Efectivo y equivalentes de efectivo
El efectivo y equivalentes de efectivo (E y EE) representan uno de los rubros más importantes y líquidos en el balance general de una empresa. Su gestión adecuada es vital para la solvencia y estabilidad financiera.
El efectivo es el dinero en caja (monedas y billetes) y los depósitos a la vista en instituciones financieras, como las cuentas corrientes bancarias. Es el activo más líquido.
Los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo de alta liquidez y fácil convertibilidad en una cantidad conocida de efectivo. Tienen un riesgo insignificante de cambio de valor y su vencimiento no excede los tres meses desde la fecha de adquisición. Ejemplos incluyen:
Depósitos a plazo fijo a corto plazo.
Inversiones en instrumentos del mercado monetario.
Bonos de tesorería a corto plazo.
La clasificación depende de la intención de la gerencia al momento de la adquisición. Una inversión es un equivalente de efectivo solo si fue adquirida para cumplir con compromisos de pago a corto plazo, no para inversión a largo plazo.
Reconocimiento y medición
El reconocimiento del E y EE se realiza cuando la entidad tiene control sobre el efectivo o el derecho contractual a recibirlo. Debe registrarse el efectivo en caja y en bancos, así como las inversiones que cumplan con la definición de equivalente de efectivo.
La medición se realiza a su valor nominal o a costo. Los saldos en moneda extranjera se convierten a la moneda funcional de la entidad utilizando el tipo de cambio de la fecha del balance. Las diferencias por el tipo de cambio se reconocen en el estado de resultados.
Control interno y registro contable
Un sólido control interno es fundamental para proteger el efectivo de robos, fraudes y errores. Los controles clave incluyen:
Segregación de funciones: Las personas que manejan el efectivo no deben ser las mismas que registran las transacciones.
Arqueos de caja: Recuentos sorpresivos para verificar la existencia del efectivo.
Conciliaciones bancarias: Cotejar los saldos de la empresa con los del banco para detectar discrepancias.
Autorización de pagos: Todos los pagos deben ser aprobados por personal autorizado.
Registro Contable
El registro contable se realiza a través de las cuentas de activo, como "Caja General" y "Bancos". Las entradas y salidas de efectivo se registran con débitos y créditos. Por ejemplo:
Ingresos: Débito a "Caja" o "Bancos", con crédito a la cuenta de origen (ej. "Ventas").
Egresos: Crédito a "Caja" o "Bancos", con débito a la cuenta de destino (ej. "Gastos de alquiler").
Pruebas de cumplimiento y de sustancia
Las pruebas de cumplimiento (o de control) evalúan la efectividad del control interno. El auditor revisa si los controles establecidos se están aplicando correctamente. Por ejemplo, verificando si las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente o si las facturas de pago están debidamente autorizadas.
Las pruebas de sustancia (o sustantivas) buscan evidencia directa sobre la exactitud de los saldos del E y EE. Incluyen:
Confirmación bancaria: Solicitar al banco que confirme directamente los saldos, préstamos y otros detalles.
Arqueo de caja: Contar el efectivo físicamente y compararlo con el saldo contable.
Análisis de las conciliaciones bancarias: Verificar si los saldos, partidas en tránsito y cheques pendientes son correctos.
Presentación en los estados financieros e información a revelar
El efectivo y equivalentes de efectivo se presentan como el primer rubro del activo corriente en el estado de situación financiera (balance general) debido a su alta liquidez.
En el estado de flujos de efectivo, el E y EE es el foco principal. Se presenta el saldo inicial y final, y el flujo neto de efectivo de las actividades operativas, de inversión y de financiación. Esto permite a los usuarios evaluar la capacidad de la entidad para generar y usar efectivo.
Información a revelar
La información a revelar en las notas a los estados financieros debe incluir:
Una política contable que defina qué inversiones se consideran equivalentes de efectivo.
La composición del rubro, desglosando el efectivo en caja, bancos y equivalentes.
Restricciones significativas sobre el uso del efectivo (por ejemplo, fondos en fideicomisos o cuentas de garantía).
Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar son derechos exigibles que una empresa tiene sobre terceros, ya sean clientes o deudores varios, por la venta de bienes o la prestación de servicios a crédito. Representan el dinero que se espera recibir en el futuro. Estas cuentas son un componente crucial del capital de trabajo de una empresa y su correcta gestión es vital para la liquidez y la rentabilidad.
Clasificación de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se pueden clasificar de varias maneras:
Por origen:
Cuentas por cobrar comerciales: Provienen de la venta de bienes y servicios en el curso normal del negocio. Generalmente, se generan a partir de una factura y son la principal categoría.
Otras cuentas por cobrar: Incluyen deudas que no provienen de las operaciones principales, como préstamos a empleados, anticipos a proveedores, reclamaciones de seguros o impuestos a favor.
Por plazo de vencimiento:
A corto plazo: Se espera cobrar en un período menor a un año. Son las más comunes y se presentan como parte del activo corriente en el balance general.
A largo plazo: Se espera cobrar en un período mayor a un año. Se clasifican como activo no corriente.
Reconocimiento y Medición
Reconocimiento
Una cuenta por cobrar se reconoce en los libros contables cuando se cumplen los criterios de la contabilidad de acumulación o devengado. Esto significa que la empresa ha transferido los riesgos y beneficios de los bienes o servicios al cliente, incluso si no ha recibido el pago. El reconocimiento se realiza por el valor de la transacción, que es el importe acordado con el cliente.
Medición
Medición inicial: Las cuentas por cobrar se miden inicialmente por su valor razonable, que generalmente es el precio de la transacción. Este valor se registra en los libros de la empresa.
Medición posterior: Posteriormente, las cuentas por cobrar se miden al costo amortizado. Esto implica que se deben ajustar para reflejar cualquier provisión por cuentas incobrables o deudas de dudoso cobro. El objetivo es que las cuentas por cobrar se presenten en los estados financieros por su valor neto realizable, que es el importe que la empresa espera realmente cobrar.
Control Interno
Un sólido sistema de control interno es esencial para la gestión de las cuentas por cobrar y previene errores y fraudes. Los elementos clave incluyen:
Separación de funciones: El personal encargado de la facturación no debe ser el mismo que el que maneja la cobranza o la contabilidad. Esto reduce el riesgo de malversación.
Aprobación de créditos: Se deben establecer políticas claras para la aprobación de créditos a clientes, evaluando su solvencia antes de conceder la venta a crédito.
Conciliación regular: Conciliar periódicamente los saldos de las cuentas por cobrar con los registros de los clientes.
Políticas de cobranza: Contar con un proceso de cobranza estructurado y documentado, con recordatorios y seguimientos regulares.
Análisis de antigüedad de saldos: Elaborar informes de antigüedad de saldos para identificar las cuentas que están vencidas y priorizar su gestión.
Registro Contable de las cuentas por cobrar
Registro de la venta a crédito
Cuando se realiza una venta a crédito, el registro contable es el siguiente:
Se debita la cuenta "Cuentas por Cobrar" (activo), aumentando el derecho de cobro.
Se acredita la cuenta "Ingresos por Ventas" (ingresos), reconociendo la ganancia.
También se acredita el TTBIS generado en la venta.
Por ejemplo, por una venta de $1000 a crédito (más 16% de ITBIS):
Cuenta Débito Crédito
Cuentas por Cobrar $1160
Ingresos por Ventas $1000
ITBIS por Pagar $160
Para registrar la venta a crédito
Registro de la provisión para cuentas incobrables
La provisión para cuentas incobrables es un ajuste contable que se realiza para reconocer que no todas las cuentas por cobrar serán recuperadas. Esto cumple con el principio de prudencia, que establece que se deben reconocer las pérdidas tan pronto como sean probables. Existen dos métodos principales para calcularla:
Método del porcentaje de ventas: Se estima la provisión como un porcentaje de las ventas a crédito.
Método del análisis de antigüedad de saldos: Se evalúa la antigüedad de cada cuenta por cobrar y se aplica un porcentaje de incobrabilidad mayor a las más antiguas.
El registro contable de la provisión es:
Se debita la cuenta "Gasto por Cuentas Incobrables" (gasto), reconociendo la pérdida.
Se acredita la cuenta "Provisión para Cuentas Incobrables" (cuenta de activo de valor negativo), que reduce el saldo de Cuentas por Cobrar.
Por ejemplo, si se estima una provisión de $500:
Cuenta Débito Crédito
Gasto por Ctas Incob $500
Prov para Ctas Incob $500
Para registrar la provisión por incobrabilidad
Cuando se determina que una cuenta específica es incobrable y se cancela, el registro es:
Se debita la cuenta "Provisión para Cuentas Incobrables", reduciendo el saldo de la provisión.
