El departamento de contabilidad y finanzas en un hotel, también conocido como departamento de contraloría, es la sección del hotel responsable de todo lo relacionado con las finanzas, controla y registra todas las operaciones financieras que ocurren dentro del establecimiento hotelero. Además, un departamento de contabilidad y finanzas en un hotel se encarga de registrar todos los ingresos generados por las operaciones del hotel y todo efectivo que pase por tesorería o la caja, y reportar los distintos Estados Financieros y declaraciones de impuestos.
Funciones del departamento de contabilidad de un hotel
Las principales funciones del departamento de contabilidad en un hotel son las siguientes:
Controlar y registrar todas las operaciones financieras que ocurren dentro del establecimiento hotelero.
Registrar todos los ingresos generados por las operaciones del hotel y todo efectivo que pase por tesorería o la caja.
Suministrar información relacionada con el valor de los activos de un establecimiento hotelero, al igual que las deudas contraídas con terceros.
Brindar información razonada, basada en registros técnicos de las operaciones realizadas en el hotel.
Ofrecer informaciones contables que sean veraces, confiables y oportunas al departamento de administración y gerencia hotelera y demás departamentos que lo requieren, con el fin de facilitar la toma de decisiones, la planificación y el control de las operaciones del hotel.
Elaborar y actualizar los distintos Estados Financieros con informaciones históricas y previsiones futuras.
Reportar los distintos Estados Financieros y declaraciones de impuestos.
Proveer información a usuarios externos de las operaciones realizadas en el hotel, muy útil para los accionistas e inversionistas.
Solicitar facturas, dinero de caja e informes de gastos por pagar al departamento de recepción.
Verificar que se cumplan las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) en las tareas diarias del departamento.
Controlar el flujo de efectivo del hotel. Se debe verificar cuáles son las fuentes de ingresos y en que se gastó cada monto de dinero.
Recopilar todos los reportes de ingresos departamentales de cada sección del hotel.
Supervisar que los sistemas de control de administración sean aplicados en el hotel, al igual que los sistemas de registro de contabilidad hotelera.
Planificar y elaborar los presupuestos de ingresos y gastos de operación.
Asegurar que se apliquen los contenidos de los manuales y políticas de control interno.
Auditar los Estados Financieros, registros contables y documentos, y reportar posibles irregularidades encontradas.
Comprobar que las cuenta por pagar a proveedores sean saldadas en plazo establecido.
Revisar que las cuentas por cobrar sean cobradas, y no se conviertan en incobrables.
Evitar que los gastos operativos superen a los ingresos operativos del hotel. El punto es generar un superávit (beneficios) el final del periodo.
Estar seguro de que las facturas de los distintos proveedores del hotel sean pagadas a tiempo y evitar cargos por mora.
Cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa de alojamiento.
Movilizar y administrar los recursos financieros del hotel.
Velar porque los empleados del hotel reciban sus pagos de salario y comisiones a tiempo. Los pagos de nómina pagados a tiempo motivan a los trabajadores a continuar ejerciendo sus funciones.
Efectuar los pagos que son obligación de la empresa hotelera.
Elaborar el modelo de organización financiera.
Gestionar los gastos relacionados con la actividad de los empleados.
Administrar la inversión, el financiamiento y los beneficios obtenidos por el hotel.
Organigrama del departamento de contabilidad de un hotel
Un organigrama del departamento de contabilidad de un hotel es un representación gráfica de la organización del departamento de contabilidad y finanzas en un hotel. Este se adapta a las necesidades del establecimiento hotelero. Aquí te presento un ejemplo de un organigrama de un departamento de contabilidad en un hotel:
organigrama del departamento de contabilidad
Descarga este organigrama del departamento de contabilidad y finanzas de un hotel
Puedes descargar gratis este organigrama del departamento de contraloría de un hotel, en los formatos de imagen, PDF y PowerPoint a continuación:
descargar organigrama hotel gratis
Aspectos a considerar
Confeccionar un organigrama de un hotel es muy importante, porque permite que todos los miembros del departamento de finanzas de un hotel conozcan su ubicación en la jerarquía y a qué puesto avanzar.
En su descripción, el organigrama debe incluir las tareas y funciones que debe realizar cada personal. También las responsabilidades y derechos relacionados con el puesto de trabajo.
Jefes y subordinados directos.
Departamentalización del hotel.
Emplazamiento y dependencia al departamento al que pertenece.
Como editar el organigrama
Siéntete libre de utilizar este organigrama creado para ayudar a los estudiantes de Turismo y Hotelería, y al público en general. Para editarlo, puedes seguir estos sencillos pasos:
Para editar este organigrama puedes descargarlo en tu dispositivo y guardarlo como un archivo PowerPoint. Haz clic en Archivo, Descargar y por último en Microsoft PowerPoint (.pptx).
También puedes dar clic en Archivo, luego en Hacer una copia y en Toda la presentación. Te saldrá una ventana para guardarlo en tu cuenta de Google Drive y editarlo como una Presentación de Google (Google Slides). Además, es útil para Compartirlo.
¡Buena suerte!
Personal del departamento de contabilidad de una empresa hotelera
El personal del departamento de contabilidad de una empresa hotelera está organizado de tal forma que se permita registrar y controlar las distintas operaciones financieras de una empresa de alojamiento, a continuación, encontrarás cuál es el personal del departamento de contabilidad de un hotel y sus principales funciones:
