Trabajo solicitado a Gemini Google por MDJL
La contabilidad cafetalera es una rama especializada de la contabilidad agrícola (nic 41) que combina la gestión de activos biológicos con procesos industriales de manufactura. A continuación, presento una estructura integral para gestionar desde la semilla hasta la taza.
1. Administración y Fases de la Producción
La gestión se divide en tres etapas críticas que definen el tratamiento contable:
Fase de Establecimiento (Pre-productiva): Todos los costos (preparación del terreno, plántulas, fertilizantes, mano de obra) se capitalizan como "Plantaciones en Curso". No hay depreciación aún.
Fase de Producción (Cosecha): Cuando el cafeto alcanza la madurez. Los costos se acumulan para determinar el costo del fruto recolectado (café cereza).
Fase de Transformación (Beneficiado): El paso del café cereza a café pergamino, luego a oro/verde, y finalmente a tostado y molido.
2. Estructura y Registros Contables
Para llevar un control ordenado, se recomienda una estructura de costos por centros de responsabilidad:
A. Registro de Cultivo y Cosecha (Activos Biológicos)
Bajo la NIC 41, el café en la planta se mide a valor razonable menos costos de venta.
Asiento tipo:
Debe: Activo Biológico (Café en proceso)
Haber: Efectivo / Cuentas por pagar (Costos de insumos y nómina)
B. Proceso de Transformación (Industrialización)
Una vez recolectado, el café sale del ámbito agrícola y entra al de Inventarios (NIC 2).
Beneficiado Húmedo: Despulpado y lavado.
Beneficiado Seco: Trillado para obtener café en grano.
Tostado y Molido: Procesamiento final.
Estructura de Costos de Transformación: | Elemento | Descripción | | :--- | :--- | | Materia Prima | Valor del café cereza transferido desde la cosecha. | | Mano de Obra | Operarios de maquinaria, maestros tostadores. | | GIF | Energía eléctrica, depreciación de tostadoras, empaques. |
3. Integración con la Contabilidad Hotelera
Si el café se produce en una finca que también funciona como hotel (Agroturismo), la clave es la separación de centros de costos.
Transferencia Interna: La plantación "vende" el café molido al restaurante del hotel a precio de mercado.
Registro en el Sistema Hotelero: Se trata como una compra de inventario de Alimentos y Bebidas (A&B).
Debe: Inventario de Alimentos (Cafetería)
Haber: Ingresos por Venta Interna (Unidad Agrícola)
Nota: Esto permite medir la rentabilidad de la finca y del hotel de forma independiente.
4. Presentación en Estados Financieros
Estado de Situación Financiera (Balance General)
Activos Corrientes: Inventarios (Café pergamino, oro, tostado, empaques).
Activos No Corrientes: Propiedad, Planta y Equipo (Plantaciones de café, maquinaria de beneficio). Nota: Según la enmienda a la NIC 16, las plantas productoras se tratan como PPE, no como activos biológicos una vez maduras.
Estado de Resultados
Ingresos por venta de café (local y exportación).
Costo de ventas (debidamente desglosado por fase de transformación).
Ganancia o pérdida por cambios en el valor razonable de los activos biológicos.
5. Políticas Contables y Notas Aclaratorias
Es vital incluir en las notas a los estados financieros:
Reconocimiento de Activos: Definir en qué momento la planta se considera "productora" (usualmente a los 3-4 años).
Método de Valoración: Detallar si se usa el modelo de costo o revaluación para las plantas.
Medición del Inventario: Método PEPS (FIFO) o Promedio Ponderado para el café molido.
Deterioro: Notas sobre cómo se afecta el valor contable ante plagas (como la roya) o caídas drásticas en el precio internacional (Commodity).
CONTROLES INTERNOS DE LA CONTABILIDAD CAFETALERA
Gestionar una finca cafetalera no es solo cuestión de buen clima y abono; financieramente, es un reto de estacionalidad y manejo de inventarios. Al ser un proceso que va desde la siembra hasta la comercialización (o exportación), los controles internos deben ser rigurosos para evitar fugas de efectivo y producto.
Aquí te presento una estructura de controles internos clave adaptada a la realidad del sector cafetalero:
1. Control de Inventarios (El "Oro Verde")
El café es altamente susceptible a mermas, robos o deterioro.
Registro de Pesaje: Implementar boletas de pesaje obligatorias en cada etapa: recepción de café cereza, café en pergamino y café oro. Las básculas deben calibrarse periódicamente.
Control de Mermas: Establecer parámetros estándar de pérdida de peso por secado y trilla. Cualquier variación fuera del rango (ej. más del 18-20% de humedad a seco) debe ser investigada.
Kardex por Lote: No mezclar cosechas de diferentes calidades o fincas sin registro, ya que esto afecta el costo de ventas y el precio final.
2. Gestión de Mano de Obra (Cosecha)
Es el gasto más fuerte y difícil de controlar debido a la alta rotación y pagos en efectivo.
Listas de Asistencia y Recolección: Usar fichas o tiquetes foliados para los corteros. El pago debe cruzar exactamente con los kilos/latas recibidos en bodega.
Segregación de Funciones: Quien supervisa la corta en el campo no debe ser la misma persona que paga la planilla.
Retenciones Legales: Asegurar el cumplimiento de las normativas laborales locales para evitar contingencias legales que afecten el flujo de caja.
3. Control de Costos Agrícolas (Activos Biológicos)
Bajo normas contables (como la NIC 41), el café se trata de forma distinta según su etapa.
Capitalización vs. Gasto: Controlar estrictamente los costos de mantenimiento de cafetales no productivos (plantas jóvenes) como inversión, y los de plantas en producción como costo del periodo.
Bodega de Insumos: Fertilizantes y agroquímicos deben estar bajo llave. Su salida solo debe autorizarse mediante una "Orden de Aplicación" que especifique el lote de la finca al que se destinarán.
4. Tesorería y Ventas
Liquidaciones de Venta: Conciliar los reportes de los beneficios (procesadores) o exportadoras con los registros de envío. Verificar que las retenciones por peso o calidad coincidan con lo pactado.
Manejo de Efectivo: Dado que muchas fincas están en zonas rurales, el manejo de efectivo para planillas es un riesgo. Se recomienda, en la medida de lo posible, la bancarización o el uso de cajas de seguridad con doble custodia.
Resumen de Controles Sugeridos
| Área | Riesgo Principal | Control Sugerido |
| Recepción | Robo de producto | Arqueos sorpresivos de inventario en bodegas. |
| Planillas | Pagos a "empleados fantasma" | Verificación física aleatoria durante el pesaje en campo. |
| Insumos | Desperdicio o reventa | Comparar el consumo real vs. la dosis técnica recomendada por el agrónomo. |
| Precios | Volatilidad del mercado | Monitoreo diario de los precios de la Bolsa (Contrato C) para fijar ventas. |
