Esta es una guía detallada sobre cómo estructurar el levantamiento de información y la puesta en marcha del ciclo contable para una entidad comercial en la República Dominicana, actualizada a octubre de 2025.
El proceso es riguroso y requiere una integración de aspectos legales, fiscales y financieros desde el primer día.
1. El Levantamiento Inicial (Fase Cero): Antes del Primer Asiento
Antes de registrar cualquier transacción, es crucial recopilar y organizar toda la información fundacional de la entidad. Este "levantamiento" define la estructura legal y financiera.
Documentación Legal y Fiscal
Es la base de la identidad de la empresa ante el Estado.
Registro Mercantil: Obtenido en la Cámara de Comercio y Producción. Define el tipo de sociedad (SRL, SA, EIRL), el capital social suscrito y pagado, los socios y el objeto de la empresa.
Registro Nacional del Contribuyente (RNC): Suministrado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Es la cédula de identidad fiscal de la empresa.
Registro de Empleadores:
TSS (Tesorería de la Seguridad Social): Para registrar la empresa y sus empleados en el Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS).
Ministerio de Trabajo (MT): Para el registro de la Planilla de Personal Fijo (DGT-3) y otros formularios.
Permisos y Licencias: Dependiendo del negocio, se necesitarán permisos sectoriales (Salud Pública, Medio Ambiente, Ayuntamiento, etc.).
Información Financiera y Operativa
Define el punto de partida financiero de la empresa.
Cuentas Bancarias: Contratos de apertura y estados de cuenta iniciales. El saldo inicial es el primer registro de "Efectivo y Equivalentes".
Aportes de Capital: Verificar si los socios aportaron en efectivo (depósitos) o en especie (activos). Si fue en especie (ej. un vehículo, un computador), se necesita un documento que certifique su valor razonable (factura de compra, tasación).
Contratos Clave:
Alquiler: Contrato de arrendamiento del local comercial. Esto define el gasto de alquiler y la obligación de retención de impuestos (IR-17).
Préstamos: Acuerdos de financiamiento bancario o de terceros. Define el "Pasivo" (Préstamos por Pagar) y los gastos de intereses.
Inventario de Activos y Pasivos
¿Qué posee la empresa y qué debe?
Activos Fijos (Propiedad, Planta y Equipo):
Listado detallado de todo el mobiliario, equipos de oficina, computadoras, vehículos, maquinaria o edificaciones.
Se debe tener la factura original (con su Número de Comprobante Fiscal - NCF) que indique el costo de adquisición y la fecha de compra. Esto es vital para calcular la depreciación futura.
Inventario (si aplica):
Conteo físico detallado de todas las mercancías disponibles para la venta.
Se debe tener el costo de adquisición de cada artículo.
Pasivos (Deudas):
Cuentas por Pagar a Suplidores: Facturas pendientes de pago a proveedores.
Otras Cuentas por Pagar: Deudas con socios, préstamos informales, etc.
2. Configuración del Sistema (Puesta en Marcha)
Con la información anterior, se parametriza el sistema contable.
El Software Contable
La empresa debe adquirir un software contable. A octubre de 2025, es crucial que este software esté habilitado para la Facturación Electrónica (e-CF), ya que la DGII tiene un calendario agresivo para la implementación obligatoria de este esquema.
El Catálogo de Cuentas
Es el "esqueleto" de la contabilidad.
Debe estar basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), específicamente NIIF para PYMES si aplica.
Debe estar adaptado a los requerimientos fiscales de la DGII. Esto significa crear subcuentas específicas para diferenciar:
Tipos de ITBIS (pagado en compras locales, pagado en servicios, pagado en importaciones).
Tipos de Retenciones (ISR a salarios, ISR a servicios, ISR a alquileres).
Gastos deducibles y no deducibles del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
El Asiento de Apertura
Es el primer registro contable de la empresa. Utiliza toda la información de la Fase Cero para cargar (debitar) los activos y abonar (creditar) los pasivos y el capital.
La ecuación contable () debe cuadrar perfectamente.
Débito: Efectivo en Banco (saldo inicial).
Débito: Propiedad, Planta y Equipo (costo de los activos fijos).
Débito: Inventario (costo de la mercancía).
Crédito: Préstamos por Pagar (deuda bancaria).
Crédito: Cuentas por Pagar (deudas a suplidores).
Crédito: Capital Social (aporte de los socios).
3. El Ciclo Contable Mensual (Operación Rutinaria)
Una vez iniciado, el ciclo se repite cada mes. Este es el corazón de la contabilidad y está fuertemente regulado por la DGII y la TSS.
1. Registro de Transacciones Diarias
El día a día del negocio, asegurando el cumplimiento de los Números de Comprobante Fiscal (NCF).
Ventas (Ingresos): Emitir facturas con NCF (B01 para crédito fiscal, B02 para consumidor final, o los e-CF correspondientes B01-E, B02-E).
Compras y Gastos (Costos): Exigir siempre facturas con NCF válido (B01) a los suplidores para poder adelantar el ITBIS y deducir el gasto del ISR.