Se acredita la cuenta "Cuentas por Cobrar", eliminando el saldo de la cuenta específica.
Pruebas de Auditoría
Pruebas de Cumplimiento
Las pruebas de cumplimiento evalúan la efectividad de los controles internos de la empresa relacionados con las cuentas por cobrar. El objetivo es determinar si los controles están funcionando como se diseñaron. Ejemplos de estas pruebas incluyen:
Revisar la documentación de la política de crédito para asegurar que se están siguiendo los procedimientos.
Observar la segregación de funciones entre facturación y cobranza.
Revisar la autorización de las ventas a crédito.
Pruebas de Sustancia
Las pruebas de sustancia buscan verificar la exactitud de los saldos de las cuentas por cobrar en los estados financieros. Se enfocan en la existencia, valoración y presentación. Ejemplos de estas pruebas incluyen:
Confirmación de saldos: Se envía una carta a los clientes para que confirmen el saldo adeudado a la empresa.
Análisis de antigüedad: Se verifica la razonabilidad de la provisión para cuentas incobrables.
Revisión de cobros posteriores: Se examinan los cobros realizados después del cierre del período para validar la existencia de los saldos.
Cálculo de ratios: Se analizan ratios como el de rotación de cuentas por cobrar para detectar posibles anomalías.
Presentación en los Estados Financieros
Las cuentas por cobrar se presentan en el balance general como parte del activo corriente, a menos que su vencimiento sea a largo plazo. Se muestran por su valor neto realizable, es decir, el saldo de las cuentas por cobrar menos la provisión para cuentas incobrables.
Ejemplo de presentación en el balance general:
Activo Corriente
Cuentas por Cobrar Clientes $100,000
(Menos) Prov p/Ctas Incobr. ($10,000)
Cuentas por Cobrar (Neto) $90,000
Información a Revelar
Las notas a los estados financieros deben proporcionar información detallada sobre las cuentas por cobrar, lo que permite a los usuarios entender su naturaleza y riesgos. La información a revelar incluye:
Políticas contables: Describir los métodos utilizados para el reconocimiento, medición y provisión de las cuentas por cobrar.
Desglose de saldos: Presentar la composición de las cuentas por cobrar (comerciales, empleados, etc.).
Análisis de antigüedad de saldos: Detallar la antigüedad de las cuentas por cobrar por rangos (ej. 1-30 días, 31-60 días, >90 días).
Movimiento de la provisión: Mostrar los movimientos en la cuenta de provisión para cuentas incobrables durante el período.
Riesgo de crédito: Describir las políticas de gestión del riesgo de crédito y las concentraciones de riesgo significativas.
Inventario
El inventario se refiere a los bienes que una empresa posee para la venta en el curso normal de sus operaciones, los que están en proceso de producción o los que serán consumidos en la producción de bienes y servicios. Es uno de los activos más importantes para la mayoría de las empresas, especialmente para aquellas dedicadas a la manufactura, el comercio o la construcción.
Clasificación de los inventarios
El inventario puede clasificarse de varias maneras, dependiendo del tipo de empresa:
Empresas comerciales:
Mercancía: Productos terminados listos para la venta.
Empresas manufactureras:
Materia prima: Materiales que se consumirán en el proceso de producción.
Productos en proceso: Bienes que se encuentran en alguna etapa de producción, pero aún no están terminados.
Productos terminados: Bienes que han completado el proceso de producción y están listos para la venta.
Suministros de fábrica: Materiales indirectos que se utilizan en la producción pero no forman parte del producto final (ej. lubricantes, repuestos).
Reconocimiento y Medición
Reconocimiento
El inventario se reconoce en los estados financieros cuando la empresa tiene el control sobre los bienes y es probable que se deriven beneficios económicos futuros de ellos. El reconocimiento inicial ocurre generalmente cuando se adquieren o producen.
Medición
La medición del inventario se realiza inicialmente a su costo. Este costo incluye todos los gastos incurridos para llevar los bienes a su ubicación y condición actual. Los costos de inventario incluyen:
Costo de compra: Precio de adquisición, aranceles, impuestos no recuperables y otros costos directamente atribuibles a la compra, menos descuentos y rebajas.
Costos de transformación: Mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Otros costos: Aquellos que son necesarios para dar a los inventarios su condición y ubicación actuales.
