Manual del Catálogo de Cuentas
Basado en NIIF para Pymes para Entidades Comerciales
1. Introducción
1.1. Propósito del Manual
El presente manual tiene como objetivo establecer la estructura, el contenido y las normas de uso del Catálogo de Cuentas de la entidad. Su finalidad es estandarizar el registro de las transacciones económicas y financieras, asegurando que la información contable sea uniforme, fiable, comparable y útil para la toma de decisiones.
1.2. Base Contable
El Catálogo de Cuentas está diseñado en concordancia con los principios y requerimientos de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para Pymes), emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB). Todas las cuentas y sus descripciones se alinean con las definiciones y criterios de reconocimiento y medición establecidos en dicha norma.
1.3. Alcance
Este manual es de aplicación obligatoria para todo el personal del área contable y financiera, así como para cualquier área que genere información relevante para el registro de transacciones (ej. Compras, Ventas, Tesorería, Recursos Humanos).
2. Objetivos del Catálogo de Cuentas
Clasificar sistemáticamente todas las operaciones que afectan la situación financiera (Activos, Pasivos, Patrimonio) y el rendimiento (Ingresos y Gastos) de la empresa.
Facilitar la preparación y presentación de los Estados Financieros (Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujos de Efectivo).
Proveer una base sólida para el análisis financiero y la toma de decisiones gerenciales.
Asegurar un control interno adecuado sobre los recursos y obligaciones de la entidad.
3. Estructura y Codificación
El catálogo utiliza una estructura de codificación numérica jerárquica que permite agrupar las cuentas de lo general a lo particular. La estructura facilita la agregación y el detalle de la información.
La estructura general propuesta es:
E . R . C . SC . A
Codificación de Elementos (Nivel 1):
1: Activos
2: Pasivos
3: Patrimonio
4: Ingresos
5: Costos y Gastos
6: Cuentas de Orden (Opcional, para control)
4. Descripción y Dinámica de las Cuentas Principales
Esta sección describe qué se debe registrar en los principales rubros, su naturaleza (Deudora o Acreedora) y su referencia a la NIIF para Pymes.
Elemento 1: Activos
Recursos controlados por la entidad como resultado de sucesos pasados, de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros. (Sección 2). Se clasifican en Corrientes y No Corrientes (Sección 4).
1.1 Activo Corriente
1.1.01 Efectivo y Equivalentes de Efectivo (Sección 7):
Descripción: Incluye el dinero en caja, depósitos bancarios a la vista y otras inversiones a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y sujetas a un riesgo insignificante de cambios en su valor.
Dinámica: Aumenta por el Débito (ingresos, cobros) y disminuye por el Crédito (pagos, egresos). Su saldo es Deudor.
1.1.02 Cuentas por Cobrar Comerciales (Sección 11 y 23):
Descripción: Derechos exigibles a clientes por la venta de bienes o servicios en el curso ordinario del negocio. Se debe registrar el deterioro de valor (provisión para cuentas incobrables) en una cuenta separada (naturaleza Acreedora).
Dinámica: Aumenta por el Débito (ventas a crédito) y disminuye por el Crédito (cobros, notas de crédito, castigos). Saldo Deudor.
1.1.03 Inventarios (Sección 13):
Descripción: Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio (Mercaderías). Se medirán al costo o al precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta, el que sea menor (Valor Neto Realizable).
Dinámica: Aumenta por el Débito (compras, devoluciones de ventas) y disminuye por el Crédito (costo de la mercadería vendida, devoluciones de compras). Saldo Deudor.
1.2 Activo No Corriente
1.2.01 Propiedades, Planta y Equipo (PPE) (Sección 17):
Descripción: Activos tangibles que se mantienen para su uso en la producción o suministro de bienes (ej. edificios, vehículos, mobiliario, equipo de cómputo) y se esperan usar por más de un período. Se registra su depreciación acumulada (naturaleza Acreedora).
Dinámica: Aumenta por el Débito (adquisiciones, mejoras) y disminuye por el Crédito (ventas, retiros, bajas). Saldo Deudor.
1.2.02 Activos Intangibles (Sección 18):
Descripción: Activos no monetarios sin apariencia física (ej. software, licencias, marcas adquiridas). Se registra su amortización acumulada (naturaleza Acreedora).
Dinámica: Aumenta por el Débito (adquisiciones) y disminuye por el Crédito (bajas, amortización). Saldo Deudor.