Gastos Menores: Registrar todos los gastos con NCF de régimen especial (B11, B12) si el suplidor no emite crédito fiscal.
Movimientos Bancarios: Registrar depósitos (cobros a clientes), cheques y transferencias (pagos a suplidores, nómina).
2. Ciclo de Nómina (TSS y MT)
Se procesa usualmente quincenal o mensual.
Cálculo de Nómina: Salario bruto, horas extras, comisiones.
Cálculo de Retenciones:
AFP (Pensiones): Retención al empleado.
SFS (Salud): Retención al empleado.
ISR (Impuesto Sobre la Renta): Retención a empleados que superen la exención contributiva anual.
Pago a la TSS: La empresa debe pagar las retenciones del empleado más el aporte patronal (SFS, AFP, Riesgos Laborales e INFOTEP).
Fecha Límite: A más tardar los primeros 3 días hábiles del mes siguiente.
3. Ciclo de Cumplimiento Fiscal (DGII)
Este es el proceso más crítico y con fechas límite estrictas.
Formato de Envío 606 (Compras y Gastos): Reportar todas las compras y gastos del mes que tienen NCF.
Formato de Envío 607 (Ventas): Reportar todas las ventas (ingresos) del mes.
Formato de Envío 608 (Anulaciones): Reportar NCF anulados.
Fecha Límite (606, 607, 608): A más tardar el día 15 del mes siguiente.
Declaración IR-17 (Retenciones): Declarar y pagar las retenciones hechas a terceros (ej. 10% por alquiler, 2% o 10% por servicios profesionales).
Fecha Límite (IR-17): A más tardar el día 10 del mes siguiente.
Declaración IT-1 (ITBIS): Es el resultado de restar el ITBIS pagado (reportado en el 606) del ITBIS cobrado (reportado en el 607). Si el resultado es positivo, se paga.
Fecha Límite (IT-1): A más tardar el día 20 del mes siguiente.
4. Cierre Contable Mensual
Procesos internos para asegurar que la información es correcta.
Conciliación Bancaria: Comparar los libros contables con el estado del banco y justificar cualquier diferencia.
Asientos de Ajuste:
Registro de la Depreciación de los activos fijos.
Registro de la Amortización de gastos pagados por adelantado (ej. seguros).
Provisiones de gastos conocidos (ej. electricidad, agua) cuya factura aún no llega.
Emisión de Estados Financieros: Preparar la Balanza de Comprobación y los Estados de Resultados y Situación Financiera mensuales para la gerencia.
4. El Ciclo Contable Anual (El Cierre Fiscal)
Al final del año fiscal (usualmente el 31 de diciembre para empresas comerciales), se realiza el cierre mayor.
1. Ajustes y Conciliaciones Anuales
Antes de declarar, se debe asegurar que todo esté correcto.
Inventario Físico: Realizar un conteo físico del inventario y ajustar los libros contables por cualquier faltante o sobrante.
Provisión de Cuentas Incobrables: Analizar las cuentas por cobrar y crear una provisión para aquellas que se estimen de difícil cobro.
Revisión de Activos Fijos: Confirmar que todos los activos listados existen físicamente.
Conciliación de Sueldos: Asegurar que el total pagado en nómina (TSS) coincida con el gasto de salarios registrado en contabilidad (para el IR-2).
2. Cumplimiento Laboral Anual (Ministerio de Trabajo)
DGT-3 (Planilla de Personal Fijo): Presentar un listado de toda la nómina fija al 31 de diciembre. Se presenta en Enero.
Cálculo de la Bonificación (Art. 223 Código de Trabajo): La empresa debe pagar el 10% de las utilidades netas (antes de ISR) a sus empleados. Este pago debe realizarse a más tardar 90-120 días después del cierre fiscal.
3. Cierre Fiscal Anual (DGII)
Es la declaración más importante del año.
Declaración Jurada Anual (IR-2): Este formulario resume todos los ingresos, costos y gastos del año para determinar la Renta Neta Imponible.
Impuesto Sobre la Renta (ISR): Se calcula un 27% sobre la Renta Neta Imponible. A este monto se le restan los "Anticipos" pagados durante el año.
Fecha Límite (IR-2): 120 días después de la fecha de cierre. Si la empresa cierra el 31 de diciembre, la fecha límite es el 30 de abril del año siguiente.
Impuesto a los Activos: Se calcula el 1% sobre el total de activos (descontando depreciación e ITBIS). La empresa paga el monto que sea mayor entre el ISR (27%) o el Impuesto a los Activos (1%).
Presentación de Estados Financieros Auditados: Si la empresa supera un cierto umbral de ingresos o si es requerida por la DGII, deberá adjuntar a su IR-2 unos estados financieros auditados por un Contador Público Autorizado (CPA).
4. Cierre Legal y Societario
Asamblea General Ordinaria Anual: Los socios deben reunirse para aprobar los resultados financieros del año anterior.
Actualización del Registro Mercantil: Con el acta de asamblea, se debe actualizar el Registro Mercantil en la Cámara de Comercio anualmente.
FUENTE: Gemini Google:Busqueda investigativa de MDJL/Fotos de Google.
