Ingresos
Los ingresos son el aumento de los beneficios económicos que se producen durante el período contable, ya sea en forma de entradas o aumentos de activos, o de disminuciones de pasivos, que resultan en aumentos del patrimonio neto, distintos de los relacionados con las contribuciones de los participantes en el capital. Es la entrada de dinero que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.
Costos
Los costos son el valor de los recursos sacrificados para obtener bienes o servicios. Estos se incurren para generar ingresos y están directamente relacionados con la producción o adquisición de un producto o servicio. Los costos se consideran un activo hasta que el producto o servicio relacionado se vende, momento en el que se convierten en gastos.
Gastos
Los gastos son disminuciones en los beneficios económicos durante el período contable, ya sea en forma de salidas o disminuciones de activos, o de incurrencia de pasivos, que resultan en disminuciones del patrimonio neto, distintos de los relacionados con las distribuciones a los participantes en el capital. A diferencia de los costos, los gastos no están directamente asociados con la producción o adquisición de un producto o servicio. Son necesarios para mantener la operación del negocio.
Clasificación de los ingresos, costos y gastos
Ingresos:
Ordinarios: provienen de las actividades principales de la empresa (p.ej., ventas de mercancías, prestación de servicios).
No ordinarios: provienen de actividades secundarias o esporádicas (p.ej., venta de activos fijos, ingresos por intereses).
Costos:
Directos: se pueden identificar y asignar directamente a un producto o servicio específico (p.ej., materia prima, mano de obra directa).
Indirectos: no se pueden asignar fácilmente a un producto específico y se distribuyen entre varios productos (p.ej., alquiler de fábrica, servicios públicos de la planta).
Gastos:
Operacionales: necesarios para la operación diaria del negocio (p.ej., salarios administrativos, alquiler de oficinas, gastos de marketing).
No operacionales: no relacionados con la actividad principal (p.ej., intereses pagados por préstamos).
Reconocimiento y Medición de los ingresos, costos y gastos
Ingresos:
Se reconocen cuando se cumplen las obligaciones de desempeño con el cliente. Se miden al valor de la contraprestación que la entidad espera recibir a cambio de los bienes o servicios.
Costos y Gastos:
Se reconocen en el estado de resultados en el mismo período en que se reconocen los ingresos que ayudaron a generar (principio de devengado). Se miden al valor de los recursos sacrificados para obtenerlos.
Control Interno de los ingresos, costos y gastos
El control interno para ingresos, costos y gastos es un conjunto de políticas, procedimientos y medidas diseñadas para asegurar la exactitud, confiabilidad y salvaguarda de los recursos financieros de una empresa. Su objetivo principal es minimizar riesgos como el fraude, el error y la ineficiencia, y garantizar que la información financiera sea fidedigna para la toma de decisiones.
Control Interno de Ingresos
El control de ingresos se enfoca en asegurar que todas las ventas y cobros sean registrados de manera completa y precisa. Se establecen medidas para prevenir que se pierdan o manipulen los registros de ventas, y para garantizar que el dinero recibido sea depositado de forma íntegra.
Segregación de funciones: Las personas que autorizan las ventas no deben ser las mismas que manejan el dinero o registran las transacciones. Por ejemplo, el vendedor no debe ser el cajero.
Autorización de ventas: Se establecen políticas claras sobre quién puede aprobar descuentos, devoluciones o ventas a crédito.
Uso de facturas pre-numeradas: Esto ayuda a llevar un registro secuencial de todas las ventas y a detectar si falta alguna.
Conciliación bancaria diaria: Comparar los depósitos registrados con los estados de cuenta del banco para asegurar que todo el dinero cobrado ha sido depositado.
Control Interno de Costos
El control de costos busca garantizar que los gastos sean necesarios, autorizados y debidamente registrados. Se enfoca en la eficiencia y en evitar el gasto excesivo. Esto incluye desde la adquisición de materias primas hasta el pago de servicios.