Posteriormente, al cierre del ejercicio, el inventario se mide al costo o valor neto realizable (VNR), el que sea menor. El VNR es el precio estimado de venta en el curso normal de las operaciones, menos los costos estimados de terminación y los gastos estimados necesarios para realizar la venta.
Control Interno
Un control interno robusto sobre el inventario es vital para proteger este activo y asegurar la precisión de los registros contables. Las medidas de control interno incluyen:
Separación de funciones: El personal que maneja físicamente el inventario no debe ser el mismo que lleva los registros contables.
Conteo físico: La realización de conteos físicos periódicos para comparar el inventario real con los registros contables.
Sistemas de inventario: Implementación de sistemas como el inventario perpetuo (que actualiza continuamente el saldo) o el inventario periódico (que se basa en conteos físicos periódicos).
Registro Contable
El registro contable del inventario varía según el sistema utilizado:
Inventario Periódico
Este sistema no mantiene un registro continuo del inventario. El costo de la mercancía vendida (CMV) se determina al final del período contable.
Compra: Se debita la cuenta "Compras" y se acredita "Cuentas por Pagar".
Venta: Se debita "Efectivo" o "Cuentas por Cobrar" y se acredita "Ventas".
Al cierre del período:
Se debita "Inventario Inicial" y se acredita "Costo de Ventas".
Se debita "Costo de Ventas" y se acredita "Compras".
Se debita "Inventario Final" y se acredita "Costo de Ventas".
Inventario Perpetuo
Este sistema actualiza los registros de inventario y el costo de la mercancía vendida en cada transacción.
Compra: Se debita la cuenta "Inventario" y se acredita "Cuentas por Pagar".
Venta:
Se debita "Efectivo" o "Cuentas por Cobrar" y se acredita "Ventas" (por el precio de venta).
Simultáneamente, se debita "Costo de Ventas" y se acredita "Inventario" (por el costo de la mercancía vendida).
Provisión para Obsolescencia de Inventario
La provisión para obsolescencia de inventario se crea cuando el valor neto realizable de los inventarios es inferior a su costo. Esto se hace para reflejar que parte del inventario ha perdido valor.
Asiento contable:
Se debita "Gasto por Obsolescencia de Inventario" o "Pérdida por desvalorización de Inventarios" (cuenta de resultados).
Se acredita "Provisión para Obsolescencia de Inventario" o "Estimación para desvalorización de Inventarios" (cuenta de activo que reduce el inventario).
Este asiento asegura que el inventario se presente en el balance general a su valor neto realizable, de acuerdo con el principio de que "el inventario se mide al costo o VNR, el que sea menor".
Pruebas de Auditoría
Para verificar la razonabilidad de los inventarios, los auditores realizan dos tipos de pruebas:
Pruebas de Cumplimiento
Buscan evaluar la efectividad de los controles internos de la empresa sobre el inventario. Ejemplos incluyen:
Revisar la segregación de funciones en la recepción, almacenamiento y despacho de inventario.
Verificar que se realizan conteos físicos periódicos.
Examinar la autorización de las transacciones de inventario.
Pruebas de Sustancia
Buscan obtener evidencia directa sobre la validez de los saldos del inventario en los estados financieros. Ejemplos incluyen:
Observación del conteo físico: El auditor observa el proceso de conteo para asegurar que es preciso y completo.
Confirmación de inventario en consignación: Enviar confirmaciones a terceros que tienen inventario de la empresa en sus instalaciones.
Prueba de corte: Revisar las últimas transacciones de compra y venta antes y después de la fecha de cierre para asegurar que se registren en el período correcto.
Evaluación del valor neto realizable: Examinar la razonabilidad de la provisión para obsolescencia y el VNR.
Presentación en los Estados Financieros
En el balance general, el inventario se presenta como un activo circulante, ya que se espera que se convierta en efectivo o se consuma en un período de un año o en el ciclo normal de operaciones. Se presenta neto de cualquier provisión para obsolescencia.
En el estado de resultados, el costo de ventas se presenta como un gasto que se deduce de los ingresos para determinar la utilidad bruta.
Información a Revelar
Las notas a los estados financieros deben incluir información detallada sobre el inventario, como:
Las políticas contables utilizadas para la medición del inventario (por ejemplo, el método de costeo como costo promedio, FIFO, etc.).
El valor total del inventario.
La distribución del inventario por categoría (materia prima, productos en proceso, etc.).
El monto del inventario reconocido como gasto en el período (el costo de ventas).
El valor de las reversiones de la provisión para obsolescencia.
