Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.
9.7.1 POR SU USO
De acuerdo a la utilización que tengan
los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de
clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de
Auditoría
9.7.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son papeles de uso limitado para una
sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o
utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se
trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:
q Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior
q Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
q Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
q Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
q Resultados de las circularizaciones
q Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
q Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría
9.7.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos
que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas
no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios
futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al
futuro.
Este expediente debe considerarse como
parte integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las
auditorías a las cuales se refieran los datos que contiene. También se
conoce como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente
puede ser:
q Historia de la Compañía
q Contratos y Convenios a largo plazo
q Sistema y Políticas Contables
q Estados Financieros de los últimos años
q Estado Tributario
q Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
q Hojas de trabajo de la última auditoría
9.7.2 POR SU CONTENIDO
De acuerdo al contenido de cada papel
de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas
Analíticas
9.7.2.1 HOJA DE
TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales
se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a
examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se
refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en
conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer
el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el
deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de
comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy
conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado
de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará
representado por una Cédula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente
el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor,
este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para
agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas
agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sea aplicable
a todas la cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrán los
saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También
se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que
resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de
Auditoría que son las referidas en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el
presentado cuando se describió la estructura de las cédulas de auditoría.
Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar
representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la
evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor
tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto él debe
comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras
palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para
encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a
la ejecución del trabajo.
La obtención de evidencia
corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo y es la labor más
dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se obtiene por
medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito
de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los
saldos sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos de
auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de
determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier
interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor
ha decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una
salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener
trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras
técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y
competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia
primaria la constituye los saldos a examinar los cuales se encuentran en la
columna "Saldo a Dic. 31 año de examen", mediante
el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor del
trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en
las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si
existen discrepancias con la evidencia primaria. A continuación se
obtiene la evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al
auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según
auditoría"
Esquema de una Hoja de Trabajo para
Activos:
9.7.2.2 Cédulas sumarias o de resumen
Son aquellas que contienen el primer
análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo
y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de
comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de
efectivo:
9.7.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros
contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la
comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos
específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la
obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la
cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub‑cédulas.
En términos generales la cédula
analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo
precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica
para un mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente
describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se
efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las
subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba
del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el
método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y
se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica) . Ahora se
debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula
analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y
de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para
iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos
en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias
y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo
inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de
llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la
auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el
dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que
obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al
valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el
saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la
cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se
considere referencia cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:
9.7.2.4 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.
Tomado de 
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse127.html 
