1. Creando la Empresa y Configuración Inicial
El primer paso es la configuración de la empresa en el sistema contable en la nube. Plataformas como Alegra, CloudYa, o QuickBooks Online, entre otros que son populares en el mercado dominicano y ofrecen interfaces intuitivas para este proceso.
Datos de la Empresa:
Deberás introducir la información básica de tu negocio:
Nombre o Razón Social: El nombre legal de la empresa.
RNC (Registro Nacional de Contribuyente): Cédula de Identidad y Electoral si eres persona física o el RNC numérico para personas jurídicas.
Dirección y Contacto: Domicilio fiscal, teléfono y correo electrónico.
Logo de la Empresa: Para personalizar tus facturas y reportes.
Régimen Fiscal: Especificar si perteneces al Régimen Simplificado de Tributación (RST) o al Régimen Ordinario.
2. Configuración de Parámetros Contables y Fiscales
Una vez creada la empresa, es crucial configurar los parámetros que regirán el funcionamiento del sistema.
Períodos Contables
Se debe definir el inicio y fin del período fiscal, que generalmente coincide con el año calendario (1 de enero al 31 de diciembre). El sistema utilizará estos períodos para generar los estados financieros y los reportes fiscales correspondientes.
Configuración de Impuestos (ITBIS)
Es fundamental configurar correctamente el Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS). Esto incluye:
Tasa General: Actualmente es del 18%.
Tasas Reducidas: Si aplica a tus productos o servicios (ej. 16% para ciertos productos).
Bienes y Servicios Exentos: Configurar los productos que no gravan ITBIS.
El sistema utilizará esta configuración para calcular automáticamente el impuesto en las facturas de venta y de compra.
Descuentos por Pronto Pago
Si ofreces incentivos por pago anticipado, debes configurar las políticas de descuento. Por ejemplo, un "2% de descuento si se paga en los primeros 10 días". El software aplicará estos descuentos y registrará contablemente la diferencia.
3. Estructurando el Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas es el esqueleto de tu contabilidad. La mayoría de los sistemas en la nube vienen con un catálogo predefinido basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), el cual puedes y debes adaptar a las necesidades específicas de tu empresa. Las cuentas se organizan generalmente en:
Activos: Corrientes y No Corrientes.
Pasivos: Corrientes y No Corrientes.
Patrimonio: Capital Social, Reservas, Resultados Acumulados.
Ingresos: Operacionales y No Operacionales.
Costos: Costo de Venta.
Gastos: Administrativos, de Venta, Financieros.
4. Configuración de Módulos y Cuentas de Enlace
Aquí es donde se conectan las operaciones diarias con la contabilidad general. Se asignan cuentas contables predeterminadas a los diferentes módulos del sistema.
Clientes y Cuentas por Cobrar
Creación de Clientes: Se registra la información de cada cliente (RNC, contacto, términos de pago).
Cuenta de Enlace: Se asigna una cuenta de "Cuentas por Cobrar Clientes" del catálogo. Cada vez que emitas una factura a crédito, el sistema automáticamente afectará esta cuenta.
Inventario de Productos
Creación de Productos/Servicios: Se definen los artículos que vendes, su precio, y si son inventariables o no.
Cuentas de Enlace:
Activo de Inventario: Para registrar el valor de la mercancía.
Costo de Venta: Para registrar el costo del producto al momento de la venta.
Ingreso por Venta: Para registrar los ingresos generados.
Activos Fijos
Creación de Activos: Se registran los activos de larga duración (vehículos, equipos, mobiliario), su costo de adquisición y fecha de compra.
Cuentas de Enlace:
Cuenta de Activo Fijo: (Ej. Equipo de Transporte).
Cuenta de Depreciación Acumulada.
Cuenta de Gasto por Depreciación.
Proveedores y Cuentas por Pagar
Creación de Proveedores: Se registra la información de tus suplidores (RNC, contacto, condiciones de crédito).
Cuenta de Enlace: Se asigna una cuenta de "Cuentas por Pagar Proveedores". Al registrar una factura de compra a crédito, el sistema la cargará automáticamente.
5. Ejecución del Ciclo Contable: Transacciones Diarias
Con toda la configuración lista, se procede al registro de las operaciones del día a día.
Ciclo de Ingresos (Facturación Electrónica)
Cotización: Se crea y envía una cotización al cliente (opcional).
Factura de Venta (e-CF): Al concretarse la venta, se emite una Factura de Crédito Fiscal Electrónica (e-CF). El sistema:
Se conecta con la DGII para obtener un Número de Comprobante Fiscal (NCF) válido.
Calcula el ITBIS automáticamente.
Descarga el inventario (si es un producto).
Registra el asiento contable: Aumenta Cuentas por Cobrar y registra el Ingreso y el ITBIS por Pagar.
Recepción de Pago: Cuando el cliente paga, se registra el cobro, lo que disminuye las Cuentas por Cobrar y aumenta el efectivo o el banco.
Ciclo de Egresos (Compras y Gastos)
Orden de Compra: Se genera una orden para un proveedor (opcional).
Registro de Factura de Compra: Se registra la factura del proveedor con su NCF. El sistema:
Aumenta las Cuentas por Pagar.
Registra el ITBIS pagado (adelanto).
Afecta la cuenta correspondiente (Inventario, Gasto, Activo Fijo).
Registro de Pago: Al pagar al proveedor, se registra la salida de dinero, disminuyendo el banco y las Cuentas por Pagar.
6. Procesos Periódicos y Cierre del Ciclo
Al final de cada mes, se realizan procesos de revisión y ajuste.
Conciliación Bancaria: Se compara el estado de cuenta del banco con los registros del sistema para asegurar que todo coincida y realizar los ajustes necesarios.
Cálculo de Depreciación: El sistema puede calcular automáticamente la depreciación de los activos fijos y generar el asiento contable.
Generación de Reportes Fiscales: Los sistemas en la nube adaptados a República Dominicana generan automáticamente los archivos para los reportes:
Formato 606: Reporte de Compras de Bienes y Servicios.
Formato 607: Reporte de Ventas de Bienes y Servicios.
Anexo A del IT-1: Estos reportes son la base para la Declaración Jurada de ITBIS (IT-1).
Asientos de Cierre: Al final del período fiscal, se realizan los asientos de cierre para cancelar las cuentas de ingresos y gastos, y trasladar la utilidad o pérdida neta a la cuenta de resultados acumulados en el patrimonio.
Generación de Estados Financieros: Con toda la información procesada, el sistema genera los estados financieros principales:
Estado de Situación o Balance General.
Estado de Resultados.
Estado de Flujo de Efectivo.
Este ciclo integral, facilitado por un sistema en la nube con facturación electrónica, no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que garantiza la integridad de la información y el cumplimiento fiscal ante la DGII.
Para una guía visual sobre cómo se realiza la facturación electrónica en un sistema de este tipo, puedes ver este video sobre facturación para Pymes Dominicanas. Este recurso ofrece una demostración práctica de la emisión de comprobantes fiscales electrónicos, un paso clave en el ciclo de ingresos.
FUENTE: Tomado de Gemini Google/Búsqueda investigativa de MDJL/Foto de Google
