Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad
Para empezar, es fundamental diseñar un sistema contable que se adapte a las necesidades específicas de la entidad. Esto implica:
Creación del catálogo de cuentas:
Este es el esqueleto del sistema contable. Debe estar organizado de manera lógica, siguiendo la estructura de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos. Es crucial que el catálogo esté alineado con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que son de aplicación obligatoria en la República Dominicana para la mayoría de las entidades.
Levantamiento de las Informaciones Iniciales y Asiento de Apertura
Una vez diseñado el sistema, el siguiente paso es registrar la situación inicial de la empresa.
Recopilación de información:
Reúne todos los documentos que soporten los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa al momento de iniciar operaciones. Esto incluye inventarios, saldos bancarios, cuentas por cobrar y por pagar, y el capital aportado por los socios.
Elaboración del asiento de apertura:
Con la información recopilada, se procede a realizar el primer asiento en el libro diario. Este asiento reflejará la ecuación contable básica: Activo = Pasivo + Patrimonio.
Pases al Mayor General y Mayores Auxiliares
Después de registrar el asiento de apertura en el libro diario, estos valores se trasladan (pasan) a las cuentas correspondientes en el libro mayor general. Cada cuenta del mayor general (Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.) tendrá su propio registro detallado. De igual forma, se realizan los pases a los mayores auxiliares, que desglosan la información de una cuenta del mayor. Por ejemplo, el mayor auxiliar de Cuentas por Cobrar mostrará el detalle de la deuda de cada cliente.
Registro Diario de Transacciones Comerciales
La contabilidad del día a día implica registrar todas las operaciones de la empresa de manera cronológica en el libro diario general. Cada transacción (compras, ventas, pagos, cobros) debe estar respaldada por un documento (factura, recibo, etc.) y debe registrarse aplicando el principio de partida doble, donde cada débito tiene un crédito correspondiente.
Trabajo del Contador al Final del Mes
Al cierre de cada mes, el contador debe realizar una serie de tareas para asegurar que la información financiera sea precisa y esté actualizada.
Asientos de Ajuste y Reclasificaciones
Los asientos de ajuste son necesarios para registrar ingresos y gastos que no se han registrado previamente pero que corresponden al período actual. Algunos ejemplos comunes son:
Depreciación de activos fijos.
Amortización de activos intangibles.
Ingresos y gastos devengados (ganados o incurridos pero no cobrados o pagados).
Provisiones para cuentas incobrables.
Las reclasificaciones se realizan para corregir errores o para presentar la información de manera más adecuada en los estados financieros.
Declaraciones de Impuestos Mensuales
En la República Dominicana, las empresas tienen varias obligaciones fiscales mensuales con la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Las principales son:
ITBIS (Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios): Se declara y paga a más tardar el día 20 de cada mes a través del formulario IT-1.
Retenciones de Impuesto Sobre la Renta (ISR): Incluye las retenciones a empleados (IR-3), a proveedores de servicios (IR-17) y por alquileres, entre otras.
Anticipos del ISR: Las empresas deben pagar anticipos mensuales a cuenta del impuesto anual.
Es crucial presentar estas declaraciones a tiempo para evitar multas y recargos.
Elaboración y Presentación de los Estados Financieros
Con la información ajustada, el contador elabora los estados financieros básicos, que son el principal producto del proceso contable.
Estado de Situación Financiera (o Balance General): Muestra los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa en una fecha específica.
Estado de Resultados (o de Ganancias y Pérdidas): Refleja los ingresos, costos y gastos durante un período, determinando la utilidad o pérdida neta.
Estado de Flujo de Efectivo: Informa sobre los movimientos de efectivo de la empresa, clasificados en actividades de operación, inversión y financiación.
Estado de Cambios en el Patrimonio: Muestra las variaciones en el patrimonio de los accionistas durante el período.
Estos estados deben ir acompañados de notas aclaratorias, que proporcionan información adicional y detallada que no se presenta en el cuerpo de los estados financieros pero que es relevante para su correcta interpretación.
Trabajo Anual del Contador
Al finalizar el período fiscal (generalmente el 31 de diciembre), el contador realiza el cierre contable anual.
Asientos de Ajuste, Reclasificaciones y Cierre
Similar al cierre mensual, se realizan los ajustes y reclasificaciones anuales. Luego, se procede a los asientos de cierre, que consisten en cancelar las cuentas de ingresos y gastos, trasladando su resultado (utilidad o pérdida) a la cuenta de resultados acumulados en el patrimonio. Esto deja las cuentas nominales en cero, listas para el nuevo período.
Declaraciones de Impuestos Anuales
La principal obligación tributaria anual es la Declaración Jurada Anual del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Las sociedades deben presentar el formulario IR-2 a más tardar 120 días después de su fecha de cierre. Otras declaraciones anuales importantes incluyen la Declaración Jurada de Activos (si aplica) y las declaraciones informativas como la de costos y gastos de personal (IR-4).
Balance de Comprobación Posterior al Cierre
Una vez realizados los asientos de cierre, se elabora el balance de comprobación posterior al cierre. Este informe lista únicamente las cuentas reales (activos, pasivos y patrimonio), ya que las cuentas nominales (ingresos, costos y gastos) han sido cerradas. El propósito de este balance es verificar que los débitos y créditos de las cuentas permanentes están en equilibrio y listos para iniciar el nuevo ciclo contable.