Elemento 2: Pasivos
Obligaciones presentes de la entidad, surgidas a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. (Sección 2). Se clasifican en Corrientes y No Corrientes (Sección 4).
2.1 Pasivo Corriente
2.1.01 Cuentas por Pagar Comerciales (Sección 11):
Descripción: Obligaciones de pago a proveedores por la adquisición de bienes (inventarios) o servicios en el curso ordinario del negocio.
Dinámica: Aumenta por el Crédito (compras a crédito) y disminuye por el Débito (pagos, notas de débito). Saldo Acreedor.
2.1.02 Obligaciones Financieras (Sección 11):
Descripción: Deudas con entidades financieras cuyo vencimiento es menor a un año (ej. sobregiros, porción corriente de préstamos a largo plazo).
Dinámica: Aumenta por el Crédito (recepción del préstamo) y disminuye por el Débito (pagos de capital). Saldo Acreedor.
2.2 Pasivo No Corriente
2.2.01 Obligaciones Financieras a Largo Plazo (Sección 11):
Descripción: Deudas con entidades financieras cuyo vencimiento es mayor a un año.
Dinámica: Similar a las de corto plazo. Saldo Acreedor.
2.2.02 Provisiones (Sección 21):
Descripción: Pasivos sobre los que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento (ej. provisiones para garantías, litigios).
Dinámica: Aumenta por el Crédito (constitución de la provisión contra un gasto) y disminuye por el Débito (aplicación de la provisión). Saldo Acreedor.
Elemento 3: Patrimonio
Es la participación residual en los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. (Sección 2 y 22).
3.1.01 Capital Social:
Descripción: Aportes de los socios o accionistas.
Dinámica: Aumenta por el Crédito (aportes). Saldo Acreedor.
3.3.01 Resultados Acumulados:
Descripción: Utilidades o pérdidas netas de ejercicios anteriores que no han sido distribuidas.
Dinámica: Aumenta por el Crédito (utilidades) y disminuye por el Débito (pérdidas, pago de dividendos).
3.4.01 Resultado del Ejercicio:
Descripción: Utilidad o pérdida neta del período contable actual. Recibe el traslado de todas las cuentas de ingresos y gastos al cierre.
Elemento 4: Ingresos
Incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintos de los relacionados con las aportaciones de los propietarios. (Sección 2).
4.1.01 Ingresos de Actividades Ordinarias (Sección 23):
Descripción: Ingresos que surgen del curso de las actividades ordinarias de la entidad (principalmente venta de mercaderías). Deben registrarse netos de devoluciones, rebajas y descuentos.
Dinámica: Se registran exclusivamente en el Crédito. Saldo Acreedor.
Cuentas relacionadas (Naturaleza Deudora):
4.1.02 Devoluciones sobre Ventas,4.1.03 Descuentos sobre Ventas.
4.2.01 Otros Ingresos:
Descripción: Ingresos que no provienen de la actividad principal (ej. intereses ganados, ingresos por alquiler de espacios).
Elemento 5: Costos y Gastos
Decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones a los propietarios. (Sección 2).
5.1.01 Costo de Ventas (Sección 13):
Descripción: Representa el costo de adquisición de las mercaderías que han sido vendidas durante el período.
Dinámica: Se registra en el Débito al momento de reconocer el ingreso por la venta. Saldo Deudor.
5.2.01 Gastos de Administración:
Descripción: Gastos incurridos en la dirección y administración general de la empresa (ej. sueldos del personal administrativo, alquiler de oficinas, depreciación de equipo de cómputo de administración, servicios públicos).
Dinámica: Se registran en el Débito. Saldo Deudor.
5.3.01 Gastos de Venta:
Descripción: Gastos incurridos para la comercialización y distribución de los productos (ej. sueldos de vendedores, comisiones, publicidad, fletes sobre ventas, depreciación de vehículos de reparto).
Dinámica: Se registran en el Débito. Saldo Deudor.
5.4.01 Gastos Financieros (Sección 11):
Descripción: Costos asociados a la obtención de financiamiento (ej. intereses de préstamos bancarios, comisiones bancarias).
Dinámica: Se registran en el Débito. Saldo Deudor.