Las circunstancias que llevaron a la reversión de las provisiones.
Pagos anticipados
Definición y clasificación de los pagos anticipados
Un pago anticipado (o "gasto pagado por adelantado") es un activo que surge cuando una empresa realiza un pago por bienes o servicios que recibirá en el futuro. Estos pagos representan un derecho a recibir un beneficio económico posterior. Se clasifican como activos corrientes en el balance general, ya que el beneficio económico se consumirá generalmente en un plazo de un año.
Existen varios tipos de pagos anticipados, como:
Seguros pagados por adelantado: Pago de primas de seguro para cobertura futura.
Alquiler pagado por adelantado: Pagos de renta para el uso futuro de un inmueble.
Intereses pagados por adelantado: Intereses pagados sobre un préstamo antes de su devengo.
Publicidad pagada por adelantado: Costos de campañas de publicidad que se ejecutarán en el futuro.
Material de oficina o suministros: Compra de inventario de bajo valor que se consumirá con el tiempo.
Reconocimiento y medición de los pagos anticipados
El reconocimiento de un pago anticipado se realiza cuando el desembolso de efectivo ocurre. Se crea un activo en el balance general por el valor del pago total.
La medición inicial es el costo de adquisición, es decir, el monto de efectivo pagado.
Posteriormente, el pago anticipado se amortiza o se carga a gastos a medida que se consume el bien o servicio. Por ejemplo, si se paga un seguro anual de $12,000, cada mes se reconocerá un gasto de seguro de $1,000 y se reducirá el activo "Seguro pagado por adelantado" en la misma cantidad.
Control interno
Un buen control interno sobre los pagos anticipados es crucial para evitar errores y fraudes. Las medidas de control incluyen:
Autorización de pagos: Todos los pagos anticipados deben ser aprobados por la gerencia.
Documentación de soporte: Debe existir un contrato, factura o recibo que justifique el pago.
Conciliación periódica: Conciliar el saldo de la cuenta de pagos anticipados con los documentos de soporte.
Revisión y aprobación de la amortización: Un supervisor debe revisar y aprobar los asientos contables de ajuste para el gasto mensual.
Registro Contable
El registro contable inicial de un pago anticipado es un débito a la cuenta de activo correspondiente (ej. "Alquiler pagado por adelantado") y un crédito a la cuenta de efectivo o bancos.
Asiento inicial:
Débito: Alquiler pagado por adelantado
Crédito: Bancos
El registro contable de la amortización es un débito a la cuenta de gastos y un crédito a la cuenta de activo.
Asiento de ajuste mensual:
Débito: Gasto de alquiler
Crédito: Alquiler pagado por adelantado
Pruebas de auditoría
Los auditores realizan pruebas de cumplimiento y pruebas de sustancia para verificar la validez y la correcta presentación de los pagos anticipados.
Pruebas de cumplimiento (pruebas de control):
Revisar las autorizaciones: Verificar que los pagos anticipados fueron debidamente aprobados.
Verificar la documentación: Inspeccionar contratos y facturas para asegurar que el pago está respaldado.
Pruebas de sustancia (pruebas sustantivas):
Confirmación: Solicitar confirmación de saldos a terceros (por ejemplo, a la compañía de seguros).
Revisión de la amortización: Recalcular la amortización para verificar que el gasto mensual se ha registrado correctamente.
Corte de operaciones: Asegurarse de que los pagos anticipados y los gastos asociados se registran en el período contable correcto.
Análisis de saldos: Analizar el saldo de la cuenta de pagos anticipados para identificar partidas inusuales o significativas.
Presentación en los estados financieros y revelaciones
En los estados financieros, los pagos anticipados se presentan en el balance general como un activo corriente. Si el beneficio económico se consumirá en un período mayor a un año, se clasificaría como un activo no corriente. El estado de resultados reflejará el gasto asociado con la amortización del pago anticipado.
Información a revelar
En las notas a los estados financieros, se debe incluir la siguiente información a revelar:
La política contable utilizada para el reconocimiento y la medición de los pagos anticipados.
El desglose de los principales componentes de los pagos anticipados (por ejemplo, el monto de seguros, alquileres, y otros gastos).
Cualquier cambio significativo en los saldos o políticas contables relacionadas con estos activos.
Cualquier compromiso futuro de pagos que se hayan hecho.
FUENTE: Gemini Google/Busqueda investigativa de MDJL/Fotos de Google
