La norma no dedica una sección específica y amplia solo a los "Pagos Anticipados" o "Gastos Pagados por Adelantado", sino que los trata como parte de los activos. Por lo tanto, el concepto, reconocimiento y medición se rigen por la Sección 2 (Conceptos y Principios Generales) y la Sección 4 (Estado de Situación Financiera) de la NIIF para las PYMES.
Pagos Anticipados (Gastos Pagados por Adelantado) bajo NIIF para PYMES 2025
Concepto
Un Pago Anticipado (o Gasto Pagado por Adelantado) es un activo que surge cuando una entidad ha efectuado un pago por bienes o servicios que se recibirán o consumirán en el futuro.
Definición de Activo (Sección 2, alineada al Marco Conceptual 2018): Un recurso económico presente controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados. Un recurso económico es un derecho que tiene el potencial de producir beneficios económicos.
En el caso del pago anticipado, la entidad tiene el derecho (el recurso económico) a recibir un bien o un servicio en el futuro, y dicho derecho tiene el potencial de producir beneficios económicos.
Reconocimiento
Un pago anticipado se reconoce como un activo en el estado de situación financiera si:
Es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del activo.
El costo del activo puede ser medido con fiabilidad.
El pago anticipado representa el derecho a un servicio futuro (como una prima de seguro o el uso de un local), y por lo tanto, cumple con los criterios de reconocimiento de activo.
Medición
Medición Inicial
El activo por pago anticipado se mide inicialmente por el importe pagado.
Medición Posterior
El activo se mide por el costo menos la porción que ha sido reconocida como gasto.
A medida que el beneficio económico asociado se consume o se recibe (por ejemplo, el tiempo de cobertura de un seguro transcurre o el servicio prepagado se utiliza), el importe del activo se reduce y el gasto correspondiente se reconoce en el resultado del período.
El criterio subyacente es el principio de devengo (o base contable de acumulación), que requiere que los efectos de las transacciones y otros sucesos se reconozcan cuando ocurren y no cuando se cobra o paga el efectivo (párrafo 3.16A de la NIIF para PYMES 2025).
Presentación en el Estado de Situación Financiera (ESF)
Los pagos anticipados se presentan como Activos Corrientes en el Estado de Situación Financiera, siempre que se espere que el beneficio económico se consuma o el derecho se ejerza dentro del ciclo normal de operación de la entidad o dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance (Sección 4, párrafo 4.4).
Se clasifican típicamente bajo la partida "Otros activos no financieros" o se pueden incluir dentro de "Otros activos corrientes" si el importe es inmaterial.
La desagregación de partidas en el ESF se requiere cuando es relevante para la comprensión de la situación financiera (párrafo 4.3 de la NIIF para PYMES 2025). Si los pagos anticipados son materiales, deben presentarse por separado.
Controles Internos Principales
Los controles internos en relación con los pagos anticipados buscan asegurar que el activo exista, esté correctamente medido y se amortice en el período correcto:
Autorización: Todos los pagos anticipados deben ser debidamente autorizados por la gerencia o por la persona responsable antes de realizar el desembolso.
Documentación: Existencia de contratos, facturas o pólizas que respalden la obligación de la otra parte de entregar el bien o servicio futuro.
Conciliación: Conciliación periódica del saldo de la cuenta contable de pagos anticipados con los anexos de detalle (por tipo de gasto, proveedor y período cubierto).
Amortización/Baja: Mecanismo formal (p. ej., asientos automáticos o revisión mensual) para asegurar que la porción devengada (el gasto) se reconozca de forma oportuna y sistemática.
Custodia: Control sobre los activos físicos o documentos relacionados (como las pólizas de seguro originales).
Programa de Auditoría
Un programa de auditoría para los pagos anticipados o gastos pagados por adelantado (como seguros, alquileres, publicidad o intereses) se centra en verificar que estos activos se presenten de forma razonable y se amorticen correctamente en el período al que corresponden.
A continuación, se presenta un esquema con los objetivos de auditoría y los procedimientos sustantivos clave:
Objetivos de Auditoría para Pagos Anticipados
Los objetivos principales se relacionan con las aseveraciones de los estados financieros:
Existencia: Verificar que los saldos de los pagos anticipados efectivamente representan derechos de la empresa a recibir bienes o servicios en el futuro.
Integridad: Asegurar que todos los pagos anticipados significativos estén registrados.
Valuación: Determinar que los saldos estén registrados a su costo de adquisición y que la amortización (o aplicación al gasto) se haya calculado de forma correcta, sistemática y de acuerdo con el principio de devengo.
Propiedad/Derechos: Confirmar que la entidad tiene el derecho legal sobre los servicios o bienes que se recibirán.
Presentación y Revelación: Comprobar que los pagos anticipados se clasifiquen correctamente en el balance (usualmente como activo corriente, si el beneficio se recibe en el próximo ciclo operativo o año) y se revelen de forma adecuada en las notas.
