Aquí tienes una estructura estratégica para organizar este negocio:
1. Organización Administrativa
Para que el almacén funcione, la estructura debe separar funciones para evitar errores o fraudes:
Compras: Encargado de negociar con proveedores y vigilar fechas de vencimiento.
Almacén/Logística: Responsable de la recepción física, estantería y despacho.
Ventas/Facturación: Registro de salida de mercancía.
Contabilidad/Administración: Conciliación de cuentas, pago de impuestos y reportes.
2. Sistema de Contabilidad
Se recomienda un sistema perpetuo de inventarios. Dado que manejas productos con códigos de barra, un software que integre POS (punto de venta) con contabilidad es vital.
Método de Valuación: Generalmente se usa el PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir), esencial para productos alimenticios para evitar que los productos expiren en el tramo.
Catálogo de Cuentas: Debe estar segmentado por categorías (Provisiones, Bebidas, Chucherías) para medir la rentabilidad de cada pasillo.
3. Controles Internos Clave
El inventario es dinero en estantería; si no se cuida, se esfuma.
Arqueos de Caja: Diarios y sorpresivos.
Conteos Cíclicos: No esperes a fin de año; cuenta una categoría diferente cada semana.
Control de Merma: Registro obligatorio de productos vencidos o dañados para fines de deducción impositiva.
Segregación de Funciones: El que compra no debe ser el mismo que recibe la mercancía.
4. Registros Contables Diarios
Las transacciones típicas siguen esta lógica:
| Transacción | Débito | Crédito |
| Compra de Mercancía | Inventario / ITBIS Adelantado | Efectivo o Cuentas por Pagar |
| Venta del Día | Efectivo o Cuentas por Cobrar | Ventas / ITBIS por Pagar |
| Costo de Venta | Costo de Ventas | Inventario |
5. Estados Financieros
Estado de Situación Financiera (Balance General): Muestra qué tienes (inventario, efectivo) y qué debes.
Estado de Resultados (P&G): Refleja la utilidad neta tras restar costos y gastos (alquiler, luz, nómina).
Estado de Flujo de Efectivo: Vital para no quedarse sin liquidez al comprarle a los proveedores.
6. Políticas Contables y Notas
Son las "reglas del juego" del negocio:
Política de Crédito: Plazo máximo otorgado a clientes (ej. 15 días).
Política de Inventario: Definir qué porcentaje de pérdida por rotura se considera "normal".
Reconocimiento de Ingresos: Se registran al momento de la entrega del producto.
7. Aspectos Impositivos (República Dominicana)
Como negocio en RD, tus obligaciones principales ante la DGII son:
ITBIS (18% / 16%): Las provisiones básicas pueden estar exentas o a tasa diferenciada, pero las "chucherías" suelen estar gravadas al 18%. Se presenta mensualmente (Formulario IT-1).
Formularios de Envío (606, 607): Reporte mensual de tus compras (606) y tus ventas (607).
Impuesto Sobre la Renta (ISR): 27% sobre la utilidad neta anual (Formulario IR-2 o IR-1 si es persona física).
Anticipos: Pagos mensuales obligatorios a cuenta del ISR del año próximo.
Nómina (TSS e Infotep): Aportes de seguridad social de los empleados.
Nota Crítica: Asegúrate de que todos tus proveedores te entreguen Facturas con Valor de Crédito Fiscal (B01) para que puedas deducir el ITBIS y el gasto.