5. Ejemplo Abreviado del Catálogo de Cuentas
1. ACTIVOS
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.01. Efectivo y Equivalentes de Efectivo (Sección 7)
1.1.01.01. Caja General
1.1.01.02. Bancos
1.1.01.02.01. Banco ABC Cta. Corriente
1.1.02. Cuentas por Cobrar Comerciales (Sección 11)
1.1.02.01. Clientes Nacionales
1.1.02.02. (Estimación por Deterioro de Cuentas por Cobrar)
1.1.03. Inventarios (Sección 13)
1.1.03.01. Mercaderías
1.1.03.02. (Estimación por Obsolescencia de Inventarios)
1.1.04. Pagos Anticipados
1.1.04.01. Seguros Pagados por Anticipado
1.2. ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.01. Propiedades, Planta y Equipo (Sección 17)
1.2.01.01. Edificios
1.2.01.02. (Depreciación Acumulada de Edificios)
1.2.01.03. Vehículos
1.2.01.04. (Depreciación Acumulada de Vehículos)
1.2.01.05. Mobiliario y Equipo de Oficina
1.2.01.06. (Depreciación Acumulada de Mobiliario)
1.2.02. Activos Intangibles (Sección 18)
1.2.02.01. Licencias y Software
1.2.02.02. (Amortización Acumulada de Intangibles)
2. PASIVOS
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.01. Cuentas por Pagar Comerciales (Sección 11)
2.1.01.01. Proveedores Nacionales
2.1.02. Obligaciones Financieras (Sección 11)
2.1.02.01. Préstamos Bancarios CP
2.1.03. Cuentas por Pagar Diversas
2.1.03.01. Impuestos por Pagar (IVA, Renta)
2.1.03.02. Sueldos y Salarios por Pagar
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
2.2.01. Obligaciones Financieras a Largo Plazo
2.2.01.01. Préstamos Bancarios LP
2.2.02. Provisiones (Sección 21)
2.2.02.01. Provisión para Garantías
3. PATRIMONIO (Sección 22)
3.1.01. Capital Social
3.2.01. Reservas Legales
3.3.01. Resultados Acumulados
3.4.01. Resultado del Ejercicio
4. INGRESOS
4.1.01. Ventas de Mercaderías (Sección 23)
4.1.02. (Devoluciones sobre Ventas)
4.1.03. (Descuentos sobre Ventas)
4.2.01. Otros Ingresos
4.2.01.01. Ingresos Financieros (Intereses ganados)
5. COSTOS Y GASTOS
5.1.01. Costo de Ventas (Sección 13)
5.2.01. Gastos de Administración
5.2.01.01. Sueldos y Salarios - Administración
5.2.01.02. Arrendamientos - Oficinas
5.2.01.03. Depreciación - Gastos de Administración
5.2.01.04. Servicios Públicos - Administración
5.3.01. Gastos de Venta
5.3.01.01. Sueldos y Salarios - Ventas
5.3.01.02. Comisiones sobre Ventas
5.3.01.03. Publicidad y Mercadeo
5.3.01.04. Depreciación - Gastos de Venta
5.4.01. Gastos Financieros
5.4.01.01. Intereses de Préstamos
5.4.01.02. Comisiones Bancarias
5.5.01. Impuesto a las Ganancias (Sección 29)
6. Normas de Uso y Mantenimiento del Catálogo
Responsabilidad: El Departamento de Contabilidad (o Contraloría) es el único responsable de la administración, mantenimiento y actualización del Catálogo de Cuentas.
Creación de Cuentas: Queda prohibida la creación de nuevas cuentas (en cualquier nivel) sin la autorización expresa del Contador General o Gerente Financiero.
Solicitud de Cuentas: Cualquier área que requiera una nueva cuenta deberá solicitarla por escrito (o vía sistema) al Departamento de Contabilidad, justificando su necesidad y la naturaleza de las transacciones que se registrarán en ella.
Inactivación de Cuentas: No se permite la eliminación de cuentas que hayan tenido movimiento. Estas podrán ser "inactivadas" para evitar su uso futuro, previa autorización.
Registro de Transacciones: Toda transacción debe ser registrada en la cuenta del nivel más detallado (auxiliar) que corresponda a su naturaleza. Está prohibido registrar asientos contables en cuentas de nivel superior (Cuenta, Rubro o Elemento).
Revisión y Actualización: Este manual y el catálogo de cuentas serán revisados anualmente por el Departamento de Contabilidad para asegurar que sigan cumpliendo con los requerimientos de la NIIF para Pymes y las necesidades de información de la gerencia.
FUENTE: Gemini Google/Busqueda investigativa de MDJL/Foto de Google
