiento es el proceso de incorporar un pasivo en los estados financieros. Un préstamo o cuenta por pagar se reconoce cuando la entidad tiene una obligación presente como resultado de un evento pasado y es probable que requiera la salida de recursos económicos para liquidarla.
La medición es la determinación del importe monetario del pasivo.
Medición inicial: En el momento del reconocimiento, se miden al costo amortizado. Esto significa que el pasivo se registra por el valor razonable del préstamo o cuenta por pagar en el momento de su adquisición, menos cualquier costo de transacción. En la mayoría de los casos, para las cuentas por pagar a corto plazo, el valor inicial es simplemente el importe nominal.
Medición posterior: Después del reconocimiento inicial, los préstamos y cuentas por pagar se siguen midiendo al costo amortizado. El costo amortizado se calcula utilizando el método del interés efectivo. Este método asigna los intereses a lo largo de la vida del préstamo, de modo que la tasa de interés efectiva es constante.
Control Interno y Registro Contable
El control interno es crucial para prevenir errores y fraudes en el manejo de préstamos y cuentas por pagar. Algunas prácticas esenciales incluyen:
Segregación de funciones: Las personas que autorizan compras no deben ser las mismas que registran las facturas o aprueban los pagos.
Autorización de pagos: Todos los pagos deben ser autorizados por un nivel gerencial apropiado, basándose en la documentación de respaldo completa (orden de compra, recibo de bienes y factura del proveedor).
Conciliación regular: Conciliar periódicamente el saldo de las cuentas por pagar con los estados de cuenta de los proveedores para identificar y resolver discrepancias.
Registro contable:
Reconocimiento de la deuda: Al recibir el bien o servicio, se registra un débito a la cuenta de gastos o activo correspondiente y un crédito a la cuenta de Cuentas por Pagar.
En el caso de un préstamo, el registro inicial sería un débito a la cuenta de Efectivo y un crédito a la cuenta de Préstamos por Pagar. Los pagos de principal e intereses se registrarían debitando la cuenta de Préstamos por Pagar y la cuenta de Gastos por Intereses, respectivamente, y acreditando Efectivo.
Pruebas de Auditoría
El auditor realiza pruebas de cumplimiento y pruebas de sustancia para verificar la validez y exactitud de los saldos de préstamos y cuentas por pagar.
Pruebas de Cumplimiento (o de Controles):
Se enfocan en verificar si los controles internos de la entidad funcionan como se espera.
Ejemplos:
Revisar si los pagos tienen la debida autorización.
Examinar la evidencia de que las conciliaciones de proveedores se realizan de forma regular.
Evaluar la segregación de funciones entre quienes registran, autorizan y pagan.
Pruebas de Sustancia:
Buscan evidencia directa sobre la exactitud de los saldos contables.
Ejemplos:
Confirmación de saldos: Enviar cartas a los proveedores y prestamistas para que confirmen directamente el saldo adeudado.
Revisión de pagos posteriores: Examinar los pagos realizados después del cierre del período para identificar pasivos no registrados (riesgo de subestimación).
Análisis de gastos: Revisar las cuentas de gastos para identificar grandes facturas que deberían tener una cuenta por pagar asociada al cierre del período.
Presentación y Revelación en los Estados Financieros
La presentación y revelación adecuadas son esenciales para que los usuarios de los estados financieros comprendan la situación financiera de la entidad.
Presentación en los Estados Financieros:
Balance General: Los préstamos y cuentas por pagar se presentan bajo la sección de Pasivos. Se dividen en pasivos corrientes (por vencer en 1 año) y no corrientes (más de 1 año).
Cuentas por pagar a proveedores y acreedores varios suelen ser pasivos corrientes.
Préstamos a largo plazo son pasivos no corrientes, aunque la porción que vence en el próximo año debe reclasificarse como pasivo corriente.
Información a Revelar (Notas a los Estados Financieros):
La entidad debe revelar información detallada sobre sus pasivos en las notas a los estados financieros para brindar transparencia.
La Información a revelar debe incluir:
Descripción de la naturaleza de la deuda: Por ejemplo, "Préstamo bancario con una tasa de interés variable".
Términos y condiciones: Tasa de interés, fecha de vencimiento, garantías otorgadas, y cualquier cláusula restrictiva (covenants).
Análisis de vencimientos: Un cuadro que muestre los montos de capital y de interés a pagar en los próximos 5 años o más.
Valor en libros vs. valor razonable: Si el valor razonable de la deuda difiere significativamente de su valor en libros, esta diferencia debe ser revelada.
Retenciones y Acumulaciones por Pagar
Las retenciones y acumulaciones por pagar son pasivos que representan obligaciones de una entidad hacia terceros.
Definición y Clasificación
Retenciones por Pagar
Las retenciones por pagar (también conocidas como pasivos por impuestos retenidos) son obligaciones que surgen cuando una entidad actúa como agente de retención. Esto ocurre al deducir o retener un importe de un pago a un tercero (por ejemplo, empleados o proveedores) para luego remitirlo a una entidad gubernamental u otra institución. Ejemplos comunes incluyen:
Retención en la fuente por impuestos sobre la renta (ISR) a empleados.