Proceso de compras formal: Las compras deben ser aprobadas por la gerencia y se debe comparar al menos tres cotizaciones para obtener el mejor precio.
Recepción de mercancía: La persona que recibe los bienes debe verificar que la cantidad y calidad de lo recibido coincida con la orden de compra.
Autorización de pagos: Se debe requerir la aprobación de un responsable antes de realizar cualquier pago, y verificar que la factura, orden de compra y la recepción de la mercancía coincidan.
Control Interno de Gastos
El control de gastos es similar al de costos, pero se enfoca en los gastos operativos y administrativos. El objetivo es asegurar que cada desembolso esté justificado y se realice de acuerdo con las políticas de la empresa.
Presupuestos: Se establecen presupuestos para cada departamento, y se requiere la aprobación de la gerencia para cualquier gasto que exceda el presupuesto.
Comprobación de gastos: Todos los gastos deben estar respaldados por facturas, recibos o cualquier otro documento que justifique el desembolso.
Políticas de viáticos y viajes: Se establecen límites y reglas claras para los gastos de viaje, como el uso de tarjetas corporativas o la entrega de recibos detallados.
Revisión periódica: La gerencia y el equipo de finanzas deben revisar los gastos de manera regular para identificar y corregir cualquier irregularidad.
Pruebas de cumplimiento y de sustancia para ingresos, costos y gastos
Pruebas Cumplimiento Ingresos:
Pruebas de Cumplimiento: Se verifica que la empresa siga los procedimientos establecidos para la facturación y el cobro.
Pruebas de Sustancia Ingresos
Pruebas de Sustancia: Se confirma la existencia y exactitud de las ventas mediante la confirmación con los clientes, la revisión de los documentos de envío y la conciliación de los saldos de cuentas por cobrar.
Pruebas de Cumplimiento Costos y Gastos:
Pruebas de Cumplimiento: Se comprueba que los procedimientos de autorización y registro de compras y pagos se cumplan rigurosamente.
Pruebas de Sustancia Costos y Gastos:
Pruebas de Sustancia: Se auditan los saldos de cuentas, como las cuentas por pagar y los gastos devengados, para asegurar que no se hayan omitido pasivos o gastos.
Registros Contables para los Ingresos, Costos y Gastos
Ingresos:
Se registran en cuentas de ingresos como "Ventas de Mercancías" o "Prestación de Servicios".
Costos:
Se registran en cuentas de inventario (como "Inventario de Productos en Proceso" o "Inventario de Productos Terminados"), hasta que se vende el producto. En ese momento, se traspasan a la cuenta de "Costo de Ventas".
Gastos:
Se registran directamente en cuentas de gastos como "Gastos Administrativos" o "Gastos de Ventas".
Presentación en los Estados Financieros de Ingresos, Costos y Gastos
Estado de Resultados:
Los ingresos se presentan en la parte superior del estado de resultados.
El costo de ventas se resta de los ingresos para obtener la utilidad bruta.
Los gastos operacionales (administración y ventas) y no operacionales se presentan después para llegar a la utilidad neta.
Estado de Situación Financiera:
Los costos, cuando aún no se han vendido, se presentan como activos (inventarios).
Revelaciones o Notas Aclaratorias
Ingresos: Las revelaciones deben describir las políticas contables para el reconocimiento de ingresos, el desglose de los ingresos por tipo de producto o servicio, y la naturaleza de las obligaciones de desempeño significativas.
Costos y Gastos: Las revelaciones deben incluir el desglose de los costos y gastos por naturaleza (por ejemplo, salarios, depreciación, publicidad) o función (costo de ventas, gastos de administración). También se deben revelar las políticas de capitalización y amortización de costos, y cualquier pasivo contingente o compromiso futuro relacionado con los gastos.
FUENTE: Gemini Google/Búsqueda investigativa de MDJL/Fotos de Google