Procedimientos Sustantivos de Auditoría
Estos procedimientos se realizan para obtener evidencia sobre los objetivos mencionados:
1. Planeación y Comprensión
Obtener la Cédula Analítica: Solicitar el listado o la cédula de pagos anticipados detallada, que muestre:
Descripción del gasto (seguro, alquiler, etc.).
Fecha y monto del pago original.
Período que cubre.
Monto amortizado en el período.
Saldo al cierre del ejercicio.
Verificación Aritmética: Comprobar la exactitud de los saldos iniciales, las adiciones, las amortizaciones y el saldo final de la cédula.
Análisis de Movimientos: Revisar los movimientos importantes o inusuales de la cuenta durante el período.
2. Existencia y Propiedad
Inspección Documental: Examinar la documentación de soporte original de los pagos anticipados, incluyendo:
Pólizas de seguros vigentes.
Contratos de arrendamiento, publicidad o servicio.
Facturas y recibos de pago oficiales.
En caso de anticipos a proveedores, verificar el contrato o la orden de compra que justifique el desembolso.
Confirmación Externa: De ser material, enviar solicitudes de confirmación a terceros (aseguradoras, arrendadores, etc.) para verificar los términos y saldos.
3. Valuación y Amortización
Recálculo de la Amortización: Comprobar, de forma independiente, que la porción de los gastos pagados por anticipado que se llevó al gasto (la amortización) haya sido calculada correctamente en función del tiempo transcurrido o el servicio recibido.
Fórmula Común: $\text{Gasto Mensual} = \frac{\text{Monto Total}}{\text{Número de Meses}}$
Corte de Período: Asegurar que solo se hayan registrado como anticipo los pagos cuyo beneficio o servicio corresponde a períodos futuros y que el gasto del período auditado se haya reconocido completamente (corte correcto).
4. Presentación y Revelación
Clasificación: Verificar que el saldo no amortizado se muestre adecuadamente como activo en el estado de situación financiera.
Revisión de Notas: Comprobar que la empresa haya revelado correctamente las políticas contables utilizadas para el reconocimiento y amortización de los pagos anticipados.
Plan de Auditoría
El plan de auditoría para los pagos anticipados debe enfocarse en las siguientes afirmaciones:
Existencia: Verificar la existencia de los derechos (documentos de soporte).
Integridad: Asegurar que todos los pagos anticipados materiales hayan sido registrados.
Valoración y Asignación (Medición):
Cálculo: Revisar el cálculo de la amortización para garantizar que la porción reconocida como gasto y la porción restante como activo se determinen correctamente, basándose en el tiempo transcurrido o el servicio recibido.
Proporcionalidad: Asegurarse de que el gasto se aplique a los períodos contables correctos.
Presentación y Revelación: Confirmar que los pagos anticipados estén correctamente clasificados como activos corrientes y que las políticas contables sean reveladas adecuadamente.
Procedimientos Típicos:
Obtener y probar la conciliación del mayor general con el detalle de los pagos anticipados.
Examinar la documentación de soporte (contratos, pólizas) para pagos significativos.
Recalcular la amortización de una muestra de pagos anticipados.
Confirmar los saldos o los términos con terceros (si es aplicable y material).
Políticas Contables
La entidad debe establecer políticas contables claras para el manejo de los pagos anticipados.
Criterio de Capitalización: Definir qué desembolsos cumplen el criterio de ser reconocidos como pagos anticipados (Activo) en lugar de ser gastos directos.
Base de Amortización: Especificar la base sistemática para la amortización del activo, siendo la más común la línea recta a lo largo del período de cobertura o beneficio.
Materialidad: Establecer un umbral de materialidad (aunque la NIIF para PYMES 2025 ha enfatizado la necesidad de revelar información material sobre políticas contables en lugar de solo políticas significativas) por debajo del cual los pagos podrían cargarse directamente a gastos para simplificación, siempre y cuando el efecto agregado no sea material.
Revelaciones o Notas Aclaratorias
La NIIF para PYMES 2025 requiere que se revele información relevante que ayude a los usuarios a comprender los estados financieros.
Base de Medición: La entidad debe revelar la base de medición utilizada para los elementos del estado de situación financiera (párrafo 8.6).
Políticas Contables Materiales: La entidad debe revelar el juicio que la gerencia haya realizado al aplicar las políticas contables y que tenga el efecto más significativo sobre los importes reconocidos (Sección 8, párrafo 8.6, revisada en 2025). Esto podría incluir juicios sobre el período de amortización.
Desglose de Partidas: Si la partida de "Otros activos corrientes" es material, la entidad debe desglosarla por tipos de activos, revelando por separado el importe total de los Pagos Anticipados y, posiblemente, sus categorías principales (pólizas de seguro, alquileres, etc.).