Cuotas de seguridad social (como seguro de salud, discapacidad y sobrevivencia, riesgos laborales)
Retenciones del Infotep
Acumulaciones por Pagar
Las acumulaciones por pagar (también llamadas pasivos devengados o gastos acumulados) son obligaciones por servicios o bienes recibidos, pero que aún no han sido pagados. No existe una factura o documento de cobro formal emitido por el proveedor al cierre del período contable. La obligación se reconoce basándose en el principio del devengo. Ejemplos incluyen:
Salarios y beneficios acumulados por pagar (salarios devengados pero no pagados al cierre del mes).
Intereses sobre préstamos acumulados.
Servicios públicos (agua, electricidad) devengados pero no facturados.
Reconocimiento y Medición
El reconocimiento de las retenciones y acumulaciones por pagar se rige por el principio de devengo. Un pasivo se reconoce cuando es probable que se requiera una salida de recursos económicos para liquidar una obligación presente que surgió de eventos pasados.
Retenciones: Se reconocen en el momento en que se genera la obligación de retener el dinero. Por ejemplo, la retención de impuestos sobre la renta de los salarios se reconoce en la fecha en que se devengan o pagan los salarios a los empleados. La medición es por el valor nominal exacto del monto retenido.
Acumulaciones: Se reconocen al final del período contable (por ejemplo, al cierre del mes o del año fiscal) para asegurar que los gastos se registren en el período en que se incurren, independientemente de cuándo se paguen. La medición de estas obligaciones es una estimación fiable del monto debido.
Control Interno
Un sólido control interno es crucial para mitigar riesgos de fraude, errores y sanciones por incumplimiento.
Segregación de funciones: Las personas que calculan, autorizan y registran las retenciones y acumulaciones deben ser diferentes.
Conciliaciones regulares: Conciliar las cuentas de pasivos por retenciones con los informes de pagos gubernamentales y las cuentas de acumulaciones con las estimaciones.
Documentación: Mantener una documentación completa y precisa que soporte cada retención o acumulación.
Revisión y aprobación: Los cálculos de las acumulaciones deben ser revisados y aprobados por un supervisor.
Registro Contable
El registro contable se realiza a través de asientos de diario.
Asiento de Retenciones y Acumulaciones
Cuando se elabora la nómina:
Débito: Gasto de salarios
Débito: Gasto seguro de salud
Débito: Gasto seguro discapacidad y sobrev.
Débito: Gasto de seguro riesgos laborales
Débito: Gasto de Infotep
Crédito: Nómina por pagar
Crédito: Seguro Familiar de salud por pagar (E/E)
Crédito: Seguro Discap. y Sobreviv. (E/E)
Crédito: Seguro Riesgos Laborales
Crédito: Impuesto S/Renta al Salario
Crédito: Infotep
Cuando se paga la nómina y las retenciones
Débito: a los pasivos creados
Crédito: Efectivo en banco
Asiento de otras Acumulaciones
Los pasivos acumulado y no pagados al final de cada mes o del período, se deben registrar debitando a gasto del cual se trate, y acreditando la cuenta control de Acumulaciones por Pagar, afectando en cada subcuenta de referencia.
Pruebas de Auditoría
Pruebas de Cumplimiento
Estas pruebas evalúan si los controles internos relacionados con las retenciones y acumulaciones funcionan como se espera.
Objetivo: Verificar que los controles (como la aprobación de los cálculos o la conciliación de cuentas) se están ejecutando correctamente.
Ejemplo: Revisar la evidencia de que las conciliaciones bancarias y de cuentas por pagar se realizaron y fueron aprobadas.
Pruebas de Sustancia
Estas pruebas verifican la validez, exactitud e integridad de las cifras en los estados financieros.
Objetivo: Confirmar que los saldos de las cuentas de retenciones y acumulaciones por pagar son correctos.
Ejemplo: Confirmación: Enviar confirmaciones a terceros (por ejemplo, entidades gubernamentales) para verificar los saldos de retenciones. Corte: Revisar los pasivos acumulados de gastos (como los servicios públicos) para asegurar que se registraron en el período correcto, analizando las facturas recibidas después del cierre.
Presentación en los Estados Financieros
Las retenciones y acumulaciones por pagar se presentan en el estado de situación financiera (o balance general) como parte de los pasivos corrientes, ya que se espera que sean liquidadas en el ciclo normal de operación de la entidad o en el plazo de un año.
Revelaciones o notas aclaratorias
La información a revelar en las notas a los estados financieros debe ser clara y completa para que los usuarios comprendan la naturaleza y magnitud de estos pasivos.
Políticas contables: Explicar la base para el reconocimiento y medición de las acumulaciones.
Detalle de los pasivos: Proporcionar un desglose de los principales tipos de retenciones y acumulaciones, como impuestos retenidos, salarios acumulados y seguridad social.
Cualquier pasivo material: Si una acumulación es de una naturaleza inusual o material, se debe describir con más detalle. Por ejemplo, una provisión para una demanda legal.
FUENTE: Gemini Google/Búsqueda investigativa de MDJL/Fotos de Google
